Agendaplanning: De basis van de Tandartspraktijk

Agendaplanning is een van de belangrijkste management tools in de praktijk. Eigenlijk hangt effectieve praktijkmanagement af van een goed geoliede planning. De hoeveelheid behandelingen en werkdruk in de praktijk hangen in belangrijke mate af van een goede planning.

De basisprincipes voor agendaplanning

De Levin Group heeft een aantal basisprincipes en stappen voor agendaplanning uitgedacht die een verhoging van efficiency en praktijk rendement mogelijk maken.

1. Bepaal het jaarlijkse productie doel voor de praktijk

De tandarts zou ieder jaar moeten bepalen hoeveel en welk soort behandelingen hij zou willen doen. Dit hangt uiteraard nauw samen met het soort praktijk en de gewenste richting waarin de praktijk zich ontwikkelt, zowel qua omvang als specialisatie. Volgens de Levin Group is het verstandig om het doel ieder jaar met circa 15% te verhogen, ten opzichte van het voorgaande jaar.

2. Bepaal de dagelijkse productie op basis van uw jaar doelstelling

Uw dagelijkse doel bepaalt u door de totale jaardoelstelling te delen door het aantal dagen dat uw praktijk patienten behandelt. Uw praktijk krijgt de meeste kans om de dagelijkse doelstellingen te halen met een goed samengestelde planning. Er zijn veel variabelen die van invloed kunnen zijn op de planning, zoals minder nieuwe patienten, minder behandelplannen of de invoering van een nieuwe ziektekostenverzekering die minder vergoedt dan voorheen. Een slechte planning zal stevig geraakt worden door deze zaken, waardoor de praktijk zijn dagelijkse doelstelling niet zal halen.

3. Maak een standaard layout voor de planning

Om een standaard layout van de planning te kunnen maken is het van groot belang om een idee te hebben van hoe iedere dag binnen uw praktijk zou moeten verlopen. Deze standaard opbouw dient één doel: het moet u en uw team de mogelijk maken om de gestelde doelen te behalen. De standaard opbouw van de planning zou er als volgt uit moeten zien:

• Ochtend: alleen grote behandelingen. Het doel zou moeten zijn om 65-70% van de dagelijkse omzet in de ochtend te verwezelijken. Gedurende dit dagdeel zullen geen kleine procedures/behandelingen verricht moeten worden, aangezien zij de planning uiteen doen vallen en u uit het ritme van soort behandelingen halen.
• Midden van de dag/Begin van de middag: nieuwe patienten en consulten. Voor praktijken die hun omzet en verrichtingen willen verhogen is dit dagdeel geschikt om behandelplannen aan nieuwe patienten voor te leggen (die verantwoordelijk zijn voor 40% van de omzet en verrichtingen)
• Einde van de dag: alleen kleine behandelingen. Dit is ideaal aangezien de meest vermoeiende behandelingen al achter de rug zijn. Bovendien hebben patienten die voor kleinere behandelingen komen een neiging om vaker hun afspraak te vergeten. Als dit gebeurt dan komt dit beter uit in de middag.

4. Maak gebruik van het fenomeen 'Clusteren'

Een ander concept om te overwegen bij het maken van een planning is ‘clusteren'. Dit betekent dat u soortgelijke behandelingen zoveel mogelijk achter elkaar doet. Probeer soortgelijke behandelingen zoveel mogelijk te groeperen. Zo is het bijvoorbeeld veel efficienter om 2 of 3 kroon en brug werk patienten te zien, dan 1 patiënt voor een kroon, gevolgd door een wortelkanaalbehandeling en vervolgens een patiënt voor een nieuwe prothese. Wanneer uw praktijk zich toelegt op restauraties op het midden van de dag, probeer dan zoveel mogelijk van dit soort behandelingen bij elkaar te plannen.

Conclusie
Planning is een rekenkundige en gestructureerde exercitie. Om dit systeem te creëren moet je productie- en omzetdoelen stellen, een standaard opbouw van de planning maken, en het concept van clusteren invoeren om een zo hoog mogelijke dagelijkse productie te behalen. Tandartsen die hun planning blijven verbeteren zullen een enorm succes behalen in zowel omzet als mogelijkheden om hun patienten te helpen en werkplezier.

Roger Levin

Meer redactioneel

Commentaar (1)

RSS feed Commentaar

Agien van 't Hoog

juli 22, 2010

145.99.201.98

...

Behalve de dagplanning waar wel wat in zit vind ik dit enorme bullshit.Vooral als het weer over de poen gaat dan denk ik is deze meneer een .... amerikaan en inderdaad dat is hij!
Hou je nou gewoon bezig met netjes en fatsoenlijk je patienten helpen dan komt alles vast prima in orde.

Schrijf commentaar

Email Naam Website		Commentaar kleiner | groter
		Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers) Ik heb de voorwaarden gelezen en ga akkoord met de voorwaarden gebruikers voorwaarden. Geef commentaar