'Laat weten waar je mee bezig bent'

dinsdag 24 oktober 2017

timer 2 min

Het daadwerkelijk uitvoeren van plannen en iets doen wat je je hebt voorgenomen, is voor veel mensen en dus ook voor praktijkmanagers moeilijk. Terwijl DOEN datgene is waar het team in is geïnteresseerd. Zij vragen zich af hoe het staat met de verbouwingsplannen, het invoeren van shifts of de extra spreekuurtijden?

Op veel werkplekken wordt daarvoor het lean bord gebruikt. Niet een whitebord met opmerkingen van een half jaar geleden of de uitnodigingen voor het laatste kerstdiner erop maar een actief onderhouden overzichtsbord.

Gebruik de helft van het bord voor drie kolommen: to do, doing en done.

Gebruik een kwart van het bord voor opmerkingen, vragen en ideeën van het team over de activiteiten in de drie kolommen. En gebruik het resterende kwart voor informatie: een planning, inhoudelijke informatie over specifieke materialen, maatregelen of beslissingen die binnenkort worden genomen.

Een dergelijk bord helpt jou en het team om gefocust te werken, het brengt iedereen in beweging en vergroot de betrokkenheid. Het is ook een vorm van verwachtingsmanagement: dit is waar we mee bezig zijn, tijdens de uitvoering kan en mag je meedenken, word je gehoord en heb je de mogelijkheid het uiteindelijke resultaat te beïnvloeden. Het activeert niet alleen het team maar ook jou en het is zeker niet de eerste keer dat juist een vraag uit het team je helpt om plannen door te zetten of dat juist een idee uit het team je helpt bij een broodnodige doorbraak!

Door: Drs. M.P.F. (Maaike) Straathof