Te veel agendapunten tijdens een vergadering? 4 tips

Er zijn veel doelen in deze vergadering zoals informatie uitwisselen over de organisatie, ervaringen delen, de financiën bespreken of een nieuw jaarplan maken. Wat kan je hieraan doen?

Optie 1: Maak een agenda met een strakke tijdsplanning

Maak de agenda voor de vergadering op aan de hand van of het belangrijk en/dringend is. Oftewel: moet dit als agendapunt besproken worden? Is het belangrijk genoeg om tijd aan te besteden of kan het ook als mededeling toegestuurd worden? De punten die je echt belangrijk vind bekijk je op urgentie. Zijn ze dringend genoeg zijn om nu te  bespreken? Zo niet: schuif ze naar de volgende vergadering. Dan heb je waarschijnlijk ook  meer informatie.

Optie 2: Vaker vergaderen

Last een extra vergadering in en kijk of het daarmee opgelost is, of dat het een structureel iets is. Hebben jullie structureel te veel agendapunten voor de tijd die ervoor staat? Dan kan je dus ook structureel vaker gaan vergaderen. Kies hier bewust voor.

Optie 3: Langer vergaderen

Een uur extra geeft al heel veel ruimte om de belangrijke en dringende agendapunten te  bespreken. Is dit eenmalig nodig of is het structureel? Kies ook hier bewust voor.

Optie 4: Kies elke vergadering een speerpunt

Bijna iedere vergadering heb je een halfuurtje voor andere dingen en voor de rest van de vergadering kies je één van de hoofdpunten: het speerpunt van deze vergadering. Als je kiest kan je het inhoudelijk goed behandelen en geef je iedereen tijd om kennis en ervaring over het gekozen agendapunt te delen. Je maakt een goed afgewogen besluit dat diepgravend besproken is. Het nadeel is natuurlijk dat je de andere punten niet of nauwelijks bespreekt.

Door Carla van den Bos van Vergaderen doe je zo! Ga naar  www.vergaderendoejezo.nl  voor het aanvragen van het gratis e-boekje ‘In 5 stappen naar een leuke (vergader)groep’.