Geldzaken in de medische praktijk

Controleurs doen tegenwoordig vaak moeilijk over bedrijfscomputers die (mogelijk) ook privé gebruikt worden. Hoe vermijdt u problemen?

Wat is het probleem? Stelt uw praktijk uw werknemers (of uzelf als praktijkhouder) bijvoorbeeld een laptop ter beschikking waarop zij ook thuis kunnen werken en die zij ook privé (mogen) gebruiken, dan moeten zij voor dat privégebruik belast worden op een zogenaamd voordeel van alle aard van € 180 per jaar (plus € 60 als u ook hun internetabonnement thuis betaalt).

In de praktijk wordt dat voordeel van alle aard echter vaak niet aangerekend (en op de loonfiche vermeld). U kunt toch moeilijk uw mensen thuis laten werken en ze daarvoor extra belastingen laten betalen... Bovendien ís er vaak ook gewoon geen privégebruik.

De vlijtige controleur...

Meer en meer gaan de controleurs er in de praktijk echter van uit dat de pc die uw praktijk ter beschikking stelt aan uzelf en uw werknemers sowieso ook privé gebruikt wordt. De controleur moet dat wel zelf kunnen bewijzen. Wat hij zeker niet mag doen, is zelf achter de pc gaan zitten en kijken waarvoor die zoal gebruikt wordt, anders is zijn bewijs ongeldig. Wel kan hij aan u of uw werknemers vragen om hem bepaalde bestanden of folders op de pc te tonen. Ziet hij tussen de e-mails ‘grappen’ zitten of vakantiefoto’s, dan kunt u natuurlijk moeilijk volhouden dat er geen privégebruik is.

Let op! De schade (een voordeel van € 180 dat niet werd aangegeven) lijkt op het eerste gezicht niet zo groot, maar dat is wel per werknemer en per jaar en doorgaans kan de controleur drie jaar teruggaan. Bovendien riskeert u de zogenaamde aanslag geheime commissielonen van 309%.

Hoe dekt u zich in?

U kunt uw werknemers laten belasten op een voordeel van € 180 per jaar, maar echt populair maakt u zich dan natuurlijk niet... Daarom reglementeert u beter het privégebruik van e-mail. Bewaren uw werknemers bovendien hun privébestanden niet op de pc zelf, maar (thuis) op een afzonderlijke geheugenschijf of usb-stick, dan zal de controleur geen sporen van privégebruik vaststellen. Bovendien is een controle meestal aangekondigd zodat u zich kunt voorbereiden.

Let op! Zeg niet tegen de fiscus dat hij uw pc niet mag zien omwille van privacyredenen, want dan geeft u zelf toe dat er privézaken op staan...

Bewaren uw werknemers hun privébestanden (bv. hun foto’s) niet op de pc zelf, maar op een afzonderlijke harde schijf of een usb-stick, dan kan er moeilijk privégebruik van de pc vastgesteld worden.