9 tips om je mailbox overzichtelijk te houden

Met deze 9 tips kan jij effectiever communiceren.

1. Communiceer duidelijk

Maak er een gewoonte van om duidelijk te communiceren. Dat begint met een heldere onderwerpregel. De ontvanger weet daardoor direct waar het mailtje over gaat én bij een reply weet ook jij direct waar je het mailtje moet plaatsen. Bovendien maakt het achteraf een mailtje terugvinden ook makkelijker.

2. Wees in de zelf mail nog duidelijker

Wees niet alleen in de onderwerpregel duidelijk, maar kom ook in de mail zelf snel to the point. Wat wordt er verwacht van de ontvanger? Is het ter kennisgeving, een goedkeuring of een taak die uitgevoerd moet worden? Hoe concreter, hoe groter de kans dat het ook goed wordt uitgevoerd. Mail je meerdere mensen tegelijk? Zet dan @Naam gevolgd door de taak die voor die persoon bestemd is in de mail. Zo voorkom je dat de ontvangers denken dat een ander het wel oppakt.

3. Zet de e-mailmelder uit

Hoe hard je ook je best doet om er niet naar te kijken, toch glijdt je oog bij een nieuwe mail naar de hoek rechtsonder in je scherm. En voor je het weet heb je het mailtje gelezen en denk je ‘hier reageer ik straks op’. Met als gevolg: een inbox vol gelezen, maar nog niet afgehandelde mails. En nog erger, je bent continu afgeleid van de taak die echt je aandacht vraagt. Dat valt niet onder de noemer effectief mailen. Simpele oplossing: zet de meldingen uit. De hele inbox afsluiten werkt uiteraard nog effectiever.

4. Plan vaste mailmomenten 

Nu je je dag niet meer laat leiden door je mailbox (de meldingen staan immers uit) kun je zelf bepalen wanneer je je mail leest en beantwoordt. Vraag jezelf daarbij af: is de prioriteit van anderen je eerste prioriteit? Indien nee, begin de dag dan niet met het lezen van mail. Plan je dagelijkse mailmoment vlak voor of na lunchtijd en bijvoorbeeld aan het eind van de dag. Hang er ook een maximale tijd aan, bijvoorbeeld 2 keer een half uur.

5. Onderneem actie

Stel niet uit wat nu ook kan gebeuren. Oftewel, als je dan toch je mails bent aan het lezen, onderneem dan ook zoveel mogelijk direct actie. Beantwoord de mail, zet de opgegeven taak op je to-do-lijst of plan die vergadering direct in. Mails bewaren om ze later af te handelen, levert alleen maar dubbel werk op.

6. Sorteer je mails

Een lege inbox is een leeg hoofd. Archiveer mails direct nadat je ze afgehandeld hebt. Sla alleen niet door in het aantal mapjes om je mail te archiveren. Bij 100 mapjes ben je namelijk een halve dag bezig met alle mail sorteren. Nog nooit eerder je mail gesorteerd en geen zin om de huidige 3.000 mails te sorteren? Maak een map met ‘archief datum vandaag’ en stop daar alle gelezen mails in. Vanaf nu begin je met een schone lei. Als je toch nog een oude mail nodig hebt, dan kun je die terugzoeken in de archiefmap.

7. Stel regels in

De meeste mailboxen bieden de mogelijkheid om regels in te stellen. Krijg je bijvoorbeeld regelmatig mails van een projectgroep waar je niet direct iets mee moet? Of nieuwsbrieven die je wel wilt lezen, maar niet nu? Laat ze dan in een apart mapje binnenkomen door een e-mailregel in te stellen. Dat kan op basis van onderwerp, afzender of woordcombinatie. Extra voordeel: al die mails worden automatisch gearchiveerd bij binnenkomst.

8. Gebruik je smartphone effectief

Dankzij de smartphone heb je instant zicht op de binnenkomende mails. Dat kan handig zijn, maar ook hier geldt dat het vooral een stoorzender is en je veelal de mails wel leest, maar niet snel beantwoordt. Mails waar je meer dan 10 woorden aan moet spenderen, is vaak te tijdrovend op de mobiel. En dat betekent dat je alsnog alle mail 2 keer leest, op de mobiel en daarna op de desktop om te beantwoorden. Beperk dus het lezen van je mail op je smartphone of gebruik apps om berichten mobiel sneller te sorteren en archiveren.

9. Bel

Als het even kan, mail dan gewoon niet. Iets wat veel discussie of onduidelijkheid oproept, kan beter live of via de telefoon besproken worden. En als je snel antwoord nodig hebt, is de telefoon ook vaak vele malen effectiever. En ja, ook de vraag wie er mee gaat borrelen vanmiddag hoort niet thuis in de mail. Want de een moet er nog grappiger op reageren dan de ander. En zo wek je zelf in de hand dat je binnen een half uur 50 nieuwe mails te verwerken hebt.

bron: ikwilmobielwerken.nl