Te veel agendapunten tijdens een vergadering? 4 tips

donderdag 22 december 2016
timer 2 min
Je kent het wel: een vergadering die eens in de maand of zelfs eens in het halfjaar is en waarin veel besproken moet worden. Je stapt naar buiten met een ontevreden gevoel. Alles is even besproken, maar nooit diepgravend genoeg en nergens is écht tijd voor.

Er zijn veel doelen in deze vergadering zoals informatie uitwisselen over de organisatie, ervaringen delen, de financiën bespreken of een nieuw jaarplan maken. Wat kan je hieraan doen?

 

Optie 1: Maak een agenda met een strakke tijdsplanning

Maak de agenda voor de vergadering op aan de hand van of het belangrijk en/dringend is. Oftewel: moet dit als agendapunt besproken worden? Is het belangrijk genoeg om tijd aan te besteden of kan het ook als mededeling toegestuurd worden? De punten die je echt belangrijk vind bekijk je op urgentie. Zijn ze dringend genoeg zijn om nu te  bespreken? Zo niet: schuif ze naar de volgende vergadering. Dan heb je waarschijnlijk ook  meer informatie.


Optie 2: Vaker vergaderen

Last een extra vergadering in en kijk of het daarmee opgelost is, of dat het een structureel iets is. Hebben jullie structureel te veel agendapunten voor de tijd die ervoor staat? Dan kan je dus ook structureel vaker gaan vergaderen. Kies hier bewust voor.

 

Optie 3: Langer vergaderen

Een uur extra geeft al heel veel ruimte om de belangrijke en dringende agendapunten te  bespreken. Is dit eenmalig nodig of is het structureel? Kies ook hier bewust voor.


Optie 4: Kies elke vergadering een speerpunt

Bijna iedere vergadering heb je een halfuurtje voor andere dingen en voor de rest van de vergadering kies je één van de hoofdpunten: het speerpunt van deze vergadering. Als je kiest kan je het inhoudelijk goed behandelen en geef je iedereen tijd om kennis en ervaring over het gekozen agendapunt te delen. Je maakt een goed afgewogen besluit dat diepgravend besproken is. Het nadeel is natuurlijk dat je de andere punten niet of nauwelijks bespreekt.

 

Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Ga naar  www.vergaderendoejezo.nl  voor het aanvragen van het gratis e-boekje ‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

mic_external_onInterview

Willy van der Wind op de Dag van de Praktijkmanager: ‘Conflicten oplossen door de roze olifant bespreekbaar te maken’

1 mei om 11:15 uurtimer6 min
Willy van der Wind, oprichter van Mediation & Meer, is conflictexpert en werkt als registermediator in de…
Lees verder »
Huisarts Wietske Jacobs (Eigen foto)
mic_external_onInterview

Huisarts stuurt SOS: ‘Een duurzame, instapklare praktijk waar we het verschil kunnen maken’

22 apr om 10:30 uurtimer6 min

Huisarts Wietske Jacobs (44) maakte in 2018 de sprong naar het praktijkhouderschap in Den…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Huisarts Annemieke Commissaris zoekt maat voor ‘positief gezonde’ praktijk: ‘Rust en ruimte voor langdurige relatie met patiënt’

11 apr om 15:15 uurtimer5 min

Huisarts Annemieke Commissaris plaatste onlangs een oproep op LinkedIn voor een maat, om samen als…

Lees verder »
Nico Verhoef: ‘Een oplossing voor een dreigende burn-out is ‘job crafting’'
mic_external_onInterview

Onderzoeker Nico Verhoef: ‘Ongeveer 40 procent van de huisartsen heeft burn-outklachten’

10 apr om 15:00 uurtimer6 min

Oud-huisarts Nico Verhoef onderzocht voor zijn proefschrift hoe burn-out bij huisartsen ontstaat en wat de…

Lees verder »
Charlotte van den Wall Bake Foto: Menno van der Veen / The Arrows
mic_external_onInterview

Charlotte van den Wall Bake over teambinding en veilige werkomgeving: ‘Maak tijd, ga de dialoog aan en begin van onderop’

5 apr om 11:19 uurtimer5 min

Praktijkhouders en praktijkmanagers doen er goed aan om over het onderwerp grensoverschrijdend gedrag na te…

Lees verder »
person_outlineBlog

Grensoverschrijdend gedrag: twee keer geel is rood

3 apr om 11:30 uurtimer4 min

Zowel de oude- als de nieuwe (sociale) media staan momenteel bol van artikelen over grensoverschrijdend gedrag…

Lees verder »
person_outlineBlog

‘What happens when you stop micro-managing’

27 mrt om 15:30 uurtimer4 min

Op LinkedIn gaat een filmpje rond. Zeven paarden staan klaar voor een race. Het startschot klinkt, en één werpt…

Lees verder »

Uw werknemer meldt zich ziek. Wat nu?

27 mrt om 15:00 uurtimer4 min

Alle bedrijven krijgen er wel eens mee te maken: een zieke werknemer. Waar moet u als werkgever allemaal…

Lees verder »