|
||
Automatisering in de praktijk (2) |
|
Back-upWie het belang van een goede automatisering inziet en investeert in het beheer van het netwerksysteem, heeft minder kans op storingen. Niettemin blijft het natuurlijk van essentieel belang om van alle gegevens een goede back-up te maken. Tot voor kort was de zogenoemde tape-streamer een veelgebruikte methode om gegevens op te slaan, maar steeds meer medici maken tegenwoordig gebruik van een externe dagelijkse online back-upservice. Dan is het wel belangrijk dat back-upgegevens langere tijd bewaard worden en dat de communicatie tussen hardware- en softwareleveranciers goed is geregeld, zo blijkt uit het verhaal van praktijkmanager José van Ommen. Het systeem van de orthodontiepraktijk gaf een foutmelding dat een röntgenfoto niet kon worden opgeslagen. De hardwareleverancier besloot daarop wat ruimte op de schijf vrij te maken, maar niemand dacht eraan de softwareleverancier te bellen of een back-up veilig te stellen. Na deze dag sloot de praktijk voor de kerstdagen. In het nieuwe jaar bleef het systeem vreemd doen en werd de praktijkmanager die met vakantie was, uiteindelijk gebeld. Een dag nadat de laatste goede back-up van een week geleden was overschreven. “‘Waar is de back-up?’ was het eerste wat ik vroeg. Nergens meer dus.” De software bleek corrupt waardoor het hele systeem onbetrouwbaar was geworden. “Omdat we tijdelijk geen nieuwe afspraken konden maken, heeft het de praktijk aardig wat omzet gekost.”, zegt Van Ommen achteraf. “We moesten wachten totdat de softwareleverancier herstelprogramma’s had geschreven. Daarna zijn we twee weken in de avonduren bezig geweest om de papierenadministratie die we zolang bijhielden als noodoplossing, in te voeren in het systeem. Het is een harde les die we hebben geleerd. Tegenwoordig maak ik dagelijks handmatig een extra back-up die ik meeneem naar huis. Ook zullen we nooit meer zomaar een foutmelding wegklikken.” Een week een back-up bewaren is veel te kort, stelt Bakker van The Data Caretakers resoluut. Zelf houdt de onderneming een minimale termijn van dertig dagen aan. Daarnaast is volgens hem de belangrijkste meerwaarde van een automatiseerder om op alle vlakken de continuïteit van de praktijkvoering te waarborgen. “Voordat de harde schijf van een klant dreigt vol te lopen, krijgen wij een melding zodat we op tijd actie kunnen ondernemen. Daarbij onderhouden wij intensief contact met softwareleveranciers, juist omdat de hardwareomgeving niet los gezien kan worden van de gebruikte programma’s.” Uit de praktijk: “Ik wilde een perfect systeem dat weinig tijd kost”
Gijs Zaanen is tandarts in Delft en verantwoordelijk voor de verdeling van de weekenddiensten in Delft, Delfgauw, Schipluiden en Den Hoorn. “Vroeger waren er lijsten die werden rondgedeeld waarop stond welke tandarts welk weekend dienst had. Elke tandarts had een eigen telefoonnummer dat werd doorgegeven aan de andere tandartsen die dit nummer vervolgens inspraken op hun antwoordapparaat. En dat ging geregeld mis. Vooral wanneer tandartsen onderling wisselden van dienst. Alle berichten op alle antwoordapparaten moesten dan worden aangepast. Wat lang niet altijd gebeurde. De tandarts die oorspronkelijk op de lijst stond als dienstdoend werd dan alsnog een aantal keer gebeld. Vervelend voor hem, maar natuurlijk ook voor de patiënt die dringend hulp nodig heeft! Zes jaar geleden hebben we dit verbeterd door met een vast telefoonnummer voor weekend- en avonddiensten te werken. Patiënten belden dit nummer en werden daarna doorverbonden met de tandarts die op dat moment verantwoordelijk was voor de dienst. Er waren voor mij als coördinator nog wel beperkingen, want in deze handmatige doorkiezer kon ik niet meer dan tien nummers opslaan. Ik heb nu eenmaal een tic voor automatisering en een drang naar perfectie. Bovendien wil ik met dit soort secundaire zaken zo min mogelijk tijd kwijt zijn. Vooral om deze redenen besloot ik anderhalf jaar geleden om - samen met een vriend die automatiseerder is - de weekend- en vakantiediensten verder te optimaliseren. We werken nu met een website, www.tandartsendienstdelft.nl waarop patiënten direct kunnen zien, op elk moment van de dag, wie de dienstdoende tandarts is. Ook geven we op de site een overzicht van veel voorkomende klachten met daarachter een opmerking hoe urgent deze zijn. Een pagina die heel eenvoudig in opzet is, maar wel heel vaak wordt bekeken! Voor de patiënten is dit een heel fijn systeem, maar ook voor mij als coördinator van de weekenddiensten. Wanneer tandartsen nu onderling willen wisselen van dienst, hoeven ze mij alleen maar even te bellen. Ik kan het nummer achter het doorkiesnummer op de website heel eenvoudig met mijn mobiele telefoon of via internet aanpassen. Verder heb ik er geen omkijken naar, want het vaste telefoonnummer dat doorkiest naar de dienstdoende tandarts is samen met de website gestuurd op datum en tijd en wordt automatisch na een bepaalde tijdsduur geactualiseerd. In principe kan ik tot december 2010 met vakantie, de diensten blijven dan in ieder geval goed geregeld. Patiënten zien alleen welke tandarts op dat moment dienst heeft als zij de site bezoeken. De tandartsen kunnen inloggen op de site en maanden vooruit opzoeken wanneer zij dienst hebben. Ook kunnen zij elkaars telefoonnummers en adressen achterhalen. Daarnaast hebben we ook een lijst op de site gezet waarin per tandartspraktijk is vermeld of deze nog patiënten aanneemt. Deze lijst en de gegevens van de weekenddiensten houd ik nu nog zelf bij. Ook veranderingen in de diensten doe ik nu nog zelf, maar nu de site goed draait, denk ik erover om ook een tweede tandarts deze mogelijkheden te geven. Nee, niet alle tandartsen in Delft, want dan heeft niemand meer overzicht en lopen we alsnog de kans dat het een rommeltje wordt.”
Commentaar (0)
 |
RSS feed Commentaar
