10 tips voor het voorzitten van een vergadering

donderdag 21 augustus 2014

timer 2 min

Er zijn veel verschillende manieren om een vergadering voor te zitten. De ene vergadering heeft misschien wat stimulans nodig, terwijl tijdens andere vergaderingen iedereen elkaar overschreeuwt. Hier 10 tips om een vergadering volgens een vast stramien te laten verlopen.

Voor de vergadering

1 - Kijk welke discussieonderwerpen er liggen en verzamel nieuwe punten
Stel de agenda op. Maak een tijdschema en hou daaraan vast.

2 - Behandel eerst de discussiepunten en daarna de kleine (praktische) agendapunten
Iedereen is dan geconcentreerd en helder bij het belangrijkste deel van de vergadering.

Tijdens de vergadering

3 - Benoem het doel van de vergadering, licht de agenda en het tijdschema toe
Licht ook elk agendapunt kort toe en benoem de discussiepunten.

4 - Hou het proces in de gaten
Onderscheid doel/werkwijze, verleden/heden/toekomst en personen en zaken.

5 - Hou vast aan de lijn van het agendapunt en kap lange zinloze discussies af Noteer interessante zijlijnen voor een andere discussie. Kort tijdrovende punten in of schuif het door.

6 - Probeer de verschillen en overeenkomsten helder te krijgen
Doe een rondje langs alle deelnemers om ideeën helder te krijgen. Vraag om oplossingen en brainstorm indien nodig.

7 - Betrek de deelnemers bij de vergadering
Rem veelpraters af en geef ruimte aan mensen die weinig praten.

8 - Kijk naar non-verbale communicatie
Hoe zit men? Is iedereen er met de aandacht bij? Wordt alles gezegd?

9 - Formuleer de besluiten, vat samen wie wat doet en sluit agendapunten af.

10 - Zorg voor sfeer, luister goed en bevorder besluitvaardigheid en creativiteit.