Het geheim van vergaderen per thema

vrijdag 23 juni 2017
timer 2 min
Veel vergaderingen lopen uit doordat er te lang over één agendapunt doorgepraat wordt. Hoe zorg je ervoor dat je structureert en dus voorkomt?

Om maar direct duidelijk te zijn: per thema vergaderen is prima. Maar het is wel belangrjik om het onderwerp in 4 fasen te behandelen. Je geeft ook aan in je agenda dat je het zo doet.

 

Fase 1: Informatie

Voor de vergadering stuur je alle informatie aan alle deelnemers op en vragen ter verduidelijking laat je van tevoren stellen. Stuur de vraag en het antwoord dan ook naar iedereen op. Op die manier zorg je ervoor dat iedereen van alles op de hoogte is.


Fase 2: Toelichting en vragen

Is het een ingewikkeld onderwerp? Vraag een deskundige het toe te lichten. Ideaal is als je de toelichting en de vragen in een vergadering plant en de volgende vergadering de beslissing erover neemt.

 

Fase 3: Discussie

Nu is alle informatie aan iedereen duidelijk. Wat vindt men ervan? Tijd voor discussie en meningsvorming. Zorg dat in de discussie alle meningen aan bod komen en dat mensen eerst vertellen wat ze vinden en in de tweede ronde pas reageren op elkaar. Er zijn veel manieren om discussie te stroomlijnen, daar schrijf ik binnenkort weer eens een artikel over.

 

Fase 4: Besluitvorming

Nu is zowel de informatie als ieders mening duidelijk.  Formuleer als voorzitter nogmaals de vraagstelling waarover besloten moet worden. Vat samen wat er uit de discussie is gekomen. Misschien is iedereen het eens. Zijn er verschillende meningen? Vertel de voor- en tegenargumenten. Hoe besluiten jullie? Bij meerderheid of wil je dat het besluit door iedereen gedragen wordt? Dat vraagt een ander besluitvormingsproces. Besluit, formuleer het besluit nogmaals en vraag of dit is wat men wil.


Door Carla van den Bos -   Vergaderen doe je zo!

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Merel Kooning: 'Ik dacht dat mijn zachtheid een ramp was. Nu denk ik: nee, juist niet. Daarom blijven medewerkers heel lang en lopen ze met mij weg.' (Foto: Claudia Kamergorodski)
mic_external_onInterview

Tandarts Merel Kooning bij PM Actueel op 24 september: Hoe word je ‘als mens én als medisch ondernemer’ succesvol?

19 jul om 11:45 uurtimer6 min

Tandarts Merel Kooning publiceerde in 2020 ‘Mama rijdt een Bentley’, dat meteen in…

Lees verder »
all_inclusiveAchtergrondartikel

Grensoverschrijdend gedrag: leiderschap én beleid ‘bittere noodzaak’

12 jul om 10:15 uurtimer6 min

De laatste tijd staan de kranten en social media er bol van: grensoverschrijdend gedrag. Schrijnende verhalen…

Lees verder »
Thomas Rietrae: ‘Binnen anderhalf jaar nam ik drie praktijken over. Maar ik ben ook hartstikke gelukkig als ik niks overneem.’ (Foto: Lassus Tandartsen)
mic_external_onInterview

Thomas Rietrae (Lassus Tandartsen) over de snelle groei naar 30 praktijken: ‘Professionele autonomie is cruciaal’

4 jul om 16:30 uurtimer8 min

Thomas Rietrae is eigenaar van Lassus Tandartsen, een tandartsengroep met 30…

Lees verder »
flash_onNieuws

Vertrouwenspunt Tandarts biedt ondersteuning aan tandartsen en tandartsspecialisten

21 jun om 10:30 uurtimer3 min

Vertrouwenspunt Tandarts is opgezet door de KNMT en helpt bij het herkennen van…

Lees verder »
20240516_EwaldGeerdink_DagvandePraktijkManager
all_inclusiveAchtergrondartikel

De zeventiende Dag van de Praktijkmanager: Sfeervol congres in nieuw jasje op vertrouwde locatie

29 mei om 12:00 uurtimer5 min

Onder het motto ‘de leukste dag van het jaar’ vond op donderdag 16 mei de Dag van de…

Lees verder »
Shutterstock
person_outlineBlog

Actieve handhaving op schijnzelfstandigheid: wat betekent dit voor u?

28 mei om 14:30 uurtimer4 min

Schijnzelfstandigheid zorgt ervoor dat werkgevers minder premies en belastingen betalen, maar…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Sophie Brühl (Buurtdokters) en haar ‘wake up call’ voor de huisartsenzorg: ‘Meer ruimte voor praktijkmanager nodig’

8 mei om 14:15 uurtimer6 min

Sophie Brühl, huisarts en mede-initiatiefnemer van Buurtdokters, gaat tijdens de Dag van de…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Willy van der Wind op de Dag van de Praktijkmanager: ‘Conflicten oplossen door de roze olifant bespreekbaar te maken’

1 mei om 11:15 uurtimer6 min
Willy van der Wind, oprichter van Mediation & Meer, is conflictexpert en werkt als registermediator in de…
Lees verder »