Herkent u het probleem dat u bepaalde gegevens thuis nodig heeft maar dat u daar niet over kunt beschikken omdat die gegevens op uw computer op het werk in Outlook staan? Ik vind dat altijd erg lastig. Maar er zijn oplossingen voor.
Hosting
Om ervoor te zorgen dat uw Outlook overal en altijd up to date is, heeft u een speciaal programma nodig: Microsoft Exchange. Dit programma is wat minder gebruiksvriendelijk en daardoor wat lastiger in te stellen. En zoals met alle software kost het tijd om het enigszins te doorgronden. Ook updates en nieuwe versies moeten natuurlijk verwerkt worden. Zelf kies ik daarom steeds voor het gemak van software dat ‘gehost’ is (op internet beschikbaar is gemaakt). Dat houdt in dat een bedrijf Outlook voor mij online beschikbaar maakt.
Dat biedt grote voordelen voor service, onderhoud en beschikbaarheid. Het geschikt maken voor uw eigen mail kost maar een paar minuten en daarna heeft u overal en altijd toegang tot uw eigen mail. In Outlook online kunt u zelf mailadressen aanmaken. Ook bent u nooit meer bestanden kwijt want het staat al op uw eigen pc én op een veilige manier op internet. Nieuwe pc? De toegangscodes invoeren en klaar is het. Als u alleen Hotmail gebruikt, dan is zo’n programma niet nodig, maar zodra u eigenlijk wel het voordeel van Outlook Express of Outlook inziet en ervaart, dan biedt Outlook online hetzelfde gemak als Hotmail met dezelfde mogelijkheden als Outlook. Bijkomend voordeel is overigens dat u dan ook altijd beschikt over de meest recente versie van Outlook.
Meer voordelen
Een Outlook online voorziening biedt nog veel meer voordelen. U beschikt altijd over een up to date virusscanner en spambeveiliger. Zelf ontvang ik nauwelijks nog spam. Wel kijk ik elke dag in de junk mail van Outlook omdat daar soms wel eens een gewenst mailtje in belandt, maar dan heb ik het over één verkeerd geplaatst mailtje per week en één spam mail per week in mijn inbox. Dat is goed te overzien.
Een ander voordeel van een Outlook online voorziening kan zijn dat u de adresboeken en agenda kunt delen. Een adresboek delen is op zich een goed idee voor wat grotere praktijken. In zo’n adresboek kunt u bijvoorbeeld alle leveranciers met contactpersonen en bestelgegevens plaatsen, zodat collega’s en assistenten kunnen zien wie zij moeten hebben, als u zelf (per ongeluk) een keer weg bent.
De voordelen van Outlook online op een rijtje:
altijd een backup van uw mail en contactpersonen
virusscanner altijd up to date
spam bestrijder altijd up to date
mail altijd gesynchroniseerd
mogelijkheid van delen adresboek
mogelijkheid van delen agenda
Agenda delen
Privé vind ik de agenda delen een handige functie. In mijn Outlook kan ik de agenda van mijn vrouw makkelijk inzien. Zo kan ik voor vergaderingen in de praktijk buiten de werktijden, meteen zien of dat ook afspreekbaar is.
De laatste tijd komen er ook steeds meer leveranciers van Exchange online op de markt. Ik beperk me tot drie waarvan ik KPN en Intermedia ook getest heb. In beide gevallen ging dat overigens goed, met een alerte helpdesk. KPN heeft het voordeel van een Nederlandstalige helpdesk. Bij Intermedia valt de veel grotere mailbox op. Gedisciplineerde mailers die binnengekomen attachments snel opslaan of verwijderen hebben aan 100 mb wel voldoende. Voor mijzelf is dat te weinig; ik heb meer mb’s nodig. U doet er dus goed aan om te kijken hoe groot uw mailbox nu is.
Drie aanbieders op een rijtje: Ze bieden allen dezelfde voordelen van Outlook online
Herkent u het probleem dat u bepaalde gegevens thuis nodig heeft maar dat u daar niet over kunt beschikken omdat die gegevens op uw computer op het werk in Outlook staan? Ik vind dat altijd erg lastig. Maar er zijn oplossingen voor.
RSS feed Commentaar
