E-mail tips & trucs

Hoe je het ook wendt of keert email neemt hand over hand toe en wordt steeds belangrijker voor onderlinge communicatie. In dat verband is het eigenlijk verbazingwekkend dat zo veel mensen nog steeds niet met 10 vingers kunnen typen (thuis te leren: www.typelesonline.nl ).

Zonder typeles zijn er ook veel andere handigheidjes waarmee u de tijd achter de computer kunt terugdringen dan wel efficiënter kan besteden. Een van die dingen is het versturen van mail naar vaste groepen mensen, bijvoorbeeld collegae uit de waarneemgroep of nascholingsgroepen.

Blind Carbon Copy

Distributielijst

In plaats van elke keer een contactpersoon toe te voegen, kunt u ook een distributielijst maken die u vervolgens vast kunt gebruiken om alle leden van die groep in één keer te mailen. Dat scheelt weer een hoop handelingen. Deze is eenvoudig aan te maken door op Bestand >> Nieuw >> Distributielijst te klikken. Geef de distributielijst een naam, bijvoorbeeld ‘collegae’. Zelf laat ik hem voorafgaan door een underscore (_) waardoor hij altijd bovenaan in de lijst van contactpersonen komt te staan. Dit wordt dan dus _collegae. Klik vervolgens op de knop leden selecteren. Selecteer de e-mail adressen uit een adreslijst of de Outlook-contactpersonen door te dubbelklikken op elke naam die u wilt opnemen. Klik op OK. De adressen worden dan toegevoegd aan de distributielijst. Gebruik de knop ‘Nieuwe toevoegen’ om nog een emailadres toe te voegen en sluit af met ‘opslaan en sluiten’.

Eenmalige gebruikerslijst

Als u nu een mail wilt versturen naar een groep dan klikt u op ‘aan’ of ‘bcc’ en selecteert de gebruikerslijst. De adreslijst van Outlook kunt u ook gebruiken om een eenmalige mailinglijst samen te stellen. Bijvoorbeeld wanneer u een verhuisbericht wilt rondsturen.

Outlook is namelijk in feite een database, waarmee u selecties kunt maken. U moet de adressen dan wel kunnen selecteren en markeren. In Outlook kunt u hiervoor een weinig gebruikt veld gebruiken. Het veld ‘Bijnaam’ is daar een voorbeeld van. Open een contactpersoon en klik op de knop Details. Het veld bijnaam wordt zelden gebruikt en kunt u (mis)bruiken voor het selecteren van iedereen die – in dit geval- een verhuiskaart moet krijgen. Vul in het veld ‘bijnaam’ een zoekcriterium in, bijvoorbeeld verhuizing08. Daarmee geeft u aan dat deze persoon een verhuismailing moet ontvangen. Klik op ‘Opslaan en sluiten’. Herhaal dit voor elke volgende contactpersoon, die u wilt mailen.

U kunt nu de functie Afdruk samenvoegen in Word gebruiken om een verhuismailing te maken naar de gemarkeerde personen. Tijdens het samenvoegen moet u daarvoor een filter instellen. In dit voorbeeld kiest u merkwaardig genoeg niet het veld ‘Bijnaam’, maar ‘Roepnaam’. Vul in dat dit gelijk moet zijn aan ‘verhuizing08’. Hiermee worden de juiste personen geselecteerd.

U kunt de gefilterde lijst zien door op ‘Beeld’, ‘Huidige weergave’, ‘Huidige Weergave aanpassen’ te klikken. Via de knop filter kunt bij IN: de optie ‘Alleen naamvelden’ selecteren. Type hier ‘verhuizing08’ en alleen die personen worden getoond bij wie in één van de naamvelden de tekst ‘verhuizing08’ wordt gevonden.

Ontvangen mails terugvinden

Het terugzoeken van ontvangen mail is ook vaak een klus. Wanneer u gebruik maakt van kleurcategorieën om Outlook-items te markeren, dan kunt u deze ook extra makkelijk terugvinden. Daarvoor kunt u een zoekmap maken. Zoekmappen tonen alle Outlook-items die aan een bepaalde voorwaarde voldoen. Nieuw in Outlook is het maken van een zoekmap voor een kleurcategorie. Dat gaat als volgt. Klik op de knop ‘categoriseren’, vervolgens ‘zoekmap voor categorieën maken’. Klik in het venster ‘nieuwe zoekmap’ op de knop ‘Kiezen’ en selecteer de gewenste kleurcategorie. In de zoekmap worden alle items met de opgegeven kleurcategorie getoond. Wanneer u de categorie wist zal het item vanzelf uit de zoekmap verdwijnen.

Commentaar (1)

RSS feed Commentaar

Michelle

december 29, 2009

83.87.215.0

...

leren blind typen heb ik met http://www.ticken.nl gedaan. erg goedkoop en de methodiek is erg aantrekkelijk.
net als iedereen kom ik altijd tijd te kort, maar dit is de beste manier om tijd te winnen.
Een eenvoudige rekensom: stel dat je vier uur per werkdag bezig bent met typen. Dat is ongeveer 20 uur typen per werkweek, 90 uur per maand en 920 uur per arbeidsjaar. Als ik mijn snelheid door het blind typen kan verhogen te verhogen van gemiddeld 140 naar 220 (het zal wel even duren voor ik boven de 250 kom), dan ben ik 57% sneller. Schrik niet, maar voor dezelfde output scheelt mij dat 334 uren op jaarbasis. Dat is meer dan 40 werkdagen van 8 uur!

Schrijf commentaar

Email Naam Website		Commentaar kleiner | groter
		Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers) Ik heb de voorwaarden gelezen en ga akkoord met de voorwaarden gebruikers voorwaarden. Geef commentaar