Deel 4 van de serie efficiënt werken met Getting Things Done beschrijft het onderhoud van het timemanagement systeem. Maak uw hoofd leeg en werk efficiënter en prettiger.
Om uw werk goed en prettig te doen heeft u een ‘leeg’ hoofd nodig. Een goed timemanagement systeem kan hier voor zorgen. Een voorbeeld van een goed en eenvoudig toepasbaar systeem is het ‘Getting Things Done’ systeem van David Allen. Training in dit systeem wordt gegeven door Meereffect (www.meereffect.nl).
MedischOndernemen.nl belicht de komende weken de basis van het systeem. De publicaties zijn ook terug te vinden op www.bosbedrijfsoefentherapie.nl.
Time management – Het onderhoud van het systeem (deel 4)
1. Time management – de basis (vorige aflevering) 2. Time management – Het verwerken van stuff in een betrouwbaar systeem (vorige aflevering) 3. Time management – Het overzichtelijk maken van de takenlijst (vorige aflevering)
• In de vorige aflevering leerde u de takenlijst overzichtelijk te maken door deze onder te verdelen naar context. De takenlijst is nu het menu van uw werkdag.
• Naast uw takenlijst heeft u in het Getting Things Done systeem ook andere mappen ingericht, zoals:
Wachten op Later Misschien Projecten Archief.
Om ervoor te zorgen dat de taken die hieruit voortkomen op het juiste moment op de takenlijst terecht komen, plant u iedere week een vast moment in uw agenda.
• Het wekelijks onderhoud zorgt ervoor dat u uw ‘werk’leven op orde brengt. U doorloopt alle actuele projecten en alle mappen, en zet alles weer op een rijtje.
• Plan het wekelijks onderhoud bij voorkeur op een vaste tijd, liefst op vrijdag en niet aan het einde van de dag. Ontdekt u toch nog een actie die deze week aan uw aandacht is ontglipt, dan kunt u hier voor het weekend schoon schip mee maken. Net alsof u op vakantie gaat, en alles vooraf zoveel mogelijk wegwerkt.
• Wat doet u in het wekelijkse onderhoud:
-
alle losse papiertjes, aantekeningen, bonnetjes, enz. verzamelt u in het stuffbakje
-
alle aantekeningen verwerkt u: u beslist over de te nemen acties en plaatst deze in de juiste map in het systeem
-
kijk alle agenda-items van de afgelopen tijd door: let op overgebleven acties, gegevens voor het archief enz.
-
kijk de agenda door voor de komende tijd, zowel korte als lange termijn. Noteer eventuele acties op uw takenlijst.
-
maak uw hoofd leeg: noteer alles wat er in u opkomt en plaats dit in de juiste map in je systeem (takenlijst, projectenlijst, later, misschien enz)
-
werk de takenlijst door: markeer voltooide taken als voldaan en noteer eventueel nieuwe taken
-
werk de ‘wachten op’ map door: markeer voltooide items als voldaan en noteer in de takenlijst voor elk item waar u actie moet ondernemen
-
werk de projectenlijst door: evalueer de stand van zaken. Noteer de eerstvolgende acties in uw takenlijst.
-
werk de mappen later en misschien door. Zijn er acties of projecten nu actueel dan plaatst u deze in de juiste map.
-
bekijk elke relevante checklist die u maakte en noteer mogelijk eerstvolgende acties in de takenlijst of punten in een van de andere mappen.
-
verwijder alles dat u niet meer nodig heeft. Twijfel u of verwijderen verstandig is, plaats het dan in het archief.
• De tijd die nodig is voor het wekelijks onderhoud is per persoon verschillend, maar denk aan circa 1 à 2 uur. Er zijn allerlei redenen te bedenken waarom u die tijd niet hebt en het wekelijks onderhoud erbij inschiet. Zonder wekelijks onderhoud is er echter geen overzicht, geen helderheid en geen betrouwbaar systeem. De beloning voor de tijd die u investeert in het wekelijks onderhoud is een opgeruimd gevoel en compleet overzicht over alle activiteiten.
RSS feed Commentaar
