Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: ‘Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn’
Je bent interim-praktijkmanager en ondersteunt samenwerkingsprojecten. Adviseer je ook welke vorm van management nodig is?
Linda Tolsma: ‘Ja, ik heb hiervoor een menukaart voor mijn praktijkhouders gemaakt, met taakgebieden en bijbehorende taken. Ik presenteer op die manier alle mogelijke ingrediënten die bij de taakgebieden horen, zodat praktijkhouders kunnen zien waar het over gaat.'
'Je kijkt dan naar de competenties die een praktijkmanager meebrengt en hoe die aanvullend zijn op de competenties die in een praktijk al aanwezig zijn. Als de huisarts zelf al een kei is in personeelsmanagement, heb je misschien meer aan iemand die goed is in financieel- of kwaliteitsmanagement.’
Is het voor huisartsen niet heel lastig te bepalen welke vorm van praktijkmanagement nodig is?
‘Ik merk dat veel huisartsen die voor het eerst kiezen voor praktijkmanagement, vaak met een algemene hulpvraag komen: ‘Ik kan het niet meer redden, wat moet ik doen?’, ‘Welke personeelsuitbreiding hebben we nodig?’ Of ze hebben hele praktische vragen als: ‘Ik zoek iemand die me helpt met onze personeelsproblematiek.’
‘Welke behoefte aan management er nodig is, hangt af van de voorkeur van de praktijkhouder en de situatie in de praktijk. Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn. Wat is de behoefte van de populatie en wat moet je als huisarts bieden? Daarvoor zijn geen harde criteria: het is afhankelijk van het werk dat de praktijkhouder uit handen wil geven en de mogelijkheden van de praktijkmedewerkers.’
Naast thema’s als financiën, kwaliteit, personeel of facilitair moet je ook bepalen of er operationeel, tactisch of strategisch praktijkmanagement nodig is. (Zie ook: Functiebeschrijving praktijkmanager in nieuwe FWHZ) Is dat ook niet lastig?
‘De cao is gericht op de hoogte van de salarissen. Daarin staat alleen hoe de poppetjes in een bepaalde functie kunnen worden ingedeeld. Dat zegt niet zoveel over wat je feitelijk doet in de praktijk. Voor praktijkhouders is bij die keuze de schaalgrootte het meest onderscheidend voor de inzet van een praktijkmanager: binnen de praktijk, binnen de huisartsengroep of ook daarbuiten? Als de uitvoerende taken in de praktijk al goed belegd zijn, of als er sprake is van veel problemen in de praktijk, kan ook sprake zijn van strategische ondersteuning door de praktijkmanager.’
Welke vaardigheden komen kijken bij de drie niveaus?
‘Bij de taakverdeling kijk je naar wat de praktijkhouder het beste en het minste ligt en zoek je een praktijkmanager die daar een goede aanvulling op is. De complexiteit bepaalt vervolgens het niveau. Je bepaalt dus eerst wat je vindt dat nodig is om de praktijk goed te laten draaien. Als je bijvoorbeeld effectief declareren belangrijk vindt, dan zou je daar een zwaargewicht op kunnen inzetten. Als je wilt dat alles in de praktijk strak geregeld is, heb je misschien iemand nodig die veel organisatiekracht in zich heeft. Als je een praktijk wilt zijn voor en door mensen, dan heb je meer iemand met zachte kwaliteiten nodig, een mensenmens.’
‘Je begint altijd te kijken welke mensen er al in een praktijk zijn en wat zij kunnen. En vervolgens: wat hebben we er voor over. Een voorbeeld: bij communicatie op operationeel of strategisch niveau kan het kostenplaatje best verschillen. Het is maar net wat de praktijkhouder het belangrijkste vindt, het is immers zijn of haar bedrijf.’
Lukt het altijd om het juiste niveau praktijkmanager te bepalen?
‘Op dit moment stromen veel mensen vanuit de huisartsenpraktijk door en die hebben niet altijd alles in huis. Mensen die doorstromen vanuit praktijkondersteuning leren vaak iets bij over personeels- of kwaliteitsmanagement. Met een cursus praktijkmanagement van een paar dagen leer je niet alles zoals in een studie management van een paar jaar. Mensen met een managementachtergrond hebben dus vaak een meer gevulde rugzak.’
‘In de praktijk wordt vaak niet geredeneerd vanuit de behoefte van de praktijk, maar wat het aanwezige personeel kan en de rest doet de praktijkhouder zelf. Dat is bedrijfskundig geen ideale situatie. Een voordeel kan zijn dat de zorgmedewerkers het primaire proces van binnenuit kennen. In de nieuwe maatschap waar ik werk, blijken de competenties heel aanvullend te zijn. De ene huisarts doet graag ICT, de ander financieel management en de volgende personeelsbeleid. Dan kijk je wat er al is, wat er aan ondersteuning nodig is en wat de praktijkmanager goed kan.’
Tegenwoordig moeten praktijkmanagers ook sterk zijn in personeelsmanagement. Is dat geen vak apart?
‘Personeel begeleiden moet echt onderdeel zijn van de cultuur. Daarbij is vertrouwen en veiligheid ook heel erg belangrijk, evenals goede bereikbaarheid. In veel praktijken is iedereen zo druk, dat mensen langs elkaar heen leven. Dan ontbreekt het vaak aan tijd om de belangrijke dingen goed door te spreken.’
‘Zeker bij de krappere arbeidsmarkt is het belangrijk dat de praktijk goed voor het personeel zorgt, zodat het personeel ook zo optimaal mogelijk ingezet kan worden. Het personeel heeft dus aandacht nodig, maar dat gebeurt niet in alle praktijken. Bekijken hoe iemand zich het beste kan ontwikkelen is iets anders dan alleen nascholing aanbieden.’
Drie tips van Linda Tolsma om het profiel van de praktijkmanager te bepalen:
- Ga uit van de behoefte van de praktijkhouder. Welk werk wil hij/zij graag uit handen geven en wat niet?
- Denk na over wat je uit handen wilt geven en over welk resultaat je dan verwacht. Is dat voornamelijk uitvoerend (operationeel), of ook meedenkend over het hoe (tactisch) of zelfs welke keuzes er worden gemaakt (strategisch)?
- Besef dat een praktijkmanager iets kost, maar door meer aandacht aan effectief declareren, efficiënt inkopen of het verbeteren van processen kan deze ook geld besparen.
Linda Tolsma helpt de eerstelijnszorg organiseren door interim praktijkmanagement en (samenwerkings-)projecten in en met de huisartsenzorg. (Zie: www.tollinadvies.nl ). Tolsma schrijft blogs bij MedischOndernemen. Ze schreef onder meer ‘De managementtaken, wie doet wat?’
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Huisarts Annemieke Commissaris zoekt maat voor ‘positief gezonde’ praktijk: ‘Rust en ruimte voor langdurige relatie met patiënt’
11 apr om 15:15 uur 5 minHuisarts Annemieke Commissaris plaatste onlangs een oproep op LinkedIn voor een maat, om samen als…
Onderzoeker Nico Verhoef: ‘Ongeveer 40 procent van de huisartsen heeft burn-outklachten’
10 apr om 15:00 uur 6 minOud-huisarts Nico Verhoef onderzocht voor zijn proefschrift hoe burn-out bij huisartsen ontstaat en wat de…
Charlotte van den Wall Bake over teambinding en veilige werkomgeving: ‘Maak tijd, ga de dialoog aan en begin van onderop’
5 apr om 11:19 uur 5 minPraktijkhouders en praktijkmanagers doen er goed aan om over het onderwerp grensoverschrijdend gedrag na te…
Grensoverschrijdend gedrag: twee keer geel is rood
3 apr om 11:30 uur 4 minZowel de oude- als de nieuwe (sociale) media staan momenteel bol van artikelen over grensoverschrijdend gedrag…
‘What happens when you stop micro-managing’
27 mrt om 15:30 uur 4 minOp LinkedIn gaat een filmpje rond. Zeven paarden staan klaar voor een race. Het startschot klinkt, en één werpt…
Uw werknemer meldt zich ziek. Wat nu?
27 mrt om 15:00 uur 4 minAlle bedrijven krijgen er wel eens mee te maken: een zieke werknemer. Waar moet u als werkgever allemaal…
Personeelsdossier en dossieropbouw: Nooit te laat om mee te beginnen
26 mrt om 13:00 uur 4 minEen goed opgebouwd personeelsdossier kan doorslaggevend zijn bij een conflict of als je ontevreden bent over…
Cao Huisartsenzorg 2024-2025 vastgesteld
21 mrt om 13:19 uurDe Cao Huisartsenzorg regelt de arbeidsvoorwaarden voor het ondersteunend personeel binnen de…
Reactie toevoegen