In deel 2 van de serie efficiënt werken met Getting Things Done staat het verwerken van stuff in een betrouwbaar systeem centraal. Maak uw hoofd leeg en werk efficiënter en prettiger.
Om uw werk goed en prettig te doen heeft u een ‘leeg’ hoofd nodig. Een goed timemanagement systeem kan hier voor zorgen. Een voorbeeld van een goed en eenvoudig toepasbaar systeem is het ‘Getting Things Done’ systeem van David Allen. Training in dit systeem wordt gegeven door Meereffect (www.meereffect.nl).
MedischOndernemen.nl belicht de komende weken de basis van het systeem. De publicaties zijn ook terug te vinden op www.bosbedrijfsoefentherapie.nl.
Grip op uw tijd met time management
1. Time management – de basis (vorige aflevering) 2. Time management – Het verwerken van stuff in een betrouwbaar systeem
• Om uw stuff te verwerken stelt u zichzelf de vraag: ‘Wat is dit?’ en ‘wat wil ik hiermee?’. Deze vraag nuanceert u door uzelf af te vragen of u hier deze week iets mee wil. Met deze week wordt bedoeld aankomende werkweek. Verwerkt u uw stuff op donderdag of vrijdag dan betreft het de komende werkweek c.q. de komende 5 tot 7 werkdagen.
• Wanneer u deze week niets met de ‘stuff’ wilt doen beslist u of het in de prullenbak kan. Of dat u er een week later iets mee wilt doen. Of er misschien ooit iets mee wilt doen. En anders kan het in het archief.
Gebruikt u het Getting things done-systeem bij Outlook dan werkt het als volgt:
Maak de mappen:
Later
Voor zaken die u een week later wilt uitvoeren.
Misschien
Voor dat goede idee waar u ooit nog iets mee wilt, misschien volgend kwartaal of volgend jaar?
Archief
Als u iets wilt bewaren als naslag. U kunt bijvoorbeeld de notulen van de laatste vergadering in uw archief bewaren maar zorg dat u de acties plaatst in uw takenlijst.
Wanneer u uw timemanagement op papier doet, neemt u voor elk postvak bijvoorbeeld een tabblad.
• Wilt u deze week wél iets met de stuff doen? Stel uzelf dan deze vraag: ‘Welk doel wilt u bereiken? Welke uitkomst wenst u? Wat is het verwachte resultaat?
• Vraagt de gewenste uitkomst meer stappen, dan wordt het een project. Hiervoor maakt u de map Projecten aan. Alleen complexe projecten komen in deze map. Op deze lijst noteert u elk project, niet het onderwerp van het project maar de gewenste uitkomst. Eén keer per week kijkt u de projectenlijst door. Dit wordt in een volgende aflevering beschreven.
• De volgende vraag is ‘Wat is mijn eerstvolgende concrete actie?’. Hier moet u even heel bewust over nadenken. En een beslissing nemen. Wat gaat u met de e-mail doen? Direct beantwoorden? Of is deze mail de start van een nieuw project? Of kunt u een actie delegeren? Of plaats u één of meer acties op uw takenlijst. Deze beslissing neemt u voor elke e-mail wanneer u door uw inbox bladert. Na beantwoorden van deze vraag zijn er 4 mogelijkheden.
De eerstvolgende actie:
1:
Kan in minder dan 2 minuten. Doe het dan meteen.
2:
Moet in uw agenda. Alleen wanneer het een specifieke tijd of datum betreft. Verplaats vervolgens de e-mail naar uw Archief.
3:
Kunt u delegeren? Delegeer de taak. Maak vervolgens een nieuwe map aan: ‘Wachten op’. Verplaats de e-mail naar deze map. Eén keer per week kijkt u deze map door, zodat u het niet kunt vergeten. In een volgende aflevering wordt dit beschreven.
4:
U stelt het even uit en voert de actie uit zodra het kan. Deze actie zal veel voorkomen. U plaatst de eerstvolgende actie in uw takenlijst.
• Voert u deze acties consequent uit dan heeft u in weinig tijd uw inbox en stuffbak leeg, en staat alles waar het moet staan. U heeft over alles direct een beslissing genomen en alle punten staan in een heldere lijst met eerstvolgende acties waarmee u direct aan de slag kunt. Alles staat veilig in het systeem op de juiste plaatst zodat het geen ruimte meer inneemt in uw hoofd.
• De volgende stap is het overzichtelijk maken van uw takenlijst, zodat u in één oogopslag ziet welke volgende actie u nu het beste kunt nemen. Bijvoorbeeld wanneer u een keer thuis werkt, of wanneer u tien minuten over heeft na een vergadering en voor uw volgende afspraak.
Het overzichtelijk maken van uw takenlijst wordt in de volgende aflevering beschreven.
RSS feed Commentaar
