Administratie uitbesteden een optie? |
|
Zo min mogelijk tijd besteden aan de administratie begint altijd met een investering. Een ondernemer móet inzicht hebben in de administratieve processen van zijn of haar onderneming. Om te begrijpen wát er moet gebeuren, welke prioriteiten er zijn en hoeveel tijd bepaalde processen in beslag nemen. En ook om inzicht te hebben in de gevolgen van het niet of niet tijdig gereed hebben van bepaalde werkzaamheden op dit terrein.
Uitbesteden levert geld op Inzicht verkrijgen kost tijd en geld. Veel ondernemers hebben de meeste processen eerst zelf uitgevoerd, en hebben ze later uitbesteed. Zo hebben ze veel inzicht opgebouwd hetgeen ze geholpen heeft om keuzes te maken, hun medewerkers te begeleiden en aan te spreken op hun productiviteit. Ze wéten immers waar ze over praten. Veel zorgondernemers zijn zelf ook zorgprofessional. Zij staan voor een dilemma: besteed ik zoveel mogelijk aandacht aan mijn ‘core business’, en besteed ik dus zoveel mogelijk administratieve processen uit? In veel gevallen levert het uitbesteden – mits dat goed gebeurt – geld (omzet) op. Want in de tijd die wordt bespaard door het uitbesteden kunnen patiënten worden gezien en behandeld. Dat kan heel goed opwegen tegen de nadelen. Er moeten duidelijke afspraken gemaakt worden met de partij aan wie de administratieve processen worden uitbesteed. Een goede beschrijving van het over te nemen proces kan daar bijj helpen. Zo kan een accountants- of administratiekantoor precies beschrijven welk proces het overneemt. De afhankelijkheid van dit kantoor blijft dan beperkt, het goed beschreven proces kan gemakkelijk bij een andere partij worden aanbesteed. Een voordeel van een goede beschrijving van een proces betekent tevens dat beter kan worden begroot hoe hoog de kosten zijn, en of uitbesteding opweegt tegen het zelf of door medewerkers laten uitvoeren van die werkzaamheden. Dit alles kost wél tijd, maar dat is eenmalig. De procesbeschrijving geeft de ondernemer de mogelijkheid om als een betere gesprekspartner te fungeren voor de partij aan wie de processen worden uitbesteed. Bovendien kan bij aanbesteding vaak – als onderdeel van het acquisitietraject van de door u geselecteerde partij(en) – al een ‘goedkope’ procesbeschrijving worden verkregen. Vraag om te offreren voor een specifiek te beschrijven proces! Kwetsbaar Er zijn vele administratieve processen. Het is goed deze processen te onderscheiden, want voor vele kan de vraag worden gesteld of het praktisch en verstandig is om ze uit te besteden. Het bestelproces - de inkoop van materialen, diensten, onderhoud en investeringen – leent zich in de praktijk bijvoorbeeld lastig voor uitbesteden. Bestellingen worden gedaan aan de hand van de voorraad, die natuurlijk het beste kan worden bijgehouden door de mensen die in de onderneming werkzaam zijn. Als de bestelling wordt afgeleverd, dient direct controle plaats te vinden. Klopt het geleverde met hetgeen is besteld? En is de factuur in overeenstemming met de offerte? Het opstellen van de facturen aan patiënten is ook een proces dat ‘primair’ is, en daarom veelal het beste kan worden geïnitieerd door de medewerkers. De verzending en incasso van de facturen zijn processen die zich wel goed lenen voor uitbesteden. Met het uitbesteden neemt de kwetsbaarheid van de onderneming af. Bij ziekte gaat het proces immers gewoon door. Wel ontstaat een afhankelijkheid van de partij aan wie de verzending en incasso wordt uitbesteed, en ook een risico dat deze partij omvalt.
Recente cijfers De financiële administratie wordt vaak aan een accountant uitbesteed. Dit kan op verschillende manieren gebeuren. Het meest efficiënt is het als de administratie regelmatig wordt bijgewerkt, zodat een adequaat inzicht bestaat in de recente cijfers. Uit kostenoverwegingen gebeurt dit echter vaak niet zodat de financiële gegevens slechts eenmaal per jaar – voor het opmaken van de jaarstukken – geschikt zijn voor een goed beeld van de onderneming. Internet heeft de mogelijkheid gerealiseerd tot ‘collaborative accounting’. Dat houdt concreet in dat het niet meer nodig is om aan het eind van het jaar de stukken naar de accountant te sturen, en vervolgens een tijd te wachten op het gereedkomen van de jaarrekening. Door gebruik te maken van een softwarepakket dat niet op de server van de onderneming of van de accountant is geplaatst, maar bij een online-leverancier kunnen de ondernemer en de accountant gelijktijdig werken aan de administratie. In de praktijk betekent dat eenvoudige handelingen als het boeken van facturen door het personeel van de onderneming gebeurt, en de accountant toezicht houdt en corrigeert. Met een goede instelling kunnen bankafschriften zelfs volledig automatisch worden ingelezen. Als u goede afspraken maakt kunnen zelfs maandelijks rapportages worden opgesteld en is de jaarrekening heel snel na het einde van het jaar gereed, terwijl geen sprake is van hogere kosten. Een moderne manier van uitbesteden die inmiddels haar waarde heeft bewezen. Want ze is transparant: u ziet wat de accountant doet, maar ook wat deze niet doet. En het terugnemen van onderdelen is vrij gemakkelijk te regelen. U bent dus flexibel in wat u zelf doet en laat doen. En dat is misschien wel het belangrijkste bij het vraagstuk of u gaat uitbesteden of niet. Edwin Brugman, verbonden aan VVAA financieel en economisch adviesbureau
|
Het voeren van de administratie wordt in het algemeen niet beschouwd als dé favoriete bezigheid van veel ondernemers. De zorgprofessional is daarop geen uitzondering. Velen gruwen van de gedachte om weer tijd en aandacht te besteden aan de administratie. 
