Stel je voor: je hebt besloten iemands contract niet te verlengen omdat diegene niet goed genoeg functioneert. Het was een lastige beslissing voor je, omdat je weet dat zij thuis flink wat problemen heeft en ook echt wel goede momenten heeft op het werk. Je weet dat dit slechte nieuws flinke consequenties kan hebben en ziet er als een berg tegenop om het te gaan brengen. De neiging van velen is om slecht nieuws te gaan verzachten. Een lange aanloop nemen door bijvoorbeeld te vertellen waar je wél blij mee bent. Ondertussen krijgt de ander hoop en vertrouwen, maar is misschien ook wel verward. Je woorden zijn lovend, maar de ander pikt je zenuwen en ongemakkelijkheid op… Wat is hier aan de hand? Een andere valkuil is om de ander het nieuws zelf in te laten vullen. De ‘hang yourself’-methode: “Vind je het zelf niet een te zware baan voor je?”. Slecht nieuws geef je het best direct, snel en zonder teveel woorden. Daarna kun je de ander helpen het nieuws te verwerken. Vier stappen. 1. Geef een korte inleidende zin Bijvoorbeeld: “Ik heb deze afspraak ingepland om je contract te bespreken.” 2. Deel de klap uit Bijvoorbeeld: “Ik heb besloten je contract niet te verlengen.” Houd het kort en bondig Geef de belangrijkste argumenten (maximaal 3) Pas je non-verbale communicatie aan 3. Help met verwerken Bijvoorbeeld: “Dit nieuws overrompelt je volgens mij” Vang de emoties van de ander op door bijvoorbeeld de emoties samen te vatten. Toon begrip en laat stiltes vallen. Geef informatie als er om gevraagd wordt. Fase 3 kan langer duren dan je verwacht. Geef de ander de ruimte om aan te geven of hij al naar de afronding wil. 4. Bespreek samen ‘hoe het nu verder gaat…’ Bijvoorbeeld: “Maandag om 16 uur spreken we elkaar weer over de overdracht van je taken.” Zorg dat je heldere afspraken maakt. Let op: dit betekent niet dat jij verantwoordelijk bent voor een oplossing! Slecht nieuws geven zal nooit je hobby worden, maar hopelijk geven deze tips jou wel wat handvatten en rust! Marloes den Heijer is dé teambuilder voor tandartspraktijken. Met haar bedrijf Passie in Praktijk ondersteunt zij succesvol tandartsen bij alle vraagstukken over communicatie en organisatie.
