Mascha van Wermeskerken bij Mondzorgpraktijk Anno Nu: ‘Meters maken met een helder strategisch praktijkplan’

Mascha van Wermeskerken laat tijdens Mondzorgpraktijk Anno Nu (op 9 december) zien hoe je als praktijk een strategieplan maakt: ‘Een strategisch jaarplan op twee A4-tjes’. ‘Als jij binnen je team heel duidelijk je kernwaarden bepaalt, ben je ook in staat om een aantrekkelijk werkgever te worden.’

Mascha van Wermeskerken wijst erop dat veel tandartsen weinig tot geen training krijgen in management, organisatie en leiderschap. Dit vormt een uitdaging voor praktijkhouders die hun praktijk strategisch op de kaart willen zetten en laten groeien. ‘De gemiddelde tandarts die praktijkhouder is geworden, heeft in de opleiding minder meegekregen hoe hij de praktijk moet organiseren of structureren, zaken kan regelen en teams aansturen. Als je er geen verstand van hebt of het niet leuk vindt, wordt het ook lastig om het goed te doen.’

Als zelfstandig high value praktijkmanagement-coach en -adviseur richt Mascha zich op het professionaliseren van praktijken op het vlak van bedrijfsvoering, planning en organisatie, naast het beter laten functioneren van mensen. ‘Als praktijkmanager voor praktijken begon ik in verschillende rollen. Vaak waren het praktijken waar het praktijkmanagement niet goed op orde was. Ik zag dat overal waar ik binnenkwam, praktijken snel vooruitgingen en er snel resultaten zichtbaar waren.’

‘Zet de basis goed neer’

Mascha benadrukt dat tandartspraktijken als natuurlijke systemen functioneren en afhankelijk zijn van succesvolle individuen. ‘Als er iets in verandert, ontstaat er vaak een soort domino-effect, waardoor het in één keer in stort. Dit heeft mij aan het denken gezet, ik ben tools gaan ontwikkelen om de praktijk te versterken. Bijvoorbeeld een jaartraject, waarmee ik praktijken van A tot Z begeleid en in die tijd een Dental Operating System opzet, zoals ik het noem. Daarmee wil ik met die praktijk de basis goed gaan neerzetten, zodat ze niet meer zo afhankelijk zijn van individuen.’

‘Gedeelde visie is vertrekpunt’

Een kernonderdeel van dit proces is het opstellen van een strategisch jaarplan. Van Wermeskerken benadrukt dat het niet voldoende is dat alleen de praktijkhouders een visie hebben: het moet gedeeld worden met het hele team om te zorgen voor effectieve uitvoering. ‘Vaak zeggen praktijkhouders dat ze wel een visie hebben. Dat is mooi, maar weten je mensen dat ook? Als praktijkhouders een toekomstbeeld in hun hoofd hebben en deze niet delen met hun team, wordt het heel moeilijk om die visie te realiseren.’

‘Maak het tastbaar, zodat teamleden als ze jouw beeld lezen, er een gevoel bij krijgen en zich een plaatje van die puzzel kunnen vormen. Dan ga je dus met ze aan de slag om te bepalen: “Oké, als dit over drie jaar is, wat willen we dan over een jaar gerealiseerd hebben? Welke doelen moeten we vervolgens per kwartaal vastleggen?” Als je die visie communiceert met een team, dan is dat dus nog niet met één keer geregeld.’

‘Van jaardoelen naar kwartaaldoelen’

Vervolgens worden korte- en langetermijndoelen bepaald en per kwartaal vertaald naar actiepunten. ‘Een visie is vaak tweeledig. Praktijken willen vaak een groei doormaken, uitbreiden naar een tweede locatie of meer behandelkamers. Ze realiseren zich dan vaak dat ze hiervoor eerst het team op orde moeten hebben, de juiste mensen op de juiste plek krijgen of het praktijkmanagement goed regelen. Het toekomstbeeld van de praktijk is het uitgangspunt. Vervolgens ga je het tastbaar maken door te zeggen: oké, we koppelen daar een visie aan en we gaan een marketingstrategie bouwen. En we gaan onze jaardoelstellingen bepalen en die vertalen we weer naar kwartaaldoelstellingen. Dan maak je het heel concreet.’

‘Deel je visie zeven keer’

Om de uitvoering eenvoudig te houden, raadt ze aan om het jaarplan terug te brengen tot twee A4'tjes en dit visueel te presenteren in de praktijk. ‘Ja, less is more and keep it simple. Met A4'tjes kun je ook zeggen: we hangen het aan de muur en maken het visueel. Als je je visie als praktijkhouder wilt communiceren, dan moet je die wel minimaal zeven keer delen. En niet even tussen neus en lippen door, maar er echt een moment van maken om het te delen. Pas na de zevende keer horen mensen het echt.’

‘Bepaal kernwaarden met het team’

Van Wermeskerken adviseert praktijken om eerst te beginnen met het managementteam en pas daarna het hele team erbij te betrekken. ‘Dan kun je niet alleen als praktijkhouder en praktijkmanager kwartaaldoelstellingen bepalen, maar ook subdoelstellingen binnen het team voorleggen. Het mooiste is als je eigenlijk elk teamlid een doel mee kan geven voor een kwartaal. Zo maak je iedereen onderdeel van het plan. Als jij binnen je team heel duidelijk je kernwaarden bepaalt – hier ben ik van – ben je ook in staat om een aantrekkelijk werkgever te worden.’

‘Juiste mensen op de juiste plek’

‘Mijn advies is dus: betrek je team erbij als je je kernwaarden bepaalt. Dan wordt ook duidelijk voor teamleden of ze zich bij die waarden oké voelen. Als ze zich daar gelukkig in voelen, zijn ze ook bereid om daar wat in te gaan doen. Als ze zich daar niet gelukkig bij voelen, dan vragen ze zich af: pas ik hier dan eigenlijk wel? Daardoor ontstaat een natuurlijk verloop en kun je echt gaan bouwen aan een team, waar je de juiste mensen op de juiste plek krijgt. Daarom zijn de kernwaarden essentieel, want zelfs je werving en je selectie ga je daarop inzetten.’

Een strategisch praktijkplan op twee A4'tjes

Een plan dat nog in het hoofd van de praktijkhouder zit, is voor een team vergelijkbaar met het leggen van een puzzel zonder plaatje. Als het beeld niet helder is, wordt het lastig om de visie uit te werken en te realiseren. Voor u wordt het managen van een praktijk ook een stuk eenvoudiger met een helder strategisch jaarplan. Mascha neemt u mee hoe u samen met uw collega's een strategisch jaarplan kunt maken op 2 a4tjes. Een plan waarmee u discipline en verantwoordelijkheid in uw praktijk brengt. Door Mascha van Wermeskerken. Lees meer: Programma Mondzorgpraktijk Anno Nu 2023.

Meld u nu aan!

Mondzorgpraktijk Anno Nu 2023 op 9 december in Gebouw ’t Hart in Utrecht biedt een gevarieerd programma met keynotes, parallelsessies en een-op-een speedconsults. Kijk hier voor alle informatie: Mondzorgpraktijk Anno Nu 2023. Of meld je direct aan voor het ondernemerscongres: Mondzorgpraktijk Anno Nu 2023