Een kleine survivalgids voor leidinggevenden: Zo maak je als manager het verschil

Uit cijfers van het CBS blijkt dat zorgmedewerkers in toenemende mate gebukt gaan onder een hoge werkdruk. Daarnaast is er de groeiende behoefte aan ‘gezien’ en ‘gehoord’ voelen. Bovendien is er een nieuwe generatie werknemers die de werkvloer betreedt, de millenials, die meer dan voorgaande generaties de wens heeft om in dialoog te zijn en te blijven. Hoe houd je het hoofd boven water als leidinggevende met alles wat er speelt en wat er van je wordt verwacht?

Veel gehoorde kreten in de zorg: ‘De rek is er uit’, ’We zijn overbelast’ en ‘De werkdruk is te hoog’. Deels door de krappe arbeidsmarkt, deels door verzuim, deels door corona(-maatregelen) en deels doordat takenpakketten veranderen. Dat heeft zijn weerslag op de patiënt, op de teamsfeer en op jou als leidinggevende. Het is dus zaak dat jij je rol en functie goed invult, want jij kunt het verschil maken.

Intern dilemma

Daarbij is het allerbelangrijkste dat jij goed voor jezelf zorgt. Er wordt van alles van je verwacht als leidinggevende: medewerkers verwachten een empathische houding, aandacht, begrip, overal een oplossing voor en ook dat je daarnaast ‘gewoon’ je job uitvoert. De meeste leidinggevenden hebben ook een thuisfront die het nodige van je verwacht(en). Bij velen leidt dit tot een intern dilemma.

Beide rollen perfect uitvoeren blijkt niet altijd haalbaar. Wees eerlijk naar jezelf: wat wil je en wat wil je niet of niet meer? Is dat haalbaar? En zo ja, wat is ervoor nodig om dat voor elkaar te krijgen? Maak keuzes, anders is de kans groot op een schuldgevoel. Wanneer je jezelf in dit beeld herkent en je merkt dat je eronder gebukt gaat, kijk dan wie jou hierin kan begeleiden.

Zelfzorg

Behalve loslaten, relativeren en het aangeven van je grenzen is het ook van groot belang dat je voor jezelf zorgt. Neem pauzes, zorg voor een goede nachtrust en voor voldoende oplaadbronnen. Uit onderzoek van de Belgisch hoogleraar prof. dr. Theo Compernolle blijkt het cruciale belang van pauzes. Hij stelt dat we een denkend brein en een archiverend brein hebben. De hele dag krijg je als leidinggevende, maar ook als ouder en als partner, prikkels binnen: dingen die moeten, zaken die mensen aan je vragen, iets dat je ziet gebeuren, iets dat je leert, een email die je ontvangt enzovoort.

Volgens Compernolle is het essentieel om deze prikkels te verwerken. Doe je dat niet, dan wordt het heel vol in je brein en is er onvoldoende ruimte voor je ‘denkend brein’ om effectief te zijn. Dit komt omdat je ‘archiverend brein’ niet de tijd heeft genomen om de indrukken te verwerken. Het gevolg is dat je minder goed functioneert. Hij raadt daarom aan om te werken in ‘batches’: bij voorkeur werk je 45 minuten aaneengesloten aan een opdracht en neem je daarna 5 minuten pauze. En een pauze is: geen mobiel! Ga bij voorkeur naar buiten, even niets doen en goed ademhalen. Ik weet dat dit niet altijd haalbaar en toepasbaar is in een medische praktijk. Kijk naar wat wél kan.

Voldoende nachtrust

Naast het belang van pauzes is nachtrust ook een essentiële factor voor jouw welzijn. Zorg voor 7 tot 8 uur nachtrust. Om de kwaliteit van je nachtrust te bevorderen is het zaak om een uur voordat je gaat slapen geen ‘nieuwe prikkels’ binnen te krijgen. Kijk ook niet op schermen, die door het ‘blauwe’ licht je melatonine spiegel in de war gooien. Wanneer je televisie kijkt, of bezig bent op een tablet, computer of mobiele telefoon, krijg je niet alleen nieuwe prikkels binnen, het licht verstoort ook je melatonine-spiegel. Ga de was opvouwen, een boek lezen of iets anders dat je weinig hersenactiviteit kost.

Maak ook voldoende tijd voor activiteiten die jou energie geven. Voor de een is dit sporten, voor een ander is dit gezelligheid met vrienden, een hobby of een huisdier. Ook kun je opladen van bijvoorbeeld autonomie in je functie en support van je team of het ontvangen van complimenten. Daarnaast spelen vaardigheden en eigenschappen een belangrijke rol bij het opladen, zoals extraversie, optimisme en weerbaarheid. Als je dit allemaal toe past, dan ben al een aardig eind op weg. Daarnaast zijn er nog andere zaken die een positieve invloed hebben op het effect van jouw rol als leidinggevende.

Stimuleer verbinding in het team

Een daarvan is het stimuleren van de onderlinge verbinding. De laatste tijd kom ik net iets te vaak bij praktijken die omwille van tijdwinst, of gebrek aan motivatie of door coronamaatregelen, niet of veel minder tijd maken van teamoverleg. Intens zonde, want de onderlinge verbinding is de smeerolie van de praktijk. Als jouw medewerkers zich gezien en gehoord voelen dan is dat het fundament voor de praktijk. Dan krijgen ze het vertrouwen dat ze ertoe doen, dat ze fouten mogen maken (in plaats van ze te verdoezelen) en dat ze een mening mogen hebben. En jij speelt hierbij een cruciale rol: moedig je teamleden aan zich te uiten, stel vragen, laat de ander uitspreken en reageer respectvol op iedere mening.

Als de klad gekomen is in de dagstart of in het teamoverleg, blaas het dan weer nieuw leven in. Medewerkers moeten zich kunnen uiten, onderling verbinden en zich betrokken voelen tot elkaar en de praktijk. Het is jouw verantwoordelijkheid om de onderlinge dialoog op gang te brengen en te houden. Doe je dat niet, dan kan dat resulteren in ruis of erger nog in eilandjes binnen de praktijk of zelfs een verziekte sfeer.

Duidelijk en daadkrachtig

Verder is het essentieel dat je duidelijk bent. Zorg dat jouw teamleden weten wat ze van je kunnen verwachten en wat niet. Wees daadkrachtig. Het is een open deur, maar oh zo belangrijk: vertel wat je doet en doe wat je zegt. Sta open, wees aanspreekbaar. Doe dat met een spreekuur of maak regelmatig een rondje door de praktijk. Stel vragen, wees oprecht geïnteresseerd. Luister met al je zintuigen en maak tijd voor een gesprekje. Draai niet om zaken heen: zeg waar het op staat, uiteraard op een respectvolle en opbouwende wijze.

Vriendelijkheid en duidelijkheid kunnen hand in hand gaan. Leidinggevenden denken vaak dat als ze duidelijk zijn, het team ze niet meer aardig vindt. Uit diverse onderzoeken blijkt dat medewerkers juist behoefte hebben aan duidelijkheid. Als ze weten waar ze aan toe zijn, kunnen ze verder kijken. Als ze dat niet weten, gaan ze zelf dingen invullen, die niet altijd overeenkomen met de werkelijkheid. Wees er dus op tijd bij met informeren en probeer geen allemansvriend te zijn.

Dit is een verkorte weergave van ‘Een kleine survivalgids voor leidinggevenden’. Lees het volledige artikel in MedischOndernemen 4 2021 of op het platform MO Plek bij het PraktijkmanagersNetwerk