Het geheim van vergaderen per thema
Om maar direct duidelijk te zijn: per thema vergaderen is prima. Maar het is wel belangrjik om het onderwerp in 4 fasen te behandelen. Je geeft ook aan in je agenda dat je het zo doet.
Fase 1: Informatie
Voor de vergadering stuur je alle informatie aan alle deelnemers op en vragen ter verduidelijking laat je van tevoren stellen. Stuur de vraag en het antwoord dan ook naar iedereen op. Op die manier zorg je ervoor dat iedereen van alles op de hoogte is.
Fase 2: Toelichting en vragen
Is het een ingewikkeld onderwerp? Vraag een deskundige het toe te lichten. Ideaal is als je de toelichting en de vragen in een vergadering plant en de volgende vergadering de beslissing erover neemt.
Fase 3: Discussie
Nu is alle informatie aan iedereen duidelijk. Wat vindt men ervan? Tijd voor discussie en meningsvorming. Zorg dat in de discussie alle meningen aan bod komen en dat mensen eerst vertellen wat ze vinden en in de tweede ronde pas reageren op elkaar. Er zijn veel manieren om discussie te stroomlijnen, daar schrijf ik binnenkort weer eens een artikel over.
Fase 4: Besluitvorming
Nu is zowel de informatie als ieders mening duidelijk. Formuleer als voorzitter nogmaals de vraagstelling waarover besloten moet worden. Vat samen wat er uit de discussie is gekomen. Misschien is iedereen het eens. Zijn er verschillende meningen? Vertel de voor- en tegenargumenten. Hoe besluiten jullie? Bij meerderheid of wil je dat het besluit door iedereen gedragen wordt? Dat vraagt een ander besluitvormingsproces. Besluit, formuleer het besluit nogmaals en vraag of dit is wat men wil.
Door Carla van den Bos - Vergaderen doe je zo!
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Zes essentiële onderdelen van de arbeidsovereenkomst
14 mrt om 13:00 uur 4 minEen arbeidsovereenkomst opstellen is meer dan een kwestie van kiezen. Je moet namelijk wel weten wat de…
Buitenlandse tandartsen zijn broodnodig. Wie doet er mee?
14 mrt om 12:00 uur 3 minDe schier oeverloze strijd voor meer opleidingsplaatsen voor tandartsen is zinloos, als er niet tegelijkertijd…
Grip op verzuim in de zorg: Hoe zetten we het dalende ziekteverzuimpercentage door?
7 mrt om 15:17 uur 4 minDe zorg blijft één van de meest veeleisende sectoren om in te werken. Werknemers verzorgen dagelijks talloze…
Ga stress te lijf met ‘Stress is een kunst’
6 mrt om 16:00 uur 4 minHuisarts Marnix van der Leest over de inzet van een regiearts: ‘Patiënten merken dat we meer ruimte hebben gecreëerd’
29 feb om 13:45 uur 5 minMarnix van der Leest is huisarts bij Korte Geer, drie huisartsenpraktijken onder een dak in Leusden. De…
Een veilige werkomgeving creëren? Vier handvatten voor de praktijk
26 feb om 14:00 uur 5 minEen veilige werkomgeving creëren. Het is een van dé topics van het afgelopen jaar in de media en maatschappij:…
Open Future-congres: ‘De onderstroom bepaalt het succes van een fysiopraktijk’
20 feb om 14:30 uur 5 minJolanda Vleugel, directeur van het Opleidingsinstituut voor…
Reactie toevoegen