Veel mensen gebruiken Outlook of Outlook Express alleen als mail programma. Zo benutten ze slechts een fractie van de mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld in Outlook alle denkbare e-mail ophalen, dus ook die van gmail of hotmail. Bovendien is het met behulp van Outlook eenvoudig om mail op diverse locaties compleet en gesynchroniseerd te houden. Een aantal adviezen om uw dagelijks werk te vereenvoudigen.
Deel uw inbox goed in
Een van de eerste dingen die u moet doen om het zoeken naar oude emails te vereenvoudigen en uzelf veel tijdsverlies en frustratie te besparen, is uw Inbox goed indelen. En dat is iets anders dan bij elk binnenkomend mailtje weer een nieuw mapje verzinnen of een Inbox met 1,000 mails. Uiteraard heeft elke gebruiker zijn eigen ideale indeling. Maar voor iedereen moet deze voldoen aan de ‘MECE’-regels, wat staat voor Mutual Exclusive Commonly Exhaustive. Kort gezegd: mail moet altijd onder de noemer van slechts een van de mappen te brengen zijn. Er mag geen verwarring zijn tussen twee mappen, bijvoorbeeld wanneer een submap dezelfde naam heeft als een hoofdmap. Anders wordt het later flink zoeken!
De map indeling kunt u het beste eerst maken op een blanco vel papier. Bedenk een logische indeling en loop uw mail door of alle mail inderdaad in een logische map geplaatst zouden worden. Na een aantal pogingen, komt u als vanzelf tot de voor u ideale indeling. Het is trouwens geen slecht idee om die definitieve indeling ook toe te passen op uw papieren archief. Daarmee verhoogt u de gewenning en zult u merken dat u papieren en mail sneller en doeltreffender kunt terug vinden. Het is overigens aan te raden om de mapindeling door een hiërarchisch nummer vooraf te laten gaan, zo blijft de volgorde van de mappen mooi intact.
Discipline loont
Om op deze manier uw mail te behandelen vraagt niet alleen een tijdsinvestering aan het begin maar zeker net zoveel discipline om de routine er in te krijgen. Maar uit ervaring kan ik u melden dat u er gegarandeerd veel (tijd) voor terug krijgt. Tot slot nog een voorbeeld van een indeling zoals die in de praktijk voorkomt. Wellicht vormt het ook voor uw situatie een bruikbaar uitgangspunt.
Een modelindeling voor mail in de medische praktijk
Naast het overzichtelijk archiveren is ook het vlaggetje naast de categorie ‘rubriek’ in de Inbox staat erg handig in de dagelijkse praktijk. Door een keer hierop te klikken, wordt de mail gemarkeerd als iets wat u vandaag nog moet doen. Met de rechtermuis en een klik kunt u kiezen uit vandaag, morgen, deze week, volgende week of een specifieke datum. Als u veel mail krijgt, kunt u op deze manier alle mail waarmee u nog echt wat moet makkelijk boven aanzetten, door in de bovenste balk op het vlaggetje te klikken. Alle mail waarvoor u de vlag heeft geactiveerd wordt dan bovenaan gezet.
Onderhoud actief uw contactgegevens
Tot slot een van de meest onderschatte functies binnen Outlook: het goed bijhouden van alle contactgegevens van collegae, vrienden en zakenrelaties. Vaak wordt u hier pas mee geconfronteerd bij een huwelijk of verhuizing. Ook hiervoor geldt dat het makkelijk is om de contactpersonen goed in te delen in verschillende categorieën. Dus gelden dezelfde opmerkingen als voor de mapindeling van uw Inbox. Sterker nog, het is verstandig om exact dezelfde indeling te gebruiken. Op deze manier kunt u later betrekkelijk eenvoudig alle gegevens van de mensen uit uw elftal of kring bij elkaar halen.
Als de structuur staat, is het nog slechts een kwestie van bijhouden. En dat gaat eenvoudig. Als u een mail krijgt, kunt u namelijk met een rechtermuisklik op het adres zien of deze al in uw adressenboek staat. Ook kunt u de naam vinden door in ‘zoek adresboek’ de naam te tikken. Het enige bezwaar van Outlook is dat wanneer u Dijk invult, Van Dijk niet wordt gevonden. In geval van verhuizing of iets anders waarbij u adresstickers nodig heeft, kunt u eenvoudig de adresgegevens exporteren. Door eerst te filteren op de categorieën die u echt nodig heeft (bijvoorbeeld vrienden, maar niet zakelijk) beperkt u zich tot de adressen waar het om gaat. Vervolgens klikt u op File, Import and Export, en export to file en u kunt uw adressen als een excel file opslaan.
Extra tips automatisering
Extra schijfruimte: zelf kopen of huren bij KPN? Bij KPN kunt u extra schijfruimte online huren. Dat kan handig zijn als backup of als u vanaf meerdere locaties bij bepaalde bestanden wilt kunnen. Voor € 5,95 per maand krijgt u 50 Gb ter beschikking. Een uitgebreide en uitstekende handleiding voor Windows Xp en Vista is beschikbaar. Mocht u na de proefperiode het abonnement willen staken, zorg dan wel dat u tijdig opzegt! Word Vista bestanden lezen in Word XP Heel irritant, maar wanneer u een document ontvangt van een Word Vista gebruiker, dan kunt u deze niet meer zomaar open in een oudere versie. Op www.microsoft.com/downloads kunt het bestand FileFormatConverters.exe" www.microsoft.com/downloads.nl kunt u het bestand FormatCo nverters.exe downloaden om dit probleem te verhelpen.
Foto’s verkleinen met Irfanview Veel foto’s worden gemaakt met een grote resolutie (>300 dpi) die bijvoorbeeld voor drukwerk geschikt is. Voor internet of email is minder dan 100 (of 72) voldoende, en zelfs aan te bevelen. Dus kan het erg handig zijn om uw foto’s te kunnen verkleinen. Het gratis programma Irfanview (www.irfanview.com) helpt u een handje. U opent de foto in Irfanview en klikt op Imageï resize/resample. U kunt vervolgens een nieuwe maat bijvoorbeeld 400 pixels invoeren en ziet meteen het resultaat.
Het ei van Columbus gevonden? In de rubriek Notabenes presenteren we korte automatiseringstips die aantoonbaar uw dagelijks werk vereenvoudigen of versnellen. Heeft u een gouden tip? Mail het naar
Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.
. Dank, namens uw collega’s!
RSS feed Commentaar
