‘Juist in crisistijd is de praktijkmanager van groot belang’

Werktijden veranderen voor bijna iedereen

Voor ruim twee derde van de respondenten zijn de werktijden veranderd. Het is daarbij niet verrassend dat praktijken in de mondzorg en fysiotherapie minder zijn gaan werken (zelfs meer dan twee derde) en huisartsenpraktijken minimaal even veel of zelfs meer (in 40% van de gevallen). Opvallend is dat een aantal parttimers hun uren nu over meerdere dagen spreiden.

Welke uitdagingen levert de coronacrisis voor je praktijk nu op?

Los van praktijktype staat de kerntaak ‘personeel’ bij iedereen hoog op de agenda. Factoren als planning, taakverdeling, communicatie, rust in het team, motivatie, ‘alle neuzen dezelfde kant op’ worden vaak genoemd. In de huisartspraktijk speelt bescherming een prominente rol, evenals het verzamelen, filteren en verspreiden van de informatiestroom, de communicatie met patiënten en invoering van beeldbellen. In de mondzorg en fysiotherapie staan financiële vraagstukken bovenaan. Gevolgd door hoe de herstart straks te organiseren (zoals het wegwerken van achterstanden, beleid ten aanzien van veiligheid en bescherming).

Welke (financiële) maatregelen zijn er in jullie praktijk getroffen?

Respondenten geven aan dat meer dan de helft van de praktijken aanvragen hebben gedaan voor de Noodmaatregel Overbrugging Werkbehoud. Een derde heeft uitstel aangevraagd voor de belasting. Uit de antwoorden komt een beeld van nervositeit naar voren: de situatie is voor praktijken penibel aan het worden. Velen halen de broekriem aan: ‘Kortingen op contracten’, ‘Servicecontracten tijdelijk stopgezet’, ‘Werk externen verminderd’, ‘Pensioenafdracht uitgesteld.’ Diverse praktijken zijn in afwachting van maatregelen door zorgverzekeraars en hebben extra krediet aangevraagd bij de bank.

Pak je nu andere werkzaamheden op waar je normaal niet aan toekomt? Zo ja welke zijn dat?

Praktijkmanagers bij huisartspraktijken hebben juist (nog) geen tijd voor werk waar ze normaliter niet aan toe komen. Mocht dat wel het geval zijn, dan besteden ze tijd aan administratie, beleidsplan of jaarverslag, protocollen, eHealth en voorraadbeheer. Twee opmerkingen zijn het vermelden extra waard: ‘werkzaamheden zonder hoge denkfactor om even uit de hectiek te ontsnappen’ en ‘eenzamen en ouderen bellen’. Bij de mondzorg zijn substantieel meer praktijkmanagers met andere werkzaamheden bezig. Daarnaast noemen ze administratie in brede zin van het woord, opruimen en schoonmaken het meest.

Heb je contact met andere praktijkmanagers?

Meer dan 70% zoekt actief contact met andere praktijkmanagers om ervaringen uit te wisselen. Vooral via (in volgorde van meest genoemd) Whatsapp, MO Plek, email en (beeld)bellen.

Hoe wil je nu geïnformeerd worden?

Hier sprongen het webinar en digitale magazines eruit. We starten op 9 april met het PM Webinar ‘Leidinggeven aan je team in crisistijd' en zullen er de komende weken meerdere plannen over uiteenlopende onderwerpen. Ook verschijnen er de komende periode extra digitale magazines met nieuws en achtergrondinformatie.

Tips

Ook gaven respondenten een flink aantal tips die we als samenvatting graag aan jullie meegeven:

• Beloon je collega’s met iets kleins.
• Hou contact, maak of hou ruimte voor korte gesprekken en informeer de collega’s minimaal elke week.
• Werk samen met collega’s in de regio.
• Deel goede oplossingen en leer ook van anderen.
• Bewaar de rust, blijf positief en werk stap voor stap.
• Stem alles goed af met je praktijkhouder wat je wel en niet nú kunt en moet doen.
• Bekijk de rest van de tips in de groep ‘Corona support’ in MO Plek.

Tot slot een bemoedigende opmerking van een van de respondenten die we graag met jullie delen: ‘Juist nu is onze functie belangrijk als spil in de praktijk. De teamplayer om iedereen te kunnen ondersteunen waar nodig. Maak gebruik van je positie, neem deze ook.’  

Webinar ‘Leiding geven aan je team in crisistijd’

Charlotte van den Wall Bake geeft op 9 april het webinar ‘Leiding geven aan je team in crisistijd’. Lees hier meer over het webinar en schrijf je in.