Over de schutting gooien of oplossend vermogen?

Een goede interne organisatie en coördinatie van de werkprocessen (management) en een gezonde dosis ondernemerschap, waarbij het belangrijk is juist ook kansen te zien in de weerbarstige omgeving, zijn net zo belangrijk.  Het is ook niet meer de zorgverlener of de praktijkhouder alleen die voor deze taken verantwoordelijk kan zijn. Taakdelegatie is onontbeerlijk voor een succesvolle praktijkvoering en ook hier geldt dat niet alleen voor de vakinhoudelijke uitvoering. Voor veel managementtaken zijn praktijk- of officemanagers aangenomen en voor wat betreft het ondernemen, zien we steeds meer groepspraktijken, ketenvorming en multidisciplinaire samenwerking.

Nog steeds zijn praktijken redelijk platte organisaties met korte lijnen en veel mogelijkheden tot snel en direct intern overleg. Toch lijkt het erop dat de grenzen hiervan in zicht zijn voor wat betreft de steeds terugkerende vragen of lastige situaties. Veel praktijkhouders geven aan dat de tijd, die ze dagelijks moeten besteden aan het beantwoorden van vragen en/of overleg, alleen maar toeneemt. Het aantal briefjes en post-its met organisatie- en patiëntenvragen lijkt alleen maar te groeien. Ditzelfde geldt overigens ook voor praktijkmanagers. Nog steeds geven praktijkmanagers aan dat ze voor het grootste gedeelte van de tijd bezig zijn met het blussen van de dagelijkse 'brandjes'.

Probleemoplossend vermogen   

Hoe kunnen we de creativiteit en het oplossend vermogen van het team stimuleren zodat niet elke vraag of probleem meteen 'over de schutting wordt gegooid'?

Los van de organisatievorm en de mate van taakdelegatie kan het oplossend vermogen van elke teamlid, bepalend zijn voor het succes van de praktijk. Daar waar voor de oplossing alleen maar wordt gekeken naar de praktijkmanager of de praktijkhouder, verliest de praktijk aan slagkracht, effectiviteit en efficiëntie. 

Het is belangrijk om het probleemoplossend vermogen van ieder teamlid zoveel mogelijk te stimuleren en te waarderen. Deze 4 vragen kunnen hen daarbij helpen:

• Wat is de gewenste situatie?
• Wat is er al gelukt of bereikt?
• Wat is in eerdere gelijkwaardige situaties gedaan?
• Wat kan ik doen om verder te komen?

Door bovenstaande vragen te beantwoorden, ontstaan ideeën voor een mogelijke oplossing. Het is een eerste stap die kan uitnodigen tot verdere stappen naar een definitieve oplossing.

Voor veel voorkomende vragen maar misschien juist ook voor de 'ondenkbare' vragen kan het goed zijn om eens met elkaar te bedenken wat de gewenste situatie is. Vaak komt deze overeen met de waarden die in de missie van de praktijk zijn gebruikt.  Duidelijkheid over de prioriteiten hiervan in de praktijk, geeft het team extra zelfvertrouwen. Maar ook de beschikbaarheid van een bepaald 'budget' aan tijd, geld of energie kan nieuwe ideeën stimuleren en faciliteren.

Quick fix

Daarnaast is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen zaken waar een snelle oplossing voor mogelijk is en zaken waar ondanks de geboden oplossing niets aan het onderliggende probleem is gedaan.

Fundamentele en/of complexe problemen worden met een quick fix niet opgelost en neigen daardoor tot herhaling. Het team moet daarom wel kritisch blijven kijken naar herhalingen en de mogelijkheid hebben om te onderzoeken wat de oorzaak kan zijn en/of de onderliggende werkwijze nog wel de beste is. Juist door hun ervaringen met de gevolgen van complexere en dieperliggende problemen zijn zij in staat met de beste ideeën voor verbetering te komen.

Door: Maaike Straathof