Innovatieve facilitaire ontwikkelingen bij gezondheidscentra

Interim manager Wim Tempelaar van BLMC is door de stichting GAZO gevraagd om een aantal facilitaire veranderingstrajecten te begeleiden. GAZO is de koepel van zes gezondheidscentra in Amsterdam- Zuidoost. GAZO is een faciliterende organisatie op het gebied van eerstelijnsgezondheidszorg. Tempelaar: “Ik ben een spin in het facilitaire web.”

Door Wim Tempelaar, BLMC

Er spelen diverse projecten: de afronding van het nieuwbouwproject van de locatie Reigersbos, structurering van de centrale facilitaire diensten en de introductie van Voice over IP binnen alle centra. BLMC neemt de bezoeker van Medisch Ondernemen mee in een reeks van drie praktijkverhalen met een van onze interim-managers.

Nieuwbouwproject Reigersbos

In mei van dit jaar is de nieuwe locatie Reigersbos (klik op de afbeelding voor een vergroting) in gebruik genomen. In deze fase van ‘tijdens de verbouwing gaat de verkoop gewoon door’ heeft Tempelaar de losse eindjes aan elkaar geknoopt. “Gesprekken met diverse leveranciers, zoals de interieurbouwer, aannemers en onderaannemers namen veel tijd in beslag, maar ik heb concrete afspraken kunnen maken met alle partijen. Via actielijsten en wekelijkse terugkoppeling, schoot het snel op en konden we het nieuwe pand betrekken.

De inrichting, de geïmplementeerde Voice over IP installatie en de medicijnrobot waren op tijd klaar voor de verhuizing op 15 mei. Een aantal opleveringstechnische zaken waren nog niet in orde. Maar met vereende krachten lukte het toch alles klaar te hebben voor de officiële opening op 25 september.”

BHV

Een nieuw pand vraagt ook om een herschreven bedrijfsnoodplan. “Het is dan ook nodig om een nieuwe risicoanalyse en –evaluatie uit te voeren. Dit resulteerde in een nieuw bedrijfsnoodplan. Zo zie je maar, als interim Facility Manager moet je van alle markten thuis zijn.”

Communicatie

Een verhuizing naar een mooi pand betekent voor medewerkers niet alleen een nieuwe werkplek, maar ook wennen aan efficiënter ingerichte werkprocessen. Dit vergt tijd en vraagt om relatief veel interne communicatie. Niet zaken over de schutting gooien, maar de dialoog aangaan. “Dit betekent dat je de medewerkers zelf laat testen hoe het in de praktijk werkt en hun feedback wordt - het liefst - direct verwerkt.“

Structurering

BLMC hanteert voor facilitaire projecten een zogenaamde facilitaire operationele matrix. In deze matrix staan project, mens en middel gespecificeerd. Hieraan wordt altijd een beheersplan gekoppeld. “Een nieuwe aanschaf (kostentechnisch zo voordelig mogelijk ingekocht) is één, maar het beheer- en onderhoudsplan is minstens zo essentieel. GAZO wil dat het nieuw ingekochte product (of dienst) zo lang mogelijk meegaat. Dit betekent letten op duurzaamheid en tijdig onderhoud inplannen. De continuïteitsdraad moet doorlopen.”

VoIP

Aangezien onder GAZO zes gezondheidscentra vallen, is het optimaliseren van de centrale inkoop een issue. “Mijn interim-collega heeft in het voorjaar een inkoopanalyse gemaakt en de aanbesteding van de telefooncentrale geregeld. Op basis van deze facilitaire inkoopscan is een top 5 samengesteld. Een van de actiepunten was het benchmarken van de schoonmaakkosten. Een voordeliger contract is hiervan het resultaat. En we zijn nog niet klaar. Ik onderzoek en adviseer nu wat GAZO het beste centraal kan inkopen en wat decentraal.”

Een mooi voorbeeld van substantiële kostenbesparing is het gebruik van Voice over IP. Deze techniek zorgt ervoor dat telefonie via het datanetwerk loopt. Hierdoor is nog slechts één infrastructuur nodig en kunnen bovendien nieuwe producten en diensten worden ontwikkeld die hieraan gekoppeld worden (bron: Wikipedia)

In de locatie Reigersbos is deze VoIP-techniek al geïmplementeerd. Een van mijn aandachtspunten is om ervoor te zorgen dat deze techniek bij de andere vijf gezondheidscentra ook gebruikt gaat worden. Ik heb al ontdekt dat er veel bespaard kan worden op telefoon- en datalijnen. De integratie van ICT-technologie kan bijvoorbeeld leiden tot het installeren van een server voor alle gezondheidscentra. Natuurlijk kun je niet blind vertrouwen op het datanetwerk: ook dat kan uitvallen.” Alternatieve oplossingen (back-up) moet dus altijd geregeld zijn.

Bij dit VoiIP-onderzoek zijn veel partijen betrokken. Tempelaar: “Ik heb een technische achtergrond, dat helpt enorm. Het is echt een detailkwestie. In dit onderzoek ben ik de intermediair tussen leveranciers, ICT-afdeling en gebruikers. Als de infrastructuur verandert, betekent dit ook aanpassingen van werkprocessen. Ik ben nu bezig met het opstellen van een programma van eisen. Mijn ervaring bij Reigersbos is een handige meetlat.”

Het doel van de introductie van VoIP bij GAZO is naast meer functionaliteit en een betere bereikbaarheid ook vooral kosten besparen en de beheersbaarheid verbeteren. Door lijnen te combineren en servers te delen ontstaat een spin in het webconstructie waardoor de infrastructuur via KPN eenvoudiger en beheersbaarder wordt.

Communicatie

Aan de medewerkers en management is gevraagd: wat is volgens jou de gewenste situatie? De patiënt staat centraal: hoe bedien ik die op een voor mij eenvoudige en snelle manier? De geïnventariseerde wensen worden meegenomen in een gefaseerd projectplan per locatie. Elke discipline is via een werkgroep betrokken om de verwachtingen te managen. “Dit project vergt de nodige voorbereiding, gesprekken en planning”, vertelt interim-manager Tempelaar, “maar uiteindelijk levert het veel op. De mensen gaan enthousiast meedenken, leveranciers begrijpen hoe ze medewerkers het beste kunnen opleiden en uiteindelijk is de bezoeker aan de balie of telefoon blij dat hij zo prettig en snel geholpen wordt.”

Succesfactoren

Als een BLMC interim manager bij een opdrachtgever werkt, is het – waarschijnlijk nog meer dan voor eigen medewerkers geldt – noodzaak om naast de drukke strategische en operationele werkzaamheden, zichtbaar te maken wat hij of zij nu daadwerkelijk heeft gedaan. Tempelaar probeert dan ook om zijn resultaten tastbaar en transparant neer te zetten. “Een analyseproces kost veel tijd, maar het is niet altijd helder wat je aan het doen bent. Dus mijn aanpak is: structuur aanbrengen, resultaten benoemen en successen vieren.” Als laatste refereert Wim Tempelaar aan een andere succesfactor. “Intern moet je de mensen echt ‘mee’ hebben. Mijn opdrachtgevers bij Reigersbos (Centrummanager, Petra Donker) en bij GAZO (Algemeen Directeur, Judith Meijer) zijn mensen die visionair meedenken. We sparren regelmatig en zijn constructief in het bedenken en vormgeven van oplossingen. Zo’n grote klus kun je niet doen zonder hun commitment.”

Over een maand het vervolg op dit praktijkverhaal bij GAZO. Heeft u vragen naar aanleiding van dit verhaal? Bel met Wim Tempelaar van BLMC: 0522 – 24 22 24.

Commentaar (0)

RSS feed Commentaar

Schrijf commentaar

Naam		Commentaar kleiner | groter
		Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers) Ik heb de voorwaarden gelezen en ga akkoord met de voorwaarden gebruikers voorwaarden. Geef commentaar