Praktijkmanager Mike Scholten: ‘Een mandaat maakt je geloofwaardig'

dinsdag 3 november 2020

timer 6 min

Een praktijkmanager in een fysiotherapiepraktijk heeft een belangrijke meerwaarde, zegt Mike Scholten. Hij is werkzaam bij Fysiotherapie Scholten in Rosmalen, een grote praktijk met vijftien medewerkers. Hij vindt dat een praktijkmanager zich niet te bescheiden moet opstellen en het initiatief kan nemen om zaken op te lossen en te verbeteren. ‘De patiënt merkt dan dat we hier steeds betere patiëntenzorg leveren.’

Mike Scholten vertelt dat het goed gaat met praktijk in de tweede coronagolf. 'We kunnen ons werk prima doen en iedereen, medewerkers en patiënten, houdt zich goed aan de maatregelen. Natuurlijk hebben we meer afmeldingen, omdat mensen met klachten niet kunnen komen. Gelukkig hebben we onze medewerkers nog niet vaak naar huis hoeven te sturen vanwege klachten. We mogen niet klagen en kunnen nog steeds op een veilige manier kwalitatief goede zorg bieden. Onze patiënten zijn niet angstig en blijven gelukkig ook komen omdat ze ons vertrouwen.'

Bewuste keuze

Mike Scholten werkt bij Fysiotherapie Scholten, een familiebedrijf waarin zijn vader praktijkhouder is en zijn moeder verantwoordelijk is voor de financiële administratie en balie. ‘Mensen vragen vaak hoe het is om met mijn vader te werken. Dat bevalt prima, we hebben een goede relatie zowel werk als privé. We hebben geen conflicten en zitten meestal op één lijn. Af en toe verschillen we van mening, maar daar kunnen we goed over praten.’

Mike's vader Evert Scholten koos er bewust voor om zelf geen managementtaken op zich te nemen toen de praktijk groeide. ‘Hij wil graag als fysio- en manueel therapeut blijven werken. Dat past ook bij de visie van onze praktijk. We willen dat iedere therapeut een eigen specialisatie heeft. Hij vindt dat het om taken gaat die bepaalde competenties en vaardigheden vergen. Die kun je inhuren of zelf in huis halen. Dankzij mijn hbo-opleiding bedrijfskunde kwam ik in aanmerking. Ik ben de eerste praktijkmanager en vorm samen met mijn vader, de praktijkhouder, het managementteam.’

Taakverdeling

Scholten heeft een breed takenpakket: financiën, personeelszaken, ict, marketing, beleid, samenwerking met derden en kwaliteitsbeleid. ‘Al deze managementtaken zijn mijn verantwoordelijkheid. Ik voer functionerings- en beoordelingsgesprekken en ook sollicitatiegesprekken. Als het nodig is praat de praktijkhouder ook met een kandidaat. Elke vrijdag bespreek ik met hem de lopende zaken op hoofdlijnen.’

Draagvlak

Hoe creëert Mike draagvlak bij medewerkers? ‘Door ze mee te nemen in de besluitvorming. Ik maak duidelijk voor welke vraagstuk we staan en hoe het besluit tot stand is gekomen. Ik ben me ervan bewust dat medewerkers, praktijkmanager en praktijkhouder verschillende belangen kunnen hebben. Begrip hebben voor ieders perspectief is belangrijk. Zo zijn we overgestapt naar de kwaliteitsregistratie van de Stichting Keurmerk Fysiotherapie. Het is dan belangrijk om samen te bespreken wat er speelt, wat de overstap betekent voor de praktijk, voor elke medewerker en wat we van iedereen verwachten. Wat heeft een fysiotherapeut eraan? Op die vraag moet je voorbereid zijn en een antwoord hebben.’

Geloofwaardigheid

Een mandaat hebben is ook belangrijk, stelt Scholten. ‘Dat zorgt dat je het aanspreekpunt en geloofwaardig bent. Je moet niet voor elk verzoek van een medewerker naar de praktijkhouder hoeven stappen, maar zelf beslissingen kunnen nemen. Anders lopen ze voor je weg en vragen ze het zelf aan de praktijkhouder. Bij het aannemen van medewerkers stem ik vaak af met de praktijkhouder. Het blijft belangrijk om zaken te overleggen. Dit mandaat houdt in dat je veel verantwoordelijkheid hebt en de ruimte pakt. Je moet zaken goed aanvoelen, niet te bescheiden zijn en het initiatief nemen om zaken op te lossen of te verbeteren. Met als doel dat de patiënt merkt dat de zorg steeds beter wordt.’

'Ontzorgen'

Voor Scholten is de meerwaarde van een praktijkmanager duidelijk. ‘Ik ontzorg de praktijkhouder, maar ben er ook om de praktijk als geheel verder te brengen. Alle medewerkers kunnen zich richten op het goed uitoefenen van hun vak en het leveren van goede patiëntenzorg. Neem bijvoorbeeld deze coronacrisis: die zorgt voor onrust bij medewerkers én onze patiënten. Ik bied houvast, ik zorg dat het beleid en de maatregelen duidelijk zijn. Zo doen we dat hier, dat probeer ik uit te stralen. Naar buiten toe vertegenwoordig ik de praktijk.’

Bedrijfskundige achtergrond

Mike Scholten schetst waaruit zijn toegevoegde waarde bestaat. ‘Stel dat we ons meer willen specialiseren in ouderenzorg. Het is belangrijk om eerst de markt te verkennen, te kijken waar behoefte aan is en hoe je je daarin als praktijk kunt onderscheiden. Ik kan dan een goed plan maken, medewerkers erbij betrekken, zorgen dat het goed wordt uitgevoerd en geborgd wordt.’

Scholten zit regelmatig aan tafel met vertegenwoordigers van de gemeente, het ziekenhuis, de voetbalclub of een ggz-instelling. ‘Als je met die partijen wil samenwerken is het belangrijk dat je professioneel en goed voorbereid plannen kunt presenteren of ons standpunt uiteen kunt zetten. Een bedrijfskundige achtergrond is daarbij toegevoegde waarde. Een praktijkmanager is bovendien van meerwaarde als je je als praktijk verder wilt ontwikkelen en specialiseren. Het helpt je als je dan over iemand beschikt die zich met allerlei zaken bezighoudt buiten de patiëntenzorg om’, besluit hij.

‘Op veel vlakken toegevoegde waarde’

Volgens praktijkeigenaar Evert Scholten is de praktijkmanager op vele vlakken van toegevoegde waarde. ‘De grootste waarde is personeelsmanagement, medewerkers bepalen onze kwaliteit van zorg. Maar ook belangrijk is de praktijkmanager voor de uitstraling van de praktijk, want die bepaalt het kwaliteitsgevoel van de patiënt. De toegevoegde waarde zit ook op financieel gebied, goed inzicht en overzicht op dit gebied is essentieel voor ieder bedrijf.’

Online Meetup voor praktijkmanagers in de fysiotherapie op 5 november

Wil je meer weten over de rol van de praktijkmanager in de fysiotherapie? Neem dan deel aan de Meetup voor praktijkmanagers in fysiotherapiepraktijken. Lees meer en schrijf je in>>

Links: MedischOndernemen, Show je praktijk: Fysiotherapie Scholten in Rosmalen , 28 januari 2020, 'Mike Scholten over herstart fysiotherapie': De situatie is nog niet helemaal de oude, maar al een stuk beter', 7 mei 2020

Foto: Fysiotherapie Scholten