7 tips voor het voorzitten van een vergadering

Tip 1: Meer grip op de vergadering

Grip op de vergadering krijg je door van tevoren heel duidelijk het doel van de vergadering en het doel per apart agendapunt vast te stellen. Hoe beter je de vergadering voorbereidt, hoe meer grip je erop hebt en hoe beter je de resultaten bereikt die je wilt.

Tip 2: De voorzitter worden die je wilt zijn

Eerst zul je moeten bepalen hoe je nu bent als voorzitter en hoe je wilt worden. Daarna kun je  bepalen wat je moet doen om te worden zoals je wilt zijn.  Denk hier goed over na.  Wat mis je om de voorzitter te worden die je wilt zijn?  Waarom mis je dat?  Kun je dat zelf bijspijkeren?

Tip 3: Effectiever voorbereiden

Het is natuurlijk essentieel dat jij, als voorzitter, de vergadering heel goed voorbereidt.  Maak een goede agenda en een tijdsplanning. Bedenk hoe de vergadering zal gaan en speel daar vast op in.  Jij stuurt ook de voorbereiding van de overige deelnemers.  Bij de meeste vergaderingen wordt de voorbereiding verwaarloosd. Het begint pas als de  voorzitter de vergadering opent. Dat is jammer want men mist hiermee heel veel  mogelijkheden om voor de vergadering al veel te doen. 

Een tip hierbij is om, als je met een grote(re) groep vergadert, die op te splitsen in kleinere. Dat kunnen werkgroepen op thema zijn of willekeurige groepen. Als je met werkgroepen  op thema werkt, bereiden zij hun eigen thema’s voor.  Met andere groepen verdeel je de agendapunten onder de groepen.  Uit de kleine groep rapporteert een iemand het terug in de vergadering.  Voordelen hierbij zijn dat veel werk nu voor de wordt vergadering gedaan, je meer betrokkenheid creëert onder de deelnemers, ze leren elkaar beter kennen en de vergadering is  korter omdat maar een iemand van een groep praat en het allemaal goed voorbereid is.  Nadeel is dat er voor de eigenlijke vergadering nog een keer vergaderd moet worden.

Tip 4: Je aan de planning houden

Maak van tevoren een goed doordachte tijdsplanning voor de vergadering. Merk je tijdens de vergadering dat een agendapunt meer tijd nodig heeft? Bedenk of een andere agendapunt doorgeschoven kan worden naar de volgende vergadering. Kan dat niet? Plan dan de rest van de discussie in de volgende vergadering. Is het wel dringend en kun je niet schuiven met de andere agendapunten? Houd de discussie kort en wees streng.

Tip 5: Samenvatten van een discussie

Het samenvatten van een discussie is een van de lastigste, maar ook een van de belangrijkste  taken van een voorzitter.  Hoe doe je dat? Je schrijft tijdens iemands betoog de kernwoorden op. Daarna  maak je daar een of twee zinnen van. Je vraagt of dit de essentie is. Zo ja: goed  samengevat. Zo nee: breid je samenvatting uit met wat miste.  Als iedereen gesproken heeft, maak je van alle zinnen een verhaal. Dat is de samenvatting.  Vraag of er nog iets mist. Zo ja: vul het aan.

Tip 6: Sneller besluiten

Peil voor een besluit even hoe de meningen liggen. Formuleer je vraag duidelijk. Als je ziet dat er nauwelijks verschillende meningen zijn: ga niet uitgebreid in discussie. Men is het al met elkaar eens. Als je dan toch in discussie gaat, dan vertelt vervolgens iedereen zijn/haar argumenten voor en tegen de voorstellen aan elkaar, terwijl dat helemaal niet nodig is. Nu hoef je alleen de beslissing zo te formuleren dat iedereen erachter staat.

Tip 7: Sfeer maken

Het zorgen voor sfeer en een gevoel dat iedereen vrijuit kan praten, is ook een van jouw  taken.  Stel mensen op hun gemak, wees vriendelijk en ondersteunend. Geef iedereen ruimte om  te praten. Rem dus veelpraters af en geef weinigpraters de vloer. Lach af en toe en wees  zelf ontspannen. Doe moeite hiervoor. Jij bent de bepalende factor in de sfeer.

Door Carla van de Bos van Vergaderen doe je zo!

Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje 'In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep'