In deel 3 van de serie efficiënt werken met Getting Things Done staat het overzichtelijk maken van de takenlijst centraal. Maak uw hoofd leeg en werk efficiënter en prettiger.
Om uw werk goed en prettig te doen heeft u een ‘leeg’ hoofd nodig. Een goed timemanagement systeem kan hier voor zorgen. Een voorbeeld van een goed en eenvoudig toepasbaar systeem is het ‘Getting Things Done’ systeem van David Allen. Training in dit systeem wordt gegeven door Meereffect (www.meereffect.nl).
MedischOndernemen.nl belicht de komende weken de basis van het systeem. De publicaties zijn ook terug te vinden op www.bosbedrijfsoefentherapie.nl.
Time management – Het overzichtelijk maken van de takenlijst (deel 3)
1. Time management – de basis (vorige aflevering) 2. Time management – Het verwerken van stuff in een betrouwbaar systeem (vorige aflevering)
• Na aflevering 2 van de serie ‘Efficiënt werken met Getting Things Done’ heeft u kunnen ervaren dat u zeer snel uw inbox leeg maakt en alle taken hebt geplaatst waar ze moeten zijn. Het leidt tot een leeg hoofd, over alles is een beslissing genomen en alle items staan in de juiste map in het systeem.
• Voordat u de takenlijst inricht beslist u of u werk en privé wilt combineren, of juist niet. Uw onderbewustzijn heeft geen keus: gedachten over het werk komen thuis naar boven en andersom. Het systeem is uitermate geschikt om werk en privé te combineren, het geeft veel overzicht in de totale activiteiten. U kunt er echter voor kiezen om op het werk en thuis een apart systeem bij te houden.
• Nu wordt het zaak om overzicht te brengen in de eerstvolgende acties. In Outlook is dit de takenlijst. De takenlijst wordt het menu van uw werkdag.
• Om een heldere takenlijst te krijgen is het belangrijk de taak goed te formuleren. Een taak bevat slechts één actie. Zijn er meerdere acties nodig om de gewenste uitkomst te bereiken dan formuleert u dus meerdere taken.
• Omschrijf eerst de taak door de gewenste uitkomst te formuleren en zet er vervolgens achter wat u daar concreet voor moet doen. Bijvoorbeeld ‘website in de lucht / Jeroen bellen’ of ‘nieuw protocol invoeren / e-mail sturen naar secretariaat beroepsvereniging’.
• Wanneer u alle taken op een lijst plaatst krijgt u een lange onoverzichtelijke takenlijst. Het is dan lastig om in één oogopslag te zien wat u het beste op welk moment kunt doen. Het kost veel tijd om de lijst door te lezen en u loopt het gevaar dingen te missen.
• Om de takenlijst overzichtelijk te maken verdeelt u hem onder in categorieën. Het Getting Things Done systeem maak het onderscheid niet naar onderwerp, maar naar context. De context is in dat geval het hulpmiddel, de locatie of de persoon die ervoor nodig is om de actie uit te voeren. Voorbeelden van contexten zijn: kantoor, telefoon, computer, thuis, overal, boodschap.
• U kunt ook uw eigen context bedenken, bijvoorbeeld een collega met wie u regelmatig overlegt, en waarbij u in één oogopslag wilt zien welke onderwerpen er nog besproken moeten worden.
• In Outlook kunt u het categorieënveld gebruiken voor contexten. Werkt u op papier dan kunt u per context één pagina gebruiken. Als de pagina vol is scheurt u hem er eenvoudig uit, zonder taken van een andere context te verwijderen.
Uw takenlijst is nu ingericht en hij bepaalt de invulling van uw werkdag. Dagelijks maakt u uw inbox en stuffbak leeg en neemt u een beslissing over elk item en zijn plaats in het systeem.
Hoe zorgt u ervoor dat de informatie in de andere mappen ook op het juiste moment de juiste aandacht krijgt? De volgende aflevering beschrijft hoe u het systeem optimaal onderhoudt.
RSS feed Commentaar
