De digitale apothekersrevolutie: automatiseer uw administratie

Steeds meer apotheken kiezen daarom bewust voor digitale oplossingen. Niet omdat het moet, maar omdat het slimmer, sneller en overzichtelijker werkt. Hieronder leest u zeven goede redenen waarom digitalisering ook voor uw apotheek een waardevolle investering is.

1. Meer tijd voor zorgverlening

Door administratieve processen te automatiseren, houdt u meer tijd over voor wat écht belangrijk is: zorg verlenen. Denk aan het automatisch verwerken van declaraties, het bijhouden van voorraad of het plaatsen van bestellingen bij leveranciers.

Ook het inwerken van nieuw personeel verloopt sneller wanneer processen digitaal zijn ingericht. Minder handmatig werk betekent dat medewerkers zich volledig kunnen richten op hun vak: de patiënt en diens gezondheid.

2. Minder kans op fouten

Menselijke fouten horen erbij — maar liever niet in uw administratie. Met een digitale administratie verkleint u de kans op typefouten, vergeten bonnetjes of verkeerd ingevoerde gegevens aanzienlijk.

Slimme systemen, zoals gebruiksvriendelijke invoermodules voor salarissen en automatische reiskostenvergoedingen, zorgen ervoor dat gegevens eenduidig en foutloos worden verwerkt. Zo voorkomt u vergissingen en beschikt u over een betrouwbare administratie, waarin ook declaraties en loonaangiften in één keer goed geregeld zijn.

3. Meer overzicht, minder papier

Papieren documenten raken snel kwijt of worden onleesbaar. Met digitale archivering heeft u belangrijke informatie — zoals facturen, recepten en rapportages — altijd binnen handbereik.

Alle administratie staat overzichtelijk in één systeem, zonder losse bonnetjes in mappen of dashboardvakjes. Bovendien blijven tankbonnen of kassabonnen digitaal netjes bewaard en bruikbaar voor uw administratie.

Digitale systemen bieden daarnaast extra veiligheid: gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen en zijn alleen toegankelijk voor bevoegde medewerkers.

4. Altijd actueel financieel inzicht

Met een grotendeels geautomatiseerde administratie beschikt u altijd over real-time managementinformatie. U ziet in één oogopslag hoe uw apotheek er financieel voor staat, welke marges u behaalt en welke facturen nog openstaan.

Dankzij een bankkoppeling ziet u bovendien direct welke facturen of betalingen nog ontbreken. Digitale rapportages worden automatisch gegenereerd en helpen u om snel en onderbouwd beslissingen te nemen.

Moet u onverwacht cijfers aanleveren — bijvoorbeeld bij een financieringsaanvraag of een controle door een zorgverzekeraar? Dan is alle benodigde informatie direct beschikbaar en volledig up-to-date.

5. Efficiënt debiteurenbeheer

Facturen versturen is één ding, maar ze op tijd betaald krijgen is minstens zo belangrijk. Met geautomatiseerd debiteurenbeheer — bijvoorbeeld via Payt, specialist in facturatie — verloopt dit proces een stuk efficiënter. Facturen worden automatisch herinnerd, betalingen komen sneller binnen en u houdt meer grip op uw liquiditeit.

Zelf het debiteurenbeheer doen kost vaak meer tijd en geld dan gedacht. Onbetaalde facturen blijven liggen en er achteraan gaan vraagt onnodig veel inspanning. Een alternatief als factoring — waarbij facturen worden verkocht aan een externe partij — is bovendien vaak duurder. Met automatische opvolging voorkomt u openstaande rekeningen en blijft uw cashflow gezond.

6. Salarisadministratie eenvoudig geregeld

Ook de salarisadministratie kan veel slimmer en eenvoudiger worden ingericht. Medewerkers kunnen hun loonstroken online inzien en zelf mutaties, zoals adreswijzigingen of reiskosten, doorgeven — waarna u deze als werkgever kunt controleren en goedkeuren.

Zo voorkomt u bovendien het gedoe met verdwenen of onleesbare tankbonnetjes. Reiskostenvergoedingen worden automatisch verwerkt en veel gegevens worden via standaard invoerschermen foutloos vastgelegd.

Zelfs het betalen van de loonheffing kan tegenwoordig direct via iDEAL vanuit het salarispakket — snel, veilig en zonder extra handelingen. En ook bij de salarissen kunt u door middel van een SEPA-bestand in één keer alle salarissen van uw medewerkers uitbetalen, dat scheelt weer de salarisbedragen en bankrekening overtypen.

7. Betalingen foutloos klaarzetten

Het klaarzetten van betalingen vanuit de boekhouding is met een digitale administratie eenvoudig en veilig. Betalingskenmerken — zoals bedragen, referenties of factuurnummers — worden automatisch overgenomen, waardoor de kans op fouten minimaal is.

Ook het verwerken en controleren van betalingen verloopt sneller. Facturen kunnen direct worden gekoppeld aan de juiste betaling, waardoor afletteren minder tijd kost en uw administratie netjes op orde blijft.

Over de auteur

Mijn naam is Cynthia Kiewiet-Wietsma. Als fiscaal adviseur help ik vanuit Alexandré Finance zorgondernemers hun administratie slimmer in te richten en grip te houden op hun financiële situatie. Waarop kunt u uw financiële administratie digitaliseren? Neem contact met mij op via cynthia@alex-andre.nl of 0570 - 618 883 en ik denk met u mee!