7 tips voor het voorzitten van een vergadering

dinsdag 11 april 2017
timer 4 min
Een vergadering voorzitten is voor de ene een fluitje van een cent, de ander heeft er meer moeite mee. Bij dezen 7 tips die je helpen een vergadering (nog) beter voor te zitten.

Tip 1: Meer grip op de vergadering

Grip op de vergadering krijg je door van tevoren heel duidelijk het doel van de vergadering en het doel per apart agendapunt vast te stellen. Hoe beter je de vergadering voorbereidt, hoe meer grip je erop hebt en hoe beter je de resultaten bereikt die je wilt.

 

Tip 2: De voorzitter worden die je wilt zijn

Eerst zul je moeten bepalen hoe je nu bent als voorzitter en hoe je wilt worden. Daarna kun je  bepalen wat je moet doen om te worden zoals je wilt zijn.  Denk hier goed over na.  Wat mis je om de voorzitter te worden die je wilt zijn?  Waarom mis je dat?  Kun je dat zelf bijspijkeren?


Tip 3: Effectiever voorbereiden

Het is natuurlijk essentieel dat jij, als voorzitter, de vergadering heel goed voorbereidt.  Maak een goede agenda en een tijdsplanning. Bedenk hoe de vergadering zal gaan en speel daar vast op in.  Jij stuurt ook de voorbereiding van de overige deelnemers.  Bij de meeste vergaderingen wordt de voorbereiding verwaarloosd. Het begint pas als de  voorzitter de vergadering opent. Dat is jammer want men mist hiermee heel veel  mogelijkheden om voor de vergadering al veel te doen. 


Een tip hierbij is om, als je met een grote(re) groep vergadert, die op te splitsen in kleinere. Dat kunnen werkgroepen op thema zijn of willekeurige groepen. Als je met werkgroepen  op thema werkt, bereiden zij hun eigen thema’s voor.  Met andere groepen verdeel je de agendapunten onder de groepen.  Uit de kleine groep rapporteert een iemand het terug in de vergadering.  Voordelen hierbij zijn dat veel werk nu voor de wordt vergadering gedaan, je meer betrokkenheid creëert onder de deelnemers, ze leren elkaar beter kennen en de vergadering is  korter omdat maar een iemand van een groep praat en het allemaal goed voorbereid is.  Nadeel is dat er voor de eigenlijke vergadering nog een keer vergaderd moet worden.


Tip 4: Je aan de planning houden

Maak van tevoren een goed doordachte tijdsplanning voor de vergadering. Merk je tijdens de vergadering dat een agendapunt meer tijd nodig heeft? Bedenk of een andere agendapunt doorgeschoven kan worden naar de volgende vergadering. Kan dat niet? Plan dan de rest van de discussie in de volgende vergadering. Is het wel dringend en kun je niet schuiven met de andere agendapunten? Houd de discussie kort en wees streng.

 

Tip 5: Samenvatten van een discussie

Het samenvatten van een discussie is een van de lastigste, maar ook een van de belangrijkste  taken van een voorzitter.  Hoe doe je dat? Je schrijft tijdens iemands betoog de kernwoorden op. Daarna  maak je daar een of twee zinnen van. Je vraagt of dit de essentie is. Zo ja: goed  samengevat. Zo nee: breid je samenvatting uit met wat miste.  Als iedereen gesproken heeft, maak je van alle zinnen een verhaal. Dat is de samenvatting.  Vraag of er nog iets mist. Zo ja: vul het aan.


Tip 6: Sneller besluiten

Peil voor een besluit even hoe de meningen liggen. Formuleer je vraag duidelijk. Als je ziet dat er nauwelijks verschillende meningen zijn: ga niet uitgebreid in discussie. Men is het al met elkaar eens. Als je dan toch in discussie gaat, dan vertelt vervolgens iedereen zijn/haar argumenten voor en tegen de voorstellen aan elkaar, terwijl dat helemaal niet nodig is. Nu hoef je alleen de beslissing zo te formuleren dat iedereen erachter staat.

 

Tip 7: Sfeer maken

Het zorgen voor sfeer en een gevoel dat iedereen vrijuit kan praten, is ook een van jouw  taken.  Stel mensen op hun gemak, wees vriendelijk en ondersteunend. Geef iedereen ruimte om  te praten. Rem dus veelpraters af en geef weinigpraters de vloer. Lach af en toe en wees  zelf ontspannen. Doe moeite hiervoor. Jij bent de bepalende factor in de sfeer.


Door Carla van de Bos van Vergaderen doe je zo!

Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje 'In 5 stappen naar een leuke (vergader-)groep'  

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

mic_external_onInterview

Huisarts Marnix van der Leest over de inzet van een regiearts: ‘Patiënten merken dat we meer ruimte hebben gecreëerd’

29 feb om 13:45 uurtimer5 min

Marnix van der Leest is huisarts bij Korte Geer, drie huisartsenpraktijken onder een dak in Leusden. De…

Lees verder »
Hoofdpijn en stress op het werk
all_inclusiveAchtergrondartikel

Een veilige werkomgeving creëren? Vier handvatten voor de praktijk

26 feb om 14:00 uurtimer5 min

Een veilige werkomgeving creëren. Het is een van dé topics van het afgelopen jaar in de media en maatschappij:…

Lees verder »
Jolanda Vleugel (Open Future)
all_inclusiveAchtergrondartikel

Open Future-congres: ‘De onderstroom bepaalt het succes van een fysiopraktijk’

20 feb om 14:30 uurtimer5 min

Jolanda Vleugel, directeur van het Opleidingsinstituut voor…

Lees verder »
Christel van der Horst (relatie-expert en trainer) en Jeroen Hindriks (seksuoloog en trainer)(Foto: Roderique Arisiaman)
person_outlineBlog

‘Het grote 9-tot-5-taboe’ biedt een frisse kijk op intimiteit op de werkvloer

12 feb om 16:00 uurtimer6 min
‘Het grote 9-tot-5-taboe’ van Christel van der Horst en Jeroen Hindriks beschrijft een positieve manier van omgaan…
Lees verder »
Alexander Tolmeijer - Foto: Martin Hols
person_outlineBlog

’Zouden jouw teamleden anderen aanraden om bij jouw praktijk te werken?'

1 feb om 17:45 uurtimer3 min

Met grotere plannen kan je enthousiasme gemakkelijk doorslaan in het dwingend voorschrijven van acties en…

Lees verder »
Rob Kuypers en enkele teamleden
all_inclusiveAchtergrondartikel

Tandarts Rob Kuypers en adviseur Mascha van Wermeskerken: 'Kuypers Mondzorg is klaar voor de toekomst'

20 dec 2023 timer5 min

Rob Kuypers, eigenaar van Kuypers Mondzorg, runde ruim dertig jaar een bloeiende tandartspraktijk binnen een…

Lees verder »
flash_onNieuws

Buurtzorg kiest Joost de Blok als opvolger van vader Jos

12 dec 2023 timer2 min

Buurtzorg Nederland heeft Joost de Blok benoemd als medebestuurder naast zijn vader Jos de Blok, met de…

Lees verder »

Ellen Wilterdink (Tandzorg Haaksbergen) over samengaan van praktijken: ‘Basis gelegd voor verdere groei’

29 nov 2023 timer5 min

Ellen Wilterdink, vestigingsmanager van Tandzorg Haaksbergen, vertelt over de ‘verhuizing, verbouwing en…

Lees verder »