Tijd besparen door facturen te scannen

vrijdag 9 november 2018
timer 3 min
Het betalen van facturen kan een langdradig en foutgevoelig proces zijn. Dit is zeker het geval wanneer je ervoor kiest om de facturen één voor één te betalen via internetbankieren. Gelukkig bieden de meeste accountants hiervoor een oplossing. Deze oplossing heet “scan en herken”.

Wat is scan en herken?
Scan en herken is een proces waarmee je jouw binnengekomen facturen geautomatiseerd kan betalen. Het proces bestaat uit een paar stappen, namelijk:

 

Jij scant jouw binnengekomen facturen in;
Jij mailt de facturen naar jouw accountant;
Jouw accountant plaatst de facturen in een batchbestand (SEPA-bestand genoemd);
Jij uploadt het batchbestand naar jouw internetbankierenomgeving;
Jij geeft 1 betaalopdracht waarmee alle facturen betaald worden.

 

Hoe bespaart het tijd?
Normaliter zou je bij iedere factuur de gegevens van de ontvanger én het geldbedrag moeten invoeren. Dit hoeft met de scan en herken werkwijze niet meer.

 

Jouw accountant verzamelt de facturen die jij scant en bundelt ze in één bestand. Door het batchbestand te uploaden, worden de gegevens van alle gescande facturen automatisch in jouw internetbankierenomgeving ingevuld.

 

Waardoor is dit minder foutgevoelig?
Wanneer je jouw facturen één voor één via internetbankieren betaalt, loop je het risico dat je dubbele betalingen uitvoert. Je kan gemakkelijk bijvoorbeeld een betalingsherinnering aanzien voor een factuur die je al eerder betaald hebt.

 

Als je gebruik maakt van de scan en herken werkwijze, is de kans op dubbele betalingen zeer klein. De reden hiervoor is dat de kenmerken van de geüploade facturen worden vergeleken met de kenmerken van eerder verrichte betalingen.

 

Als het blijkt dat de kenmerken van de geüploade facturen veel overeenkomsten vertonen met de kenmerken van eerder betaalde facturen, dan zal jouw accountant ervoor zorgen dat ze niet in het batchbestand terechtkomen.

 

Is deze werkwijze duurder?
De kosten voor het hanteren van de scan en herken werkwijze zijn normaliter niet veel hoger dan wanneer jouw accountant op het eind van het jaar jouw boekhouding bijwerkt. De reden hiervoor is dat jouw accountant, tijdens het verwerken van de facturen, ze ook meteen inboekt in zijn administratie. Hierdoor is jouw boekhouding op het eind van het jaar vrijwel compleet waardoor jouw accountant achteraf niet zoveel werk meer hoeft te verrichten om jouw jaarrekening op te stellen.

 

Roberto Lamsberg licht in een filmpje uit hoe het werkt. Bekijk deze hier.

 

Roberto Lamsberg

Dit artikel is geschreven door DCManagement.

DCManagement is dé sparringpartner voor praktijkhouders van mondzorgpraktijken!

Klik hier om naar de website van DCManagement te gaan.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Tijd besparen door facturen te scannen

Lees verder - met dit thema

all_inclusiveAchtergrondartikel

Personeelsdossier en dossieropbouw: Nooit te laat om mee te beginnen

26 mrt om 12:56 uurtimer4 min

Een goed opgebouwd personeelsdossier kan doorslaggevend zijn bij een conflict of als je ontevreden bent over…

Lees verder »
flash_onNieuws

Cao Huisartsenzorg 2024-2025 vastgesteld

21 mrt om 13:19 uur

De Cao Huisartsenzorg regelt de arbeidsvoorwaarden voor het ondersteunend personeel binnen de…

Lees verder »
flash_onNieuws

Zes essentiële onderdelen van de arbeidsovereenkomst

14 mrt om 13:00 uurtimer4 min

Een arbeidsovereenkomst opstellen is meer dan een kwestie van kiezen. Je moet namelijk wel weten wat de…

Lees verder »
person_outlineBlog

Grip op verzuim in de zorg: Hoe zetten we het dalende ziekteverzuimpercentage door?

7 mrt om 16:06 uur

De zorg blijft één van de meest veeleisende sectoren om in te werken. Werknemers verzorgen dagelijks talloze…

Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Een veilige werkomgeving creëren? Vier handvatten voor de praktijk

26 feb om 14:00 uurtimer5 min

Een veilige werkomgeving creëren. Het is een van dé topics van het afgelopen jaar in de media en maatschappij:…

Lees verder »
Christel van der Horst (relatie-expert en trainer) en Jeroen Hindriks (seksuoloog en trainer)(Foto: Roderique Arisiaman)
person_outlineBlog

‘Het grote 9-tot-5-taboe’ biedt een frisse kijk op intimiteit op de werkvloer

12 feb om 16:00 uurtimer6 min
‘Het grote 9-tot-5-taboe’ van Christel van der Horst en Jeroen Hindriks beschrijft een positieve manier van omgaan…
Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Tandarts Rob Kuypers en adviseur Mascha van Wermeskerken: 'Kuypers Mondzorg is klaar voor de toekomst'

20 dec 2023 timer5 min

Rob Kuypers, eigenaar van Kuypers Mondzorg, runde ruim dertig jaar een bloeiende tandartspraktijk binnen een…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Een positief gezonde organisatie worden: welke stappen zet je in de praktijk?

29 nov 2023 timer5 min

Voor de invoering van het model ‘positieve gezondheid’ in de praktijk is het belangrijk dat je de filosofie ook…

Lees verder »