MedischOndernemen.nl

Risicomanagement in de medische praktijk

Praktijkeigenaren die weten wat zij willen en werk maken van het benoemen van gevaren, kunnen alle bedreigingen de baas. Want juist bij risicomanagement geldt: het grootste risico voor de onderneming is de ondernemer zelf.

Door Koosje de Beer

Wie onderneemt, neemt risico. Medische ondernemers hebben daarbij nog een extra zorg: de veiligheid van hun patiënten. Tegelijkertijd zijn zij niet opgeleid als risk manager, met alle risico’s van dien. Praktijkeigenaren daarentegen die weten wat zij willen en werk maken van het benoemen van gevaren, kunnen alle bedreigingen de baas. Want juist bij risicomanagement geldt: het grootste risico voor de onderneming is de ondernemer zelf.

In een grote tandartspraktijk met twaalf kamers gaat de compressor stuk. De praktijk ligt een halve dag stil. Het verlies aan omzet wordt op 7200 euro geschat. Vanzelfsprekend moeten het personeel en de andere vaste kosten gewoon betaald worden. Ondernemen is risico’s nemen. Dit is een voorbeeld van een risico dat wordt gelopen wanneer de continuïteit van een onderneming op het spel staat, maar als medisch ondernemer kent u ook andere risico's: financiële risico’s, risico’s rondom uw aansprakelijkheid als zorgverlener of werkgever, maar ook risico’s veroorzaakt door falende automatisering.

Risicomanagement medische praktijk

“Risicomanagement heeft eigenlijk te maken met het opvangen van voorspellingen die hopelijk niet uitkomen”, zegt Frank Brusche werkzaam als adviseur binnen VvAA Business Care. “Allereerst adviseer ik alle medische ondernemers de bedrijfsmatige processen binnen de praktijk in kaart te brengen en te inventariseren welke risico’s daaraan verbonden zijn. Hoe zit het met mijn aansprakelijkheid als er iets fout gaat? Hoe actueel zijn mijn protocollen om de veiligheid van patiënten en medewerkers te waarborgen? Loop ik niet het risico dat een verhuurder mij op korte termijn op straat kan zetten? Het zijn zomaar een paar voorbeelden in de bedrijfsvoering die je als praktijkeigenaar wel scherp moet hebben.”

Pas wanneer duidelijk is welke ondernemersrisico’s er zijn, wordt het mogelijk een besluit te nemen om deze risico’s al dan niet af te dekken. Bij sommige risico’s spreekt het bijna vanzelf dat je ze moet uitsluiten. Het zal iedere ondernemer duidelijk zijn dat een eigen pand tegen brand moet zijn verzekerd. Brusche: “Maar ik vraag me af in hoeverre praktijkeigenaren regelmatig hun brandblusinstallatie laten inspecteren. Mensen staan er niet altijd bij stil dat een kapotte brandblusser evengoed een risico inhoudt voor patiënten, personeel en de ondernemer zelf.”

Ken uzelf

“Behalve het inventariseren van risico’s is het bij risicomanagement van belang dat een medische ondernemer achterhaalt wat hij of zij eigenlijk wil en belangrijk vindt”, zegt Koert van de Berg van organisatieadviesbureau OVCD. “Iedereen is uniek: de een wil drie dagen werken, iemand anders het liefst vijf. De een doet met plezier de boekhouding op zondag, de ander heeft er een hekel aan. Al deze voorkeuren hebben invloed op het functioneren van de onderneming en de risico’s die de ondernemer loopt.”

Te vaak merkt Van de Berg, zelf getrouwd met een tandarts, dat medische ondernemers zich laten leiden door successen van anderen of door mooie vergezichten die ze worden voorgespiegeld. “Dat een collega met gemak een grote praktijk leidt, wil niet zeggen dat jij dat ook kunt of moet willen.”

Wie aan de slag gaat met risicomanagement, moet beseffen dat de grootste stimulans maar tegelijkertijd ook het grootste risico uiteindelijk bij de ondernemer zelf zit. En dat geldt zeker voor medici die meer dan andere beroepsgroepen handelen op basis van vertrouwen volgens Van de Berg. “In de behandelkamers wordt zeer professioneel gewerkt en zit de medicus er bovenop. Dat zou een medische ondernemer ook buiten de behandelkamers moeten doen. Wanneer een praktijkeigenaar de bedrijfsbankpas aan een assistent geeft om alle financiën mee af te handelen, vind ik dat een voorbeeld van een niet goed ingericht administratief proces. Binnen de zorg mag best wat bedrijfsmatiger worden gedacht en gewerkt. Dat leidt in veel gevallen ook tot lagere kosten.”

Vizier op de toekomst

Awin Viskil is implantoloog en één van de vijf maten in de maatschap van tandartsenpraktijk Carabelli. In de praktijk met twaalf behandelkamers werken elf zelfstandige tandartsen. Twee mondhygiënistes en twee preventieassistenten staan op de loonlijst. “Bij de start van de praktijk in 2002 was ons doel om onze vakinhoudelijke kwaliteiten optimaal te benutten. Voor de patiënt wilden we de best mogelijke zorg en voor onszelf zoveel mogelijk plezier in het werk. Daarom hebben we gekozen voor een grotere organisatie. Zo ontstond er ruimte voor meer personeel en konden wij ons als maten op onze verschillende specialismen richten.”

Om de gezondheid van medewerkers en patiënten te waarborgen zijn er binnen Carabelli verschillende protocollen waar iedereen zich aanhoudt. Ook preventief zijn maatregelen genomen om iedereen zo veilig mogelijk te laten werken. Op het financiële vlak hebben de maten van Carabelli eveneens risico’s geschat en keuzes gemaakt. Niettemin bleek in de loop van de tijd dat de kwaliteit van zorg tot tevredenheid stemde, maar dat de omzetten weinig winst lieten zien. De vraag drong zich op hoe de bedrijfsvoering efficiënter kon. De meningen binnen de maatschap hierover liepen uiteen. Viskil: “Over de te volgen nieuwe koers van de praktijk waren we het over een ding eens: er moest wat gebeuren, maar wat? We merkten dat het management te veel tijd ging kosten en daardoor minder werkplezier opleverde. Na advies te hebben ingewonnen, hebben we besloten om de bedrijfsvoering deels uit te besteden aan een zakelijk manager.”

Versloffen risicomanagement medische praktijk

Bij de start van een onderneming worden risico’s volgens Frank Brusche van VvAA meestal wel goed in kaart gebracht. Na de aanvangsfase komt het vaker voor dat ondernemers het risicomanagement in de waan van alledag laten versloffen. “Ondernemers reageren dan niet meer adequaat op veranderingen. Wet en regelgeving rondom arbeidscontracten verandert bijvoorbeeld regelmatig. Dan is het wel zaak om contracten hierop aan te passen. Ook als het gaat om veiligheidsprotocollen, verzekeringen of service level agreements met leveranciers is het belangrijk om periodiek alles te controleren.”

Tandarts Fangky Lim, eigenaar van praktijk De Blauwe Leeuw met twee assistentes, een preventieassistente en een receptioniste in dienst, noemt ‘personeelsbeleid’ als lastig aspect binnen een praktijk om te managen. “Dat hoor ik ook veel van collega’s. Assistenten neem ik eerst een half jaar, vervolgens een jaar en daarna pas vast in dienst. Toch sluit dit niet alle risico’s uit. Als beginnend praktijkeigenaar kreeg ik te maken met de zwangerschap van mijn assistente en dat zorgde direct voor operationele problemen. Een goede nieuwe assistente is er niet zomaar.” Nu haar praktijk is gegroeid, heeft Lim naar aanleiding van deze ervaring besloten dit risico niet meer te nemen. “Nu het financieel verantwoord kan, kies ik voor meer personeel en minder winst. Dat scheelt veel stress.”

Aanlooprisico’s

De praktijk van Fangky Lim is gehuisvest in een historisch pand in Dordrecht dat casco werd opgeleverd. Haar risicomanagement begon eigenlijk al voor de koop. “Ik heb mijn praktijkruimte pas gekocht nadat ik de vergunning kreeg om mijn praktijk erin te vestigen met de indeling die ik voor ogen had. Vervolgens heb ik verschillende scenario’s door laten rekenen met als basis alle voorspelbare kosten en voorzichtig ingeschatte dagomzetten.” Ook direct na de opening van de praktijk bleef Lim naast de zorg voor haar eigen patiënten, waarnemen voor andere tandartsen om verzekerd te zijn van een vast inkomen. Na een maand of vier kon zij zich volledig richten op De Blauwe Leeuw. Een grote verrassing was die snelle groei overigens niet. “Van tevoren had ik uitgezocht dat er in de regio Dordrecht en omgeving een tekort aan tandartsen was. We zijn voor mijn praktijk verhuisd. Eerst woonden we in Amsterdam, maar daar durfde ik het niet aan.”

Zeker in het begin van haar praktijkvoering nam Lim financieel zo min mogelijk risico. “Hoewel het niet klantvriendelijk is, liet ik alle patiënten het eerste jaar pinnen. Ik wilde niet het gevaar lopen dat mijn behandelingen niet vergoed zouden worden. Doordat ik dit duidelijk uitlegde, hadden mensen hier begrip voor. Nu sluit ik steeds vaker contracten met verzekeraars om direct via VECOZO te kunnen declareren.”

Onafhankelijk advies

Zowel Awin Viskil als Fangky Lim hebben voor de bedrijfsmatige kant van de praktijkvoering zich laten adviseren door onafhankelijke raadgevers. Een keuze waarvan beiden zeggen geen spijt te hebben. “Hoewel ik niet voor eigen parochie wil preken, merk ik dat de gesprekken die ik als onafhankelijke sparringpartner op organisatorisch vlak voer, meestal erg verhelderend werken”, zegt Koert van de Berg. “Het helpt problemen te benoemen zodat de ondernemer bewust de keuze kan maken risico’s wel of niet te nemen. Daarbij raad ik zelfstandige medici ook altijd aan om het er met collega’s over te hebben. Door te horen hoe anderen het doen, doe je voor jezelf ideeën op.”

Wie proactief met praktijkmanagement en daarmee risicobeheersing bezig is, heeft een voorsprong op collega’s die dat niet doen, is de stellige overtuiging van Frank Brusche. “De zorgmarkt verzakelijkt. We zien dat de overheid steeds vaker een prijskaartje wil gaan hangen aan de kwaliteit van de verleende zorg. Ook patiënten en leveranciers verwachten een professioneel opgetuigde organisatie. Dat kan alleen als de praktijkeigenaar, en dat geldt zowel voor solisten als ondernemers van grotere zorgcentra, grip op de bedrijfsvoering heeft. Daarom alleen al kun je niet om risicomanagement heen.”

Commentaar (0)

RSS feed Commentaar

Schrijf commentaar

Email Naam Website		Commentaar kleiner | groter
		Versturen via email (Alleen voor geregistreerde gebruikers) Ik heb de voorwaarden gelezen en ga akkoord met de voorwaarden gebruikers voorwaarden. Geef commentaar