Zorg als medisch ondernemen voor een online back-up

Een harde schijf die ermee ophoudt of 'gewoon een stommiteit' leidt tot verlies van uw kostbare gegevens, zoals email en documenten. Zonder back-ups van uw bestanden bent u ze kwijt. De schade kan groot zijn en kan makkelijk oplopen tot 10.000 Euro, afhankelijk van hoeveel nota’s nog niet verzonden zijn en hoe lang u buiten bedrijf bent.

Er zijn diverse manieren om uw back-ups te maken. Dit kan door ze naar een extra schijf te kopiëren, op cd-rom te zetten of door met tapes te werken. Nadeel van deze manieren is dat ze als fysieke media evengoed kapot kunnen gaan en bovendien vereisen ze de nodige discipline om er zeker van te zijn dat je bestanden niet te verouderd zijn als u ze wilt terugzetten. Dankzij de snelle internetverbindingen is het nu mogelijk om eenvoudiger een back-up over internet te maken. Uw bestanden bevinden zich dan op een andere locatie, zodat bij calamiteiten zoals diefstal of zelfs brand uw bestanden nog bestaan.

Essentie van de back-up

Een goede back-up is altijd leesbaar (onafhankelijk van de gebruikte computer), ligt niet opgeslagen in uw praktijkruimte en wordt dagelijks gemaakt. In de praktijk blijkt dat met name de discipline van het maken van een back-up een probleem vormt. Soms blijkt ook het gekozen opslagmedium (tape, diskette, cd rom) niet leesbaar, maar dat komt minder vaak voor. Bij echte calamiteiten, zoals brand, blijkt dat maar weinig mensen hun back-up op een aparte locatie hebben opgeslagen.

Online ideaal?

Een online backup zou al deze nadelen moeten kunnen ondervangen. De back-up kan volautomatisch starten (niet afhankelijk van mensen), staat veilig op een andere plek, staat op een andere harde schijf (een vrij betrouwbaar medium) en bewaart elke dag de betreffende versie van het bestand.

Mogelijke bezwaren van online back-up

Een bezwaar van de online back-up zou de snelheid en betrouwbaarheid van de internetverbinding kunnen zijn.

Online in de praktijk

Wij probeerden twee online backup programma’s voor u uit MedSAFE (www.medsafe.nl) en flexBACKUP (www.flexbackup.nl).

Installeren en aanmelden
Het pakket van MedSAFE kunt u niet op proef proberen, maar is wel speciaal voor medici ingericht. Voor een snelle(re) backup, kijkt het programma namelijk naar het verschil tussen de bestanden in de tijd. Dat is bij grotere databases – en dat zijn medische administratie software meestal- wat lastiger. Aangezien MedSAFE zich specifiek op medici richt, is het ook speciaal gericht op de medische administratie. Na betaling ontvangt u een email met een aantal codes erop. Zonder deze codes kunt u later niet meer bij uw back-up! Bewaar deze dus zeer goed, op verschillende plaatsen. Ook MedSAFE zelf kan niets meer voor u doen als u uw wachtwoord kwijt bent. Uw bestanden zijn dus wèl veilig versleuteld! Voor het installeren is er een zeer gedetailleerde en goede handleiding beschikbaar. Ook de helpdesk fungeert goed voor mensen die de handleiding niet goed gelezen hebben of andere vragen hebben. flexBACKUP kunt u 30 dagen op proef proberen. De aanmelding wordt direct online verwerkt en u kunt meteen aan de slag. Voor de software is het wel nodig dat u Java (software die u gratis kunt downloaden) geïnstalleerd hebt. Dat was in ons geval een extra stap(je).

Bestanden selecteren en de eerste back-up
Bij beiden pakketten gaat dit relatief eenvoudig. Bij flexBACKUP kunt u verschillende soorten back-up maken, met een verschillende naam. Bijvoorbeeld één van uw email en word bestanden en één van uw medische software. De eerste back-up van uw harde schijf van bijvoorbeeld 4Gb kost veel tijd; enkele uren. Dit is op zich geen probleem als u het aan het eind van de werkdag aanzet. Het terugzetten van een backup gaat overigens aanzienlijk sneller. Data van het internet naar uw computer (downstream) gaan vaak tot 8x sneller dan data van uw computer naar een plek op het internet (upstream).
Bij beide pakketten is het makkelijk om de bestanden die u wilt back-uppen te selecteren.

Automatisch
MedSAFE is duidelijk ingericht op gemak. Een heldere interface geeft aan wanneer de back-up automatisch gestart moet worden. Dat kunt u per weekdag aanvinken. U kunt MedSAFE ook laten waarschuwen als er 24 uur geen back-up gemaakt is of als u Windows afsluit. Bij flexBACKUP maakt u gebruik van de functionaliteit van Windows “geplande taken”. Dat is een (eenmalige) extra stap bij het instellen, dat wel duidelijk beschreven staat in het help gedeelte.

Terugzetten
Met beide programma’s is het makkelijk en snel om files terug te zetten. MedSAFE verslaat hier de flexBACKUP wel duidelijk op het gebied van eenvoud. Bij allebei kunt u kiezen voor de datum van de file die u terug wilt halen, tot ongeveer 30 dagen terug. Dit betekent dat als uw file vorige week beschadigd blijkt te zijn geweest, dat u de file van de week daarvoor ook nog tot uw beschikking heeft.
Onze ervaring is dat het terugzetten en zoeken naar files bij MedSAFE eenvoudiger en intuïtiever is georganiseerd.

Conclusie

De online back-up is wat ons betreft een onmisbare aanvulling op uw back-up arsenaal. De kosten zijn relatief beperkt als u het vergelijkt met de schade die u kunt oplopen als uw back-up niet in orde blijkt te zijn. Beide pakketten functioneren goed, waarbij MedSAFE qua gebruikersvriendelijkheid wel de voorkeur heeft.

Kader 1: Geteste pakketten

Kader 2: Online back-up

Commentaar (0)

RSS feed Commentaar

Schrijf commentaar

Email Naam Website		Commentaar kleiner | groter
		Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers) Ik heb de voorwaarden gelezen en ga akkoord met de voorwaarden gebruikers voorwaarden. Geef commentaar