Als medicus heeft u een breed scala aan taken: de planning, het werkoverleg, personeelsgesprekken, vergaderingen en ga zo maar door. Een ergonomische werkwijze leidt tot efficiënt en comfortabel werken, maar hoe leidt u de constante stroom aan informatie in goede banen? Timemanagement systeem ‘Getting Things Done’ biedt uitkomst.
Een ergonomische werkwijze heeft betrekking op de eigen lichaamshouding, de werkplek en de werkorganisatie. Vooral het laatste kost vaak meer energie dan u lief is. Hoe houd u overzicht over de voortdurende stroom van informatie? Hoe zorgt u er voor dat iedereen op tijd geïnformeerd is? En hoe voorkomt u slapeloze nachten, omdat het werk maar doormaalt in uw hoofd?
Om uw werk goed en prettig te doen heeft u een ‘leeg’ hoofd nodig. Een goed timemanagement systeem zorgt hiervoor. Een voorbeeld van een goed en eenvoudig toepasbaar systeem is het ‘Getting Things Done’ systeem van David Allen. Training in dit systeem wordt gegeven door Meereffect (www.meereffect.nl).
MedischOndernemen.nl belicht de komende weken de basis van het systeem, en in dit artikel krijgt u alvast een voorproefje. De publicaties zijn ook terug te vinden op www.bosbedrijfsoefentherapie.nl.
Time management – de basis
• Kijkt u niet uit, dan verzandt uw werk in rompslomp. Rompslomp is dat deel van uw werk dat niet de kern is, maar wel moet gebeuren. Denk aan het lezen van nutteloze e-mails, het verzamelen van bonnetjes, het opzoeken van adresgegevens etc. Rompslomp kost veel tijd en levert weinig plezier op. Met de nieuwe mogelijkheden van telefoon, computer, fax en internet creëert u bovendien veel makkelijker extra rompslomp. Maar het verwerken ervan is nog niet zo eenvoudig.
• U heeft een helder (‘leeg’) hoofd nodig om betrouwbaar, productief en creatief te werken. Effectief werken kan pas als u zich ook ontspant. Het is bijvoorbeeld lastig om in slaap te vallen als u ligt te malen over alles wat nog moet gebeuren. Zodra u zich ontspant, kunnen allerlei gedachten uit uw onderbewustzijn naar boven borrelen. Uw onderbewustzijn houdt daar pas mee op, als het ervan overtuigd is dat u ze niet vergeet. Zolang dat niet zo is, blijft u eraan denken.
• De uitdaging is om niets te vergeten en tegelijkertijd ook niets in uw hoofd te houden. De enige manier om dit te doen is door het invoeren van een systeem dat 100% betrouwbaar is, buiten uw hoofd. Zo’n praktisch systeem is beschreven door David Allen in zijn boek Getting things done. Geen gezweef, maar een helder systeem dat rust en structuur geeft.
• Zodra uw onderbewuste begint te geloven dat u een betrouwbaar systeem heeft om uw leven te organiseren, geeft het de strijd op. Er zijn maar weinig mensen die 's nachts wakker liggen omdat ze zich afvragen welke afspraken ze vergeten. Dat komt omdat het onderbewuste weet dat uw agenda een betrouwbaar extern systeem is.
• De eerste stap in het systeem is omgaan met alle informatie die op een dag op u afkomt: e-mail, post, een collega aan uw bureau, plannen die u maakt, ideeën die u krijgt, aantekeningen enz. In het Getting Things Done systeem wordt dit aangeduid met de term ‘Stuff’. Stuff is alles wat u binnen laat in uw mentale of fysieke wereld en wat niet op de plaats hoort waar het nu is. Stuff kunt u ook kunnen omschrijven als ‘losse eindjes’. Het zijn zaken die nog niet klaar zijn. Die losse eindjes kunnen veel onrust veroorzaken. U heeft bijvoorbeeld beloofd de notulen te maken van de laatste vergadering, maar u komt er maar niet aan toe om de aantekeningen uit te werken. Dan kan dat blijven ‘knagen’ terwijl u ook al druk bent met andere klussen.
• Wat doet u met stuff? Verzamel het allereerst alleen maar, bijvoorbeeld in een postvak op uw bureau, een rekje, een mapje: uw stuffbakje. Iedere gedachte die nog in uw hoofd zit, noteert u en verzamelt u in het stuffbakje. Dat betekent dat u op ieder moment en op ieder plek zorgt voor een notitieblok en pen zodat u alle gedachten direct kunt opschrijven. Dus ook bijvoorbeeld naast uw bed. Eigenlijk is elke gedachte die 2 keer in uw hoofd opkomt, 1 keer teveel.
• Het is praktisch om meerdere stuffbakjes te hebben, zowel op het werk als thuis. Vertel uw omgeving thuis en op het werk van het bestaan van de stuffbak en laat ze berichten, briefjes, bonnetjes daarin doen. Ook de inbox is een stuffbakje, weliswaar digitaal.
• Een keer per dag werkt u uw stuffbakjes leeg, dus zowel het brievenbakje als uw inbox. Verwerk de items één voor één. En wanneer een item eenmaal uit het stuffbakje is, gaat het er niet meer in terug.
• De volgende stap is dat u beslist wat u met de stuff doet: Wat is dit? Is het bijv. een folder, een factuur, een goed idee, een belofte. De volgende vraag is: Wat wil ik hiermee? Bij de Getting Things Done methode plaatst u de belofte, de taak, het idee, het project of de pr-actie in een betrouwbaar systeem zodat u de te nemen actie op het juiste moment kunt uitvoeren. Het is nu uit uw hoofd, en u hoeft er niet meer over na te denken.
Het inrichten van een betrouwbaar systeem wordt in de volgende aflevering beschreven.
I would like to propose not to hold back until you earn enough cash to buy different goods! You should get the www.lowest-rate-loans.com or just small business loan and feel fine
RSS feed Commentaar
