7 stappen om een productieve teammeeting te leiden

Om een succesvolle en productieve praktijk te krijgen moet jij er als tandarts naar streven om regelmatig een teammeeting te hebben met jouw medewerkers. Het zorgt ervoor dat alle neuzen dezelfde kant op gaan staan en dit zal een grote positieve impact hebben op de medewerkers en de praktijk. Jij zal dus een productieve teammeeting moeten leiden, maar hoe pak je dit aan?

De sleutelwoorden voor een productieve teammeeting zijn structuur en focus. De meeting moet gestructureerd verlopen, zodat de focus op de zaken blijft die waardevol zijn voor de medewerkers en die de meeste impact hebben op de praktijk. De belangrijkste taken zullen gedaan worden en je zult zien dat jouw praktijk explosief gaat groeien.

Hieronder geef ik je een agenda van zeven punten, waarin de grootste uitdagingen die jij tegenkomt in jouw praktijk aan de orde komen. Aan de hand van deze agenda kan jij jouw teammeetings gestructureerd en productief laten verlopen.

• Punt 1: Doe een korte oefening om de meeting te openen (5 min.)

De leider van de meeting vraagt iedereen uit het team om één persoonlijke prestatie en één professionele prestatie van de afgelopen week te delen. Dit is niet het moment voor een discussie, gewoon een mededeling . Zorg dat iedereen uit het team aan de beurt komt. Wanneer je veel medewerkers hebt, kan je de oefening laten uitschrijven op post-its, of een flipboard. Neem de mededelingen vervolgens éen voor één door.

• Punt 2: Review de Scorecards

(Een scorecard, in deze context bedoeld, is met name een prestatie scorecard.  

Een grafische weergave over de voortgang van een onderneming of een werknemer richting een bepaald doel of doelen.

Scorecard (5 min.)

Geef de medewerkers vijf minuten de tijd om zijn of haar scorecard in te vullen. Vraag iedere medewerker of hij of zij op schema ligt met de onderdelen van hun scorecard. Wanneer iemand niet op schema ligt met een onderdeel wordt dit onderdeel doorgeschoven naar het IDO gedeelte van de meeting. In dat onderdeel van de meeting neem je de tijd om de uitdagingen te I dentificeren , te

( be) D iscussiëren en praktische O plossingen te vinden.

• Punt 3: Review de doelen (5 min.)

In aanvulling op de praktijkdoelen zou iedere medewerker zijn eigen doelen moeten hebben om aan te werken. Neem vijf minuten om de praktijkdoelen en de individuele doelen te reviewen en zorg ook in dit onderdeel dat je helder hebt of iedereen op schema ligt met zijn of haar doelen.

• Punt 4: Update patiënten en medewerkers (10 min.)

Nadat iedere medewerker jou een update heeft gegeven van zijn of haar doelen, neem je vijf minuten om een update te krijgen over zaken die betrekking hebben op patiënten en medewerkers. Als een issue direct opgelost kan worden, los het dan op. Wanneer een issue meer tijd vergt, schuif deze dan door naar het IDO gedeelte van de meeting.

• Punt 5: IDO vorige vergadering (5 min.)

Neem vijf minuten om de lopende zaken door te nemen die besproken zijn tijdens het IDO gedeelte van de vorige vergadering. Voeg de zaken die zijn overgebleven toe aan het IDO gedeelte van deze meeting.

• Punt 6: IDO – I dentificeer, D iscussieer en O plossen (30-60 min.)

Vraag iedereen om een minuut te nemen om de drie belangrijkste issues waar ze tegenaanlopen op te schrijven. Geef aandacht aan iedere medewerker en bespreek de issues op hun lijst. Help elkaar om de drie issues te identificeren, bespreekbaar te maken en op te lossen.

• Punt 7: Voordat je de meeting beëindigd, review je de takenlijst zodat iedereen weet wat ze de komende tijd moeten doen.

Goed geoliede teammeetings zorgen ervoor dat de neuzen dezelfde kant op staan en dat de focus blijft op issues die belangrijk zijn voor de medewerkers en de groei van de praktijk.

Ben jij klaar om de productiviteit van jouw tandartspraktijk te verhogen?

Geschreven door Mariette Ham