Conflicten: Voorkomen is beter dan genezen

De samenwerking tussen de participanten in een samenwerkingsverband start over het algemeen voortvarend. De toekomst ziet er zonnig en veel belovend uit. Na verloop van tijd ontstaan de eerste barsten in de samenwerking en in het ergste geval leidt het tot een tijdelijke of definitieve breuk.

Soms is herstel van de samenwerking nog mogelijk, vaak ook niet. Terugkijkend wordt vaak de vraag gesteld of dit te voorkomen was geweest. Indien de breuk definitief is moet de samenwerking worden ontbonden. In dit artikel wordt stilgestaan bij het voorkomen van conflicten en het oplossen van conflicten.

Voorkomen van conflicten
De praktijk van de alledag laat een scala aan conflicten zie die ook u in meer of mindere mate bekend zullen voorkomen. Door je vast te houden aan een aantal basisregels zijn veel problemen te voorkomen.

Maak duidelijke afspraken
Een samenwerkingsovereenkomst mag niet voor meerdere uitleg vatbaar zijn. Loop de overeenkomst samen gedetailleerd door om erachter te komen of overal hetzelfde over wordt gedacht. Anticipeer op mogelijke voorvallen en kijk of in de overeenkomst de oplossing staat die partijen voor ogen hebben.

Winst
Probeer met name de winstverdeling niet te complex te maken. Een waardevolle tip is om bij een complexere winstverdeling een cijfermatig uitgewerkt model als bijlage aan de overeenkomst te hechten. Bij een discussie over de interpretatie van een bepaling in de overeenkomst kan dan hierop terug worden gevallen.

Goodwill
Dit zelfde geldt bijvoorbeeld bij een verdeling van de goodwill. Een voorbeeld van een aantal huisartsen die met verschillende praktijkgroottes gezamenlijk hun activiteiten in een gezondheidscentrum gaan uitoefenen. Leg in een dergelijk geval de kernwaarden, zoals aantal patiënten en declaratieniveau goed vast zodat het bijvoorbeeld gebruikt kan worden voor de winst- of kostenverdeling. Werk dit dan ook getalsmatig uit, definieer de variabele en vaste kosten en spreek een verdeling af. Een simpel voorbeeld: Van het totaal aantal patiënten brengt huisarts A 60% in en huisarts B 40%. De verdeling van de variabele kosten geschiedt naar rato van het aantal patiënten en de vaste kosten worden gelijkelijk verdeeld. Variabele kosten zijn € 100.000 en vaste kosten zijn € 50.000. Verdeling van de kosten is dan als volgt: Huisarts A 60% van € 100.000 en 50% van € 50.000 en huisarts B 40% van € 100.000 en 50% van € 50.000. De opbrengsten worden verdeeld op basis van de ontvangen honoraria, zodat per saldo de winst is verdeeld.

Verdeel duidelijk de taken en werkafspraken
Spreek duidelijk af wie wat doet en ga niet op elkaars stoel zitten. Accepteer dat een ieder het op zijn of haar manier zal doen, mits het doel binnen de vooraf aangegeven kaders wordt gerealiseerd. Over het te bereiken doel moet vanzelfsprekend wel overeenstemming bestaan. Dit is de basis van de samenwerking. Evalueer de realisatie van doelstelling. Het maken van planningen en begrotingen is belangrijk. Een concretere doelstelling maakt een evaluatie makkelijker. De evaluatie is een goed uitgangspunt om met elkaar van gedachten te wisselen over de vraag waarom bijvoorbeeld een bepaalde doelstelling niet is behaald. Verstandig is ook om globaal de tijdsinspanning bij te houden en indien dit ten opzichte van elkaar structureel uiteen loopt hier een oplossing voor te vinden. Dit kan dan door een financiële compensatie of een herverdeling van de werkzaamheden binnen de organisatie. Partijen moeten zich wel realiseren dat men in een samenwerking over en weer moet geven en nemen. Accepteer een tijdelijk verschil zonder hier gelijk consequenties aan te willen verbinden.

Beleg regelmatig een vergadering
Neem vooral ook de tijd voor vergaderingen en maak notulen van de vergadering. Maak ook alles bespreekbaar. Let hierbij ook op de wijze van communicatie. Wees vooral transparant en eerlijk naar elkaar.

Oplossingsrichtingen
Komt u alsnog in een conflictsituatie terecht, onthoudt dan één ding goed: een conflict is alleen oplosbaar als alle betrokkenen achter de uiteindelijke oplossing kunnen staan.

Snel doorpakken eventueel met mediator
Bij hoog opgelopen conflicten is het raadzaam om een derde, die het vertrouwen van partijen geniet, in te schakelen. Deze persoon kan dan de benodigde nuancering aanbrengen en de verschillende gezichtspunten/invalshoeken van het conflict belichten. Een duidelijk stappenplan met een tijdslijn is belangrijk om te voorkomen dat een conflict te lang voort blijft sluimeren met alle gevolgen van dien. Hoe langer een conflict blijft voortduren hoe kleiner de kans op een voor alle partijen bevredigende oplossing. Uiteindelijk moeten partijen zelf de oplossingsrichting aandragen en er achter kunnen staan. Hiermee wordt het risico verkleind van een steeds terugkerend patroon van conflicten. {quotes}Eenmaal uitgesproken conflicten moeten niet meer worden opgerakeld{/quotes} Een conflict kan uiteindelijk ook een positieve wending krijgen. Het samen uit een conflict komen, kan de onderlinge band versterken.

Laatste optie: arbitrage
Vaak staat in een samenwerkingscontract ook een passage over hoe te handelen bij conflicten. Arbitrage wordt vaak als middel genoemd om uit een impasse te komen. Zie dit echter vooral als laatste middel om een conflict op te lossen. Arbitrage is een kostbaar en vaak langdurig traject. Veelal zal arbitrage een definitieve breuk tot gevolg hebben. Indien partijen er van overtuigd zijn dat een breuk onontkoombaar is dan kan arbitrage natuurlijk een prima middel zijn om een langdurig juridisch proces te voorkomen.

Toch uit elkaar
Het verbreken van een samenwerking heeft vaak ingrijpende gevolgen. In het ergste geval kan de continuïteit van de onderneming onder druk komen te staan en staat iedereen met lege handen. Los van de emotionele en sociale gevolgen, kunnen de financiële gevolgen groot zijn. Doorwerking naar de privé situatie is niet ondenkbaar. Ook hier geldt: laat het zover niet komen en handel in het belang van de onderneming en haar medewerkers. Probeer voor zover dat mogelijk is, objectief en onderbouwd met argumenten, vast te stellen wie de onderneming voortzet. Houdt hierbij in het achterhoofd dat de onderneming van alle participanten is en de vertrekkende partij zijn of haar deel in de waarde krijgt gecompenseerd. Een tip is om jaarlijks, bijvoorbeeld bij het vaststellen van de jaarstukken, ook de waarde van de onderneming vast te stellen. Deze waarde kan dan als uitgangspunt dienen of sterker het is de waarde, behoudens substantiële wijzigingen, voor de financiële compensatie van de vertrekkende partij. Leg dit wel vast.

Tekst: Drs. E. J.W. (Erik-Hans) van Hamersveld RA, AviVos CV Accountants en Belastingadviseurs