Verminder de stress in uw praktijk!

Stress in uw praktijk is niet iets om makkelijk over te doen. Het kan de medicus langzaam slopen, verloop onder uw personeel veroorzaken en de kwaliteit van de zorg negatief beïnvloeden. De medicus moet alles op alles zetten om zo min mogelijk stress te hebben binnen zijn praktijk.

Vaak is de medicus zich er niet volledig van bewust welke factoren stress binnen zijn praktijk veroorzaken. Meestal is stress het gevolg van gebrek aan goed gedefinieerde systemen. Over het algemeen hebben succesvolle organisaties duidelijk gedocumenteerde systemen waardoor hun bedrijf of afdeling vlotjes verloopt. Het zal duidelijk zijn dat praktijken die niet over dergelijke systemen beschikken hier verandering in moeten brengen!

Identificeer knelpunten

Een manier om knelpunten te ontdekken, is om dagelijks, voordat de eerste patiënt er is, een vergadering of overleg te hebben. Tijdens deze ochtendbijeenkomst kunnen de medicus en zijn team momenten vastleggen tijdens de dag, waarop:

• spoedgevallen kunnen worden behandeld of ontvangen
• zich mogelijk knelpunten in de tijd kunnen voordoen
• nieuwe patiënten kunnen komen die extra aandacht nodig hebben
• patiënten worden behandeld voor de laatste behandeling, maar die hun voorgaande behandelingen nog niet hebben betaald

Betrek uw team erbij!

Het invoeren van veranderingen betekent het bijstellen van praktijksystemen. De beste manier om inefficiency te verminderen is om elk systeem te onderzoeken, samen met zoveel mogelijk betrokken teamleden. Bijeenkomsten die gericht zijn op het opnieuw bekijken van de grote systemen, zoals planning, behandelplannen, hygiëne, financieel management van de praktijk en financiële zaken van de patiënt, kunnen een enorme invloed hebben op het terugbrengen van inefficiency. Iedereen zou deel moeten nemen aan de gesprekken, zodat de office manager de beste ideeën van zoveel mogelijk teamleden kan verzamelen.

Bijvoorbeeld:

• Vraag ieder teamlid om een lijst samen te stellen van 10 mogelijke verbeteringen binnen de praktijk. Laat ze deze meenemen naar de eerst volgende teamvergadering.
• Organiseer op zijn minst één heidag per jaar, met een volle agenda, gericht op huidige knelpunten en de strategische planning van de praktijk. Een hei- (of team)dag biedt enorm veel mogelijkheden om mensen bij elkaar te brengen en om de belangrijkste onderdelen of onderwerpen te benoemen die de praktijk succesvoller en efficiënter maken.
• Laat uw office manager geregeld een opleiding volgen om nieuwe ideeën en perspectieven op het gebied van tandheelkundig management op te doen. Een tandartsenpraktijk wordt telkens meer concurrerend en complex. Het is vandaag de dag van groot belang om de beste ideeën van de top experts in tandheelkundig management te horen

In plaats van te vertrouwen op mondelinge, niet geschreven protocollen, zou de office manager het project op zich moeten nemen om een geschreven operationele handleiding te maken voor ieder afzonderlijk belangrijk proces binnen de praktijk. In deze handleiding moet een ‘stap voor stap’ analyse staan van ieder proces. Op deze manier heeft iemand zonder ervaring in de tandheelkunde snel door hoe de praktijk werkt, alleen al door de informatie in de handleiding te lezen en te volgen. Mijn suggestie is om telkens één proces per keer te bestuderen, totdat de handleiding af is.

Voordeel behalen

Tot slot: De meeste praktijken kunnen voordeel behalen door het stressniveau te verlagen. De vraag is alleen: Hoe? Het behoeft een zorgvuldige planning, open discussies en stevige, goed beschreven processen om een minder stressvolle praktijk te creëren. Betrek uw team in de discussies waarin de knelpunten worden benoemd en stimuleer hen in het geven van suggesties voor verbetering. Met het verminderen van de stress, zoals op alle gebieden van praktijk management, zijn processen uiterst belangrijk om permanente veranderingen te creëren. De Levin Group heeft als doel om veranderingen binnen 12 maanden door te voeren. Ik daag u uit om hetzelfde doel te bereiken, zodat u het stressniveau binnen uw praktijk drastisch kunt verlagen! Maak een geschreven operationele handleiding voor alle belangrijke processen binnen de praktijk

Roger Levin

Meer redactioneel

Commentaar (0)

RSS feed Commentaar

Schrijf commentaar

Email Naam Website		Commentaar kleiner | groter
		Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers) Ik heb de voorwaarden gelezen en ga akkoord met de voorwaarden gebruikers voorwaarden. Geef commentaar