Het geheim van vergaderen per thema

vrijdag 23 juni 2017
timer 2 min
Veel vergaderingen lopen uit doordat er te lang over één agendapunt doorgepraat wordt. Hoe zorg je ervoor dat je structureert en dus voorkomt?

Om maar direct duidelijk te zijn: per thema vergaderen is prima. Maar het is wel belangrjik om het onderwerp in 4 fasen te behandelen. Je geeft ook aan in je agenda dat je het zo doet.

 

Fase 1: Informatie

Voor de vergadering stuur je alle informatie aan alle deelnemers op en vragen ter verduidelijking laat je van tevoren stellen. Stuur de vraag en het antwoord dan ook naar iedereen op. Op die manier zorg je ervoor dat iedereen van alles op de hoogte is.


Fase 2: Toelichting en vragen

Is het een ingewikkeld onderwerp? Vraag een deskundige het toe te lichten. Ideaal is als je de toelichting en de vragen in een vergadering plant en de volgende vergadering de beslissing erover neemt.

 

Fase 3: Discussie

Nu is alle informatie aan iedereen duidelijk. Wat vindt men ervan? Tijd voor discussie en meningsvorming. Zorg dat in de discussie alle meningen aan bod komen en dat mensen eerst vertellen wat ze vinden en in de tweede ronde pas reageren op elkaar. Er zijn veel manieren om discussie te stroomlijnen, daar schrijf ik binnenkort weer eens een artikel over.

 

Fase 4: Besluitvorming

Nu is zowel de informatie als ieders mening duidelijk.  Formuleer als voorzitter nogmaals de vraagstelling waarover besloten moet worden. Vat samen wat er uit de discussie is gekomen. Misschien is iedereen het eens. Zijn er verschillende meningen? Vertel de voor- en tegenargumenten. Hoe besluiten jullie? Bij meerderheid of wil je dat het besluit door iedereen gedragen wordt? Dat vraagt een ander besluitvormingsproces. Besluit, formuleer het besluit nogmaals en vraag of dit is wat men wil.


Door Carla van den Bos -   Vergaderen doe je zo!

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Bob van Ravensberg - Foto: Fysiovakbond FDV
mic_external_onInterview

Bob van Ravensberg (Fysiovakbond FDV): ‘Elke dag stoppen tien fysiotherapeuten, maar de politiek grijpt niet in’

3 jul om 12:30 uurtimer6 min

Fysiotherapeuten verlaten in groten getale het vak vanwege lage tarieven en een te hoge…

Lees verder »
Laura Bas (Foto: Jitske Seckel)
all_inclusiveAchtergrondartikel

Laura Bas over vier generaties op de werkvloer: ‘Zoek de verbinding in plaats van de verschillen’

23 jun om 09:00 uurtimer4 min

Generatie Z-expert Laura Bas gaf tijdens de Dag van de Praktijkmanager op 12 juni een inspirerende keynote over…

Lees verder »
Nora Ennahachi - Foto: eigen foto
all_inclusiveAchtergrondartikel

Nora Ennahachi bij de PM Dag: ‘Begin bij authentiek leiderschap, ontwikkel je en maak je onmisbaar’

17 jun om 16:00 uurtimer5 min

Tijdens een boeiende masterclass deelde Nora Ennahachi, operationeel directeur van MyDent en oprichter van Dent…

Lees verder »
Erik van Dam: VvAA
mic_external_onInterview

Erik van Dam (VvAA) over nieuwe zzp-wetten: ‘De wetsvoorstellen gaan alweer op de lange baan’

16 jun om 16:30 uurtimer5 min

De val van het kabinet-Schoof begin juni maakt de inwerkingtreding van nieuwe zzp-wetgeving…

Lees verder »
Foto: Jitske Seckel
flash_onNieuws

Eerste impressie van de Dag van de Praktijkmanager (2025): ‘Zorg dat je impact als leider duurzaam is’

13 jun om 11:30 uurtimer6 min

De Dag van de Praktijkmanager heeft dit jaar als thema ‘het leukste vak ter wereld’. Dagvoorzitter Charlotte…

Lees verder »
Michel Fortman VvAA
mic_external_onInterview

Michel Fortman (VvAA) tijdens de PM Dag: ‘Ziekteverzuim neemt toe, vooral door mentale druk’

6 jun om 14:30 uurtimer5 min

Michel Fortman, senior verzuimadviseur bij VvAA, ziet het ziekteverzuim in de eerstelijnszorg…

Lees verder »

Pieter Schram (Edin Dental Academy): ‘Investeer in je medewerkers, dan groeit je praktijk mee’

20 mei om 09:00 uurtimer5 min

In een tijd waarin goed personeel schaars is en patiënten mondiger worden, is één boodschap bij uitstek urgent…

Lees verder »
Victor Mion: ‘Je managementstijl leer je door te experimenteren, fouten te maken, jezelf en de ander te observeren.’ (Foto: Victor Mion)
mic_external_onInterview

Victor Mion, keynote bij de PM Dag: ‘Iedereen kan leren coachen’

14 mei om 10:00 uurtimer5 min

De moderne praktijkmanager loopt het risico zichzelf in de weg te zitten, stelt Victor Mion.…

Lees verder »