Michael Joosen (Voorpraktijken): ‘Inkoop is een vak. Kennis van de markt is echt noodzakelijk’

maandag 1 februari 2021
Voorpraktijken is een adviesbureau dat sinds 2011 zowel startende als draaiende praktijken ondersteunt bij inkoop en contractbeheer. Het bureau richt zich op 35 aandachtsgebieden bij de facilitaire inkoop. Michael Joosen, directeur van Voorpraktijken, waarschuwt ervoor niet alles aan aannemers over te laten, niet met te veel partijen afspraken te maken en bovendien goed te letten op de algemene voorwaarden. 'Wees alert op de voorwaarden en de kleine lettertjes.'

Michael Joosen, directeur Voorpraktijken‘Startende praktijken moeten allerlei beslissingen nemen, waarbij niet elke adviseur of aannemer per se onafhankelijk is,’ waarschuwt Michael Joosen van Voorpraktijken. ‘Neem de keuze voor een nieuw alarmsysteem. Dan is de verleiding groot om de aannemer daarin vrij te laten, er zijn namelijk al zo ontzettend veel keuzes te maken en deze investering lijkt dan relatief klein. De aannemer maakt dan een opname in het budget voor een systeem van bijvoorbeeld € 3.000. Maar dan weet je helemaal nog niet wat je daarvoor krijgt.’

‘Laat niet alles aan de aannemer over’

‘Eigenlijk moet je dan op zijn minst weten welk merk en type systeem het is, uit welke componenten het bestaat. Is het draadloos of bedraad? En welke eisen stelt de verzekering aan dat alarmsysteem? Dan bestaat ook nog het risico dat je een alarmsysteem krijgt aangeboden van een merk, dat alleen door die ene fabrikant kan worden onderhouden. Dat kan ook betekenen dat je er jarenlang aan vast zit met onnodig hoge jaarlijkse kosten.’

‘Schakel een onafhankelijke inkoper in’

Praktijkhouders kunnen natuurlijk zelf offertes gaan vergelijken en de contracten bestuderen die ze worden voorgelegd, vervolgt Joosen. ‘Maar je kunt ook een onafhankelijke inkoper inschakelen als een freelance bouwbegeleider of een partij als Voorpraktijken. In alle gevallen betekent dat dat je niet op voorhand de offertes van aannemers accepteert. Bij offertes voor de inrichting van een praktijk lijkt een bedrag van € 3.000 niet eens zoveel ten opzichte van de totale begroting.’

‘Maar let op: aan een verkeerde keuze bij de start hangen ook onderhoudscontracten vast en deze kunnen ervoor zorgen dat je jaarlijks het dubbele kwijt bent van wat wij marktconform vinden. Stel dat je jaarlijks € 300 betaalt voor onderhoud van het alarmsysteem en € 350 voor de meldkamer maar met het juiste systeem was dat € 115 voor onderhoud en € 205 voor de meldkamer. Als je dat over de technische levensduur van vijftien jaar uitrekent, dan komt dat neer op bijna € 5.000 weggegooid geld.’

‘Koop technische apparatuur direct bij de leverancier’

Hetzelfde geldt voor de aanschaf van airco- en klimaatsystemen, elektrische schuifdeuren, waterkwaliteitssystemen tot zonnepanelen, stelt Joosen. ‘Sommige aannemers denken mee over wat het beste voor de praktijk is. Helaas zijn er ook mensen die vooral denken aan waar ze de meeste marge op kunnen maken. Vaak kiezen ze dan voor acties, waarbij er voor de aannemer extra provisie in zit.’

‘Wij benadrukken: “Laat aannemers bij voorkeur alleen de uitvoering van het aannemerswerk doen.” De aanschaf van technische apparatuur kun je het beste rechtstreeks via de gespecialiseerde bedrijven laten verlopen, voor bijvoorbeeld klimaatbeheersing, zonnepanelen, verlichting en inbraakalarminstallaties. Met iedere extra schakel loop je het risico dat er 10 of 20 procent marge wordt opgeteld bij de offerte.’

‘Wees ook alert op de voorwaarden en de kleine lettertjes. Ik was bij een praktijk die de airco’s had vervangen en daarmee ongemerkt een onderhoudscontract had getekend voor vijftien jaar. Als je de kleine lettertjes niet leest en onoplettend zo’n contract tekent, dan zit je er echt aan vast.’

'Kennis van wet- en regelgeving is van groot belang’

Ook zijn er speciale regels voor de fiscale aftrekmogelijkheden de aanschaf van warmtepomp-airco’s, die verwarmen en koelen. Michael Joosen: ‘Daarvan kun je alleen gebruik maken als je het systeem binnen drie maanden na opdrachtverstrekking aan de leverancier aanmeldt. Als je dat vergeet, binnen drie maanden, loopt je de aftrek mis. Dat gaat via een simpel formulier op de site van Rijksdienst voor Ondernemend Nederland waarna het aftrekbaar is van je winst. De accountant kan dit ook verzorgen’

‘Of neem de spelregels van overheid en verzekeringen rondom afvalcontainers. Sommige praktijken zijn niet op de hoogte van de plicht tot afvalscheiding, zoals papier en karton. Wij kijken of de afvalverwijdering in zijn geheel wel slim is ingericht. Daarbij is het gebruik van een papiercontainer ook veel goedkoper, dan het niet scheiden van afval. Het gebruik van een papiercontainer scheelt vaak al 40 procent in de afvalverwijderingskosten. Daarnaast zijn de voorschriften van de verzekeringen ook van belang, waarin bijvoorbeeld kan staan dat de container van metaal moet zijn, afsluitbaar en op vijf meter afstand van het pand moet staan.’

‘Acties uit folders zijn niet per se voordeliger’

Praktijkhouders zijn vaak onbewust onbekwaam wat betreft inkoop, is de ervaring van Joosen. ‘Praktijken die daarover weinig kennis hebben, maken fouten en hebben dat vaak niet eens door. Zo zijn praktijkhouders vaak blij met de korting die ze krijgen bij dentale depots, terwijl ze niet weten wat de startprijs is. Pas als je de prijzen en voorwaarden vergelijkt bij vier of vijf depots, zie je pas waar de beste prijzen en voorwaarden te krijgen zijn.’

Joosen ziet ook wel ‘foldertjesgedrag’, waarbij praktijken aanbiedingen uitzoeken en denken dat ze dan goedkoop uit zijn. ‘Er zijn praktijken die een assistente alle folders laten doorkijken, om de aanbiedingen te bestellen. Dat kost de assistente velen uren, evenals de accountant die al die nota’s moet verwerken en er zijn, als het afzonderlijke bestellingen zijn, soms ook verzendkosten. Ook moeten al die dozen worden uitgepakt en ook dat kost tijd. Dan kun je beter één leverancier selecteren en met die partij voor een jaar afspraken maken, bijvoorbeeld door een basisprijs af te spreken en een kortingsstaffel toe te passen op basis van de inkoopomzet.’

‘Kies voor leveranciers die het hele pakket bieden’

‘Sommige praktijken hebben alles goed vergeleken, maar sluiten dan contracten bij vier of vijf leveranciers. Bijvoorbeeld bij beveiliging en brandbeveiliging. Het onderhoud van het alarmsysteem, de meldkamer, de beveiligers die langskomen na een melding, de noodverlichting, brandblussers. Dat hebben praktijken vrijwel altijd bij vier of vijf verschillende leveranciers ondergebracht: een lokale installateur, een landelijke meldkamer, een bedrijf voor de alarmopvolging, de noodverlichting enzovoorts.’

Daartegenover staan bedrijven die het hele pakket kunnen bieden. Joosen pleit voor het zoveel mogelijk samenvoegen van de inkoop van diensten bij zo min mogelijk leveranciers. ‘Als je het pakket bij één partij onderbrengt, scheelt dat gewoon voorrijkosten, hoe goed je ook onderhandelt met al die partijen. Dat gaat snel om zo’n € 60 aan voorrijkosten per contract. Controle van het alarmsysteem en de blussers kan dan in een keer, net als de controle op de noodverlichting. Bovendien scheelt dit ook vele kilometers van de verschillende monteurs. Kennis van de markt is dus echt noodzakelijk. Inkoop is ook een vak. Zonder die vakinhoudelijke kennis zul je echt kansen missen.’

Meer weten?

Lijkt het u interessant om persoonlijk kennis te maken met een adviseur van Voorpraktijken? Vraag dan vrijblijvend een gesprek (online of op de praktijk) aan via info@voorpraktijken.nl of 085-2733566. Meestal ziet de adviseur binnen 5 minuten al honderden euro’s aan kansen en besparingsmogelijkheden.

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.