Risicomanagement: regeren is vooruitzien

Het beheersen van risico’s is voor een ondernemer belangrijk. Zeker nu er in toenemende mate sprake is van behoorlijke risico’s die gepaard gaan met het ondernemen in de zorg. Hoe besteedt u gestructureerd aandacht aan risicomanagement?

De omgeving voor zorgondernemers wordt in een rap tempo complexer en de inkomstenstromen zijn lang niet meer zo zeker als ze in het verleden waren. In de praktijk wordt er vaak onvoldoende en vooral ook ongestructureerd aandacht besteed aan risicomanagement. MedischOndernemen staat stil bij de verschillende soorten risico’s en biedt praktische handvatten om tot een beter beleid te komen.

Verschillende soorten risico’s

Wanneer een ondernemer alleen aan risico’s zou denken zou hij of zij waarschijnlijk onmiddellijk stoppen met ondernemen. Er zijn er namelijk talloze. Risicomanagement kan op al die risico’s worden toegepast. Voor een zorgonderneming geldt dat vooral voor de risico’s op de volgende terreinen:

Aan deze risico’s kan op een praktische wijze aandacht worden besteed. Natuurlijk hangt de aard en complexiteit van de maatregelen af van de omvang van de organisatie.

Administratieve organisatie

Veel ondernemers denken bij de woorden ‘administratieve organisatie’ aan de boekhouding. De administratieve organisatie is echter veel meer dan dat. Ze beschrijft namelijk de werkwijzen, regels, procedures, taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden en interne controlemaatregelen die gelden voor de gehele administratie van de onderneming. Naarmate de onderneming groter is – en er meer mensen werken – is de administratieve organisatie vaak complexer. Maar de basis is eigenlijk eenvoudig en overal hetzelfde.

Een goede administratieve organisatie vormt een enorm belangrijk hulpmiddel voor een goed risicomanagement, met name op het financiële vlak. Zo kan met een goede administratieve organisatie worden voorkomen dat diefstal door medewerkers kan plaatsvinden (door het opzetten van een goed controle- en verantwoordelijkhedensysteem), er kan worden gezorgd voor een tijdige rapportage zodat snel kan worden vastgesteld wanneer de cashflow negatief is, of kan worden vastgesteld dat er onvoldoende resultaat is om bijvoorbeeld vervangingsinvesteringen te doen. Er kan dan tijdig worden bijgestuurd en grote(re) problemen kunnen worden voorkomen.

Benoem alle processen rondom de administratie. Van het behandelen van de inkomende facturen tot het verzenden van nota’s aan patiënten of verzekeraars, van het invoeren van betaalopdrachten tot het accorderen ervan, en van het verwerken van alle gegevens tot het rapporteren de relevante cijfers. En benoem de verantwoordelijke personen voor ieder proces, en stel vast hoe zij verantwoording afleggen. Bij dit proces kan de accountant enorm behulpzaam zijn. Hou u vervolgens zo strak mogelijk aan de afgesproken procedures, en zorg ervoor dat de verantwoordelijken dat ook doen.

Richtlijnen en protocollen

Aansprakelijkheid kan op vele manieren worden voorkomen. Natuurlijk, om te beginnen, door goede zorg te verlenen. De zorginhoudelijke kwaliteit kan lang niet altijd door de patiënt worden bepaald. Voor veel zorgprofessionals gelden richtlijnen en protocollen die de basis vormen voor het leveren van goede zorg. Zorg ervoor dat aan die protocollen en richtlijnen binnen de organisatie periodiek aandacht wordt besteed. Zowel aan de inhoud als aan het feit dat de richtlijnen en protocollen worden gevolgd. Dit lijkt vanzelfsprekend maar is het lang niet altijd.

Zorg ook voor een goed en duidelijk klachtenbeleid. Gebleken is dat een goed klachtenbeleid de gevallen waarin zorgverleners aansprakelijk worden gesteld beperkt. Agendeer daarnaast periodiek – bijvoorbeeld eens per jaar – dat goed wordt gekeken naar de aansprakelijkheidsverzekering. Zijn alle werkzame zorgprofessionals verzekerd? En geldt dat ook voor de medewerkers aan wie bepaalde taken zijn gedelegeerd? En ook belangrijk: voldoet u aan de voorwaarden die zijn gesteld aan de taakdelegatie?

Verzekeringen

Verzekeringen voorkomen risico’s natuurlijk niet maar dempen de gevolgen ervan wel. U kunt het risico van brand slechts ten dele zelf beperken – zorg er bijvoorbeeld voor dat degene die als laatste het pand verlaat altijd een ‘sluitronde’ maakt en apparatuur uitschakelt. Maar als er onverhoopt wél brand uitbreekt leidt u schade. Met een verzekeringsuitkering kan de schade hersteld worden. Maar denk ook aan de derving van inkomsten. Vaak kunt u na een brand niet direct aan de slag en mist u de inkomsten. Voor risico’s die verzekerbaar zijn (zoals brand, bedrijfsschade, aansprakelijkheid) geldt dat u er goed aan doet om periodiek de dekking met een deskundige te bespreken.

Ook voor de zorgverleners zelf kan de vraag spelen welke risico’s zijn verzekerd. Soms kan het belangrijk zijn om bepaalde medewerkers te verzekeren. Want niet iedereen is vervangbaar en de schade bij het plotseling uitvallen van een medewerker kan voor de onderneming groot zijn.

Regeren is vooruitzien

Uw onderneming moet natuurlijk ook mórgen nog bestaan. De zorg en de zorgbehoefte verandert voortdurend. Een onderneming moet met die ontwikkelingen meebewegen en in elk geval niet het risico lopen dat ze niet meer voldoet aan de behoefte van de patiënten. Dat risico is prima te beheersen als er met regelmaat aandacht wordt besteed aan de ontwikkelingen op dit terrein. De beslissing om daarop in te spelen volgt pas daarna. Ook moet aandacht worden besteed aan de marktontwikkelingen. Wat doet de concurrentie? Wat is de invloed van de verzekeraar? Zaken die periodiek in beeld zullen moeten worden gebracht,z waarna een beslissing kan worden genomen om er iets mee te doen.

Voorkomen is beter dan genezen

In essentie komt het erop neer dat u risico’s al behoorlijk kunt managen door allereerst een goede administratieve organisatie op te zetten, en daarnaast periodiek aandacht te besteden aan het inventariseren van allerhande risico’s, het bespreken ervan en beoordelen van eventuele maatregelen. Agendeer dit. Zo bent u preventief bezig en geldt het adagium ‘voorkomen is beter dan genezen’.

Edwin Brugman, verbonden aan VVAA financieel en economisch adviesbureau

Commentaar (0)

RSS feed Commentaar

Schrijf commentaar

Email Naam Website		Commentaar kleiner | groter
		Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers) Ik heb de voorwaarden gelezen en ga akkoord met de voorwaarden gebruikers voorwaarden. Geef commentaar