5 tips om je planning wel te halen

1. Wees op je hoede voor het woordje ‘even’

Vraag jezelf eerst drie keer af hoeveel tijd de taak die je wel 'even' tussendoor wil doen echt gaat kosten, of het werkelijk nodig is en of het per se nu moet gebeuren. Of misschien wil je juist iets doen om iets anders dat je minder leuk vindt niet te hoeven doen; uitstelgedrag in een ander jasje dus.

2. Houd altijd rekening met het onverwachte

Het leven is niet altijd maakbaar en je werk dus ook niet. Je kunt er vergif op innemen dat er elke dag dingen gebeuren die je niet had voorzien en dus eigenlijk ook niet in je agenda passen. Houd daarom altijd een gedeelte van je werkdag ‘open’. Hoeveel dat is, hangt af van je functie en je taken.

Voor secretaresses geldt dat zij 80 procent van hun werkdag bezig zijn met onverwachte dingen. Daarvan wisten ze nog niet toen ze ’s morgens op kantoor kwamen. Voor andere functies is een gemiddelde van 40 procent van de werkdag gebruikelijk. Wat voor jou gangbaar is, daar kom je alleen maar achter door tijd te reserveren voor dit soort zaken.

3. Reserveer voor nieuwe taken twee keer zo veel tijd

Alle nieuwe taken kosten twee tot drie keer zo veel tijd als de taken die je al vaker hebt gedaan. Pas na een aantal keren kun je beoordelen hoeveel tijd je er ongeveer voor nodig hebt. Als je iets voor de eerste keer doet, dan reserveer je dus twee keer zo veel tijd dan je in de eerste instantie denkt nodig te hebben.

4. Laat je niet afleiden bij concentratietaken

Stel dat je met een concentratietaak bezig bent en om de vijf minuten wordt onderbroken. Dan ben je al gauw drie keer zo veel tijd kwijt. Maak daarom een onderscheid tussen taken die je tussen neus en lippen door doet en taken waarvoor je echt even moet gaan zitten. Zorg ervoor dat je bij dit soort taken niet onderbroken kunt worden.

5. Zeg wat vaker ‘nu even niet’

Als een collega iets van je wil, kun je ook antwoorden met : ‘Natuurlijk wil ik dat voor je doen. Ik maak wel eerst dit even af en ga daarna met jouw vraag aan de slag. En misschien wordt het morgen.’ Vergeet daarbij niet dat je altijd meer onderhandelingsruimte hebt dan je denkt.

Bron: www.hetbeterewerken.nl