Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: ‘Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn’

dinsdag 5 november 2019
timer 6 min
Hoe kun je bepalen welke vorm van praktijkmanagement nodig is in een praktijk? Deze vraag krijgt interim-praktijkmanager Linda Tolsma regelmatig voorgelegd. ‘Wat is de behoefte van de populatie en wat moet je als huisarts bieden?’

Je bent interim-praktijkmanager en ondersteunt samenwerkingsprojecten. Adviseer je ook welke vorm van management nodig is?

Linda Tolsma: ‘Ja, ik heb hiervoor een menukaart voor mijn praktijkhouders gemaakt, met taakgebieden en bijbehorende taken. Ik presenteer op die manier alle mogelijke ingrediënten die bij de taakgebieden horen, zodat praktijkhouders kunnen zien waar het over gaat.'

 

'Je kijkt dan naar de competenties die een praktijkmanager meebrengt en hoe die aanvullend zijn op de competenties die in een praktijk al aanwezig zijn. Als de huisarts zelf al een kei is in personeelsmanagement, heb je misschien meer aan iemand die goed is in financieel- of kwaliteitsmanagement.’

 

Is het voor huisartsen niet heel lastig te bepalen welke vorm van praktijkmanagement nodig is?

‘Ik merk dat veel huisartsen die voor het eerst kiezen voor praktijkmanagement, vaak met een algemene hulpvraag komen: ‘Ik kan het niet meer redden, wat moet ik doen?’, ‘Welke personeelsuitbreiding hebben we nodig?’ Of ze hebben hele praktische vragen als:  ‘Ik zoek iemand die me helpt met onze personeelsproblematiek.’


‘Welke behoefte aan management er nodig is, hangt af van de voorkeur van de praktijkhouder en de situatie in de praktijk. Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn. Wat is de behoefte van de populatie en wat moet je als huisarts bieden? Daarvoor zijn geen harde criteria: het is afhankelijk van het werk dat de praktijkhouder uit handen wil geven en de mogelijkheden van de praktijkmedewerkers.’

 

Naast thema’s als financiën, kwaliteit, personeel of facilitair moet je ook bepalen of er operationeel, tactisch of strategisch praktijkmanagement nodig is. (Zie ook: Functiebeschrijving praktijkmanager in nieuwe FWHZ) Is dat ook niet lastig?

‘De cao is gericht op de hoogte van de salarissen. Daarin staat alleen hoe de poppetjes in een bepaalde functie kunnen worden ingedeeld. Dat zegt niet zoveel over wat je feitelijk doet in de praktijk. Voor praktijkhouders is bij die keuze de schaalgrootte het meest onderscheidend voor de inzet van een praktijkmanager: binnen de praktijk, binnen de huisartsengroep of ook daarbuiten? Als de uitvoerende taken in de praktijk al goed belegd zijn, of als er sprake is van veel problemen in de praktijk, kan ook sprake zijn van strategische ondersteuning door de praktijkmanager.’

 

Welke vaardigheden komen kijken bij de drie niveaus?

‘Bij de taakverdeling kijk je naar wat de praktijkhouder het beste en het minste ligt en zoek je een praktijkmanager die daar een goede aanvulling op is. De complexiteit bepaalt vervolgens het niveau.  Je bepaalt dus eerst wat je vindt dat nodig is om de praktijk goed te laten draaien. Als je bijvoorbeeld effectief declareren belangrijk vindt, dan zou je daar een zwaargewicht op kunnen inzetten. Als je wilt dat alles in de praktijk strak geregeld is, heb je misschien iemand nodig die veel organisatiekracht in zich heeft. Als je een praktijk wilt zijn voor en door mensen, dan heb je meer iemand met zachte kwaliteiten nodig, een mensenmens.’

 

‘Je begint altijd te kijken welke mensen er al in een praktijk zijn en wat zij kunnen. En vervolgens: wat hebben we er voor over. Een voorbeeld: bij communicatie op operationeel of strategisch niveau kan het kostenplaatje best verschillen. Het is maar net wat de praktijkhouder het belangrijkste vindt, het is immers zijn of haar bedrijf.’

 

Lukt het altijd om het juiste niveau praktijkmanager te bepalen?

‘Op dit moment stromen veel mensen vanuit de huisartsenpraktijk door en die hebben niet altijd alles in huis. Mensen die doorstromen vanuit praktijkondersteuning leren vaak iets bij over personeels- of kwaliteitsmanagement. Met een cursus praktijkmanagement van een paar dagen leer je niet alles zoals in een studie management van een paar jaar. Mensen met een managementachtergrond hebben dus vaak een meer gevulde rugzak.’


‘In de praktijk wordt vaak niet geredeneerd vanuit de behoefte van de praktijk, maar wat het aanwezige personeel kan en de rest doet de praktijkhouder zelf. Dat is bedrijfskundig geen ideale situatie. Een voordeel kan zijn dat de zorgmedewerkers het primaire proces van binnenuit kennen. In de nieuwe maatschap waar ik werk, blijken de competenties heel aanvullend te zijn. De ene huisarts doet graag ICT, de ander financieel management en de volgende personeelsbeleid. Dan kijk je wat er al is, wat er aan ondersteuning nodig is en wat de praktijkmanager goed kan.’

 

Tegenwoordig moeten praktijkmanagers ook sterk zijn in personeelsmanagement. Is dat geen vak apart?

‘Personeel begeleiden moet echt onderdeel zijn van de cultuur. Daarbij is vertrouwen en veiligheid ook heel erg belangrijk, evenals goede bereikbaarheid. In veel praktijken is iedereen zo druk, dat mensen langs elkaar heen leven. Dan ontbreekt het vaak aan tijd om de belangrijke dingen goed door te spreken.’


‘Zeker bij de krappere arbeidsmarkt is het belangrijk dat de praktijk goed voor het personeel zorgt, zodat het personeel ook zo optimaal mogelijk ingezet kan worden. Het personeel heeft dus aandacht nodig, maar dat gebeurt niet in alle praktijken. Bekijken hoe iemand zich het beste kan ontwikkelen is iets anders dan alleen nascholing aanbieden.’

 

Drie tips van Linda Tolsma om het profiel van de praktijkmanager te bepalen:

 

  1. Ga uit van de behoefte van de praktijkhouder. Welk werk wil hij/zij graag uit handen geven en wat niet?
  2. Denk na over wat je uit handen wilt geven en over welk resultaat je dan verwacht. Is dat voornamelijk uitvoerend (operationeel), of ook meedenkend over het hoe (tactisch) of zelfs welke keuzes er worden gemaakt (strategisch)?
  3. Besef dat een praktijkmanager iets kost, maar door meer aandacht aan effectief declareren, efficiënt inkopen of het verbeteren van processen kan deze ook geld besparen.

Linda Tolsma helpt de eerstelijnszorg organiseren door interim praktijkmanagement en (samenwerkings-)projecten in en met de huisartsenzorg. (Zie: www.tollinadvies.nl ). Tolsma schrijft blogs bij MedischOndernemen. Ze schreef onder meer ‘De managementtaken, wie doet wat?’

Foto: Linda Tolsma

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Linda Tolsma over het profiel van de praktijkmanager: ‘Het gaat erom welke praktijk je wilt zijn’

Meer artikelen met dit thema

Mieke Bergmans van Staas & Bergmans. Zorg voor uw mond
flash_onNieuws

Tandarts Mieke Bergmans: ‘Als een praktijkmanager eerst op de werkvloer heeft gestaan, is dat een pré’

6 jul om 15:30 uurtimer3 min
Hoe denken praktijkhouders over de functie van praktijkmanager? We legden deze vraag voor aan tandarts Mieke…
Lees verder »
Gijs Ganzevles, fysiopraktijkhouder en praktijkmanager
mic_external_onInterview

Gijs Ganzevles (fysiopraktijkhouder en praktijkmanager): ‘Ik heb goed zicht op de organisatie, ik sta er middenin’

10 jun om 09:41 uurtimer4 min

Gijs Ganzevles heeft samen met zijn maat een maatschap: Fysiotherapie Bergstraat in Amersfoort. Hij werkt als…

Lees verder »
Poeya Mohtadili. Foto: Claudia Kamergorodski
person_outlineBlog

Geborgenheid als sleutel tot eigenaarschap – bij het personeel

7 apr om 14:00 uurtimer3 min
Je hebt twee soorten mensen. De een begint het nieuwe jaar met goede voornemens; de ander kan alleen het woord al…
Lees verder »

Hulp voor Huisartsen introduceert nieuw e-learning-platform en verbetertrajecten ‘op locatie’

30 mrt om 12:39 uur
Hulp voor Huisartsen, onderdeel van ANW Nederland, biedt huisartsenpraktijken ondersteuning met de ‘…
Lees verder »

Tandarts Today en Tandzorg op Maat bundelen krachten: ‘Samen excelleren als werkgever’

24 mrt om 15:00 uurtimer5 min
Mondzorgorganisatie Tandarts Today fuseert met Tandzorg op Maat. De directie, bestaande uit Ruben Hoefnagels als…
Lees verder »

Hulp voor Huisartsen start eigen Leercentrum en focust op goede triage

10 feb om 10:59 uurtimer5 min
Hulp voor Huisartsen, onderdeel van ANW Nederland, biedt niet alleen ‘Doktersassistent op afstand’, maar heeft…
Lees verder »
Dick Groot Huisarts
mic_external_onInterview

Bijna helft huisartsen zou burn-outklachten hebben: ‘Vertrouwen in huisarts als professional moet weer terug’

7 feb om 15:47 uurtimer4 min
Twee op de drie huisartsen overweegt eerder te stoppen vanwege een te hoge werkdruk. Bijna de helft van de…
Lees verder »
Tweederde huisartsen wil eerder stoppen vanwege werkdruk
flash_onNieuws

'Tweederde van de huisartsen overweegt eerder te stoppen vanwege werkdruk'

3 feb om 12:05 uurtimer2 min
Twee op de drie huisartsen overweegt eerder te stoppen vanwege een te hoge werkdruk. Dat blijkt uit een enquête…
Lees verder »