Microsoft's Outlook is het meest gebruikte e-mailprogramma en de kans is groot dat u het in uw medici praktijk gebruikt. In de nieuwe rubriek Haal alles uit Outlook in MO-magazine en op de website leert u de beste tips en trucs om sneller én prettiger met Outlook te werken.
Mail versturen is met Outlook niet moeilijk, maar het programma kent veel meer mogelijkheden die lang niet iedereen gebruikt. In de eerste aflevering van Haal alles uit Outlook daarom tien tips om sneller én prettiger met Outlook te mailen.
Tip 1: Sneller contacten zoeken in Outlook
Outlook beschikt over een handig adresboek waarmee u allerlei persoonlijke gegevens van uw contactpersonen kunt opslaan. De gegevens roept u snel op met het toetsenbord:
1: Klik in het hoofdscherm van Outlook op F11 2: Vul minimaal drie letters in van de contactpersoon die u zoekt 3: Druk op Enter en Outlook zoekt de contactpersoon 4: Vindt Outlook er meer dan een, dan selecteert u de juiste met de pijltjestoetsen en bevestigt u met Enter
Tip 2: Sneller een mailadres invoeren in Outlook
Met de volgende tip vult u snel een e-mailadres in:
1; Start Outlook 2: Maak een nieuw mail aan met Ctrl + N 3: Typ de eerste drie letters in van de geadresseerde 4: Klik daarna op Ctrl + Enter 5: Outlook zoekt nu automatisch het e-mailadres bij de opgegeven letters
Sluit u de e-mails van de praktijk altijd op dezelfde wijze af dan kunt u gebruik maken van een automatische handtekening. U stelt hem als volgt in:
1: Klik in het hoofdvenster van Microsoft Outlook op het menu Extra, klik op Opties en vervolgens op het tabblad E-mailindeling. 2: Klik in de lijst Deze berichtindeling gebruiken op de berichtindeling waarmee u de handtekening wilt maken. 3: Klik onder Handtekening op Handtekeningen en klik vervolgens op Nieuw. 4: Typ een naam in het vak Geef een naam op voor uw nieuwe handtekening. 5: Selecteer onder Kies hoe u uw handtekening wilt maken de gewenste optie. 6: Klik op Volgende.Typ in het vak Tekst voor handtekening de tekst die u in de handtekening wilt opnemen. U kunt in dit vak ook tekst uit een ander document plakken. 7: Als u de alinea- of lettertype-opmaak wilt wijzigen, selecteert u de tekst, klikt u op Lettertype of Alinea en selecteert u de gewenste opties. Deze opties zijn niet beschikbaar als u tekst zonder opmaak gebruikt als berichtindeling. 8: Klik op Voltooien wanneer u klaar bent met het bewerken van de nieuwe handtekening.
Tip 4: Voeg een afwezigheidsbericht toe in Outlook
Bent u als medicus langere tijd afwezig dan kunt u een afwezigheidsbericht instellen. Het gaat als volgt:
1: Klik in het menu Extra op Afwezigheidsassistent. 2: Selecteer in het dialoogvenster Afwezigheidsassistent de optie Ik ben afwezig. 3: Het venster dat zich nu opent biedt u de mogelijkheid de instelling Afwezig in te schakelen.
Onderin het venster kunt u nu een boodschap typen, die automatisch wordt verstuurd naar iedereen die u mailt. Dit gebeurt per afzender maar één keer. Ook kunt u hier aanvullende regels instellen die bijvoorbeeld de post tijdens uw afwezigheid doorsturen naar een collega of naar uw privé e-mailadres.
Tip 5: Beter zoeken met Google Dekstop Search in outlook
De ingebouwde zoekfunctie van Outlook is aardig, maar het kan altijd beter. Google Desktop is een zoekmachine voor uw harde schijf en het programma voegt automatisch een zoekvenster toe aan Outlook, waarmee u mailtjes veel sneller vindt. Een aanrader.
RSS feed Commentaar
