Personeelsdossier en dossieropbouw: Nooit te laat om mee te beginnen

Personeelsdossier verplicht

Iedere werkgever is in feite verplicht om voor elke werknemer minimaal een personeelsdossier aan te leggen en bij te houden. Op grond van de wet is de werkgever verantwoordelijk voor de juistheid en de nauwkeurigheid van een personeelsdossier. De werkgever dient er daarom zorg voor te dragen dat de gegevens in een personeelsdossier altijd actueel zijn.

De hoofdregel is dat alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel van het personeelsdossier, in het personeelsdossier mogen worden vastgelegd. Naast de persoonlijke gegevens van de werknemer bevat het personeelsdossier een duidelijke functie- en taakomschrijving, verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken en informatie over zaken zoals eventuele promoties, disciplinaire maatregelen et cetera. Het betreft dus alle gegevens die nodig zijn om de arbeidsovereenkomst met de werknemer te kunnen uitvoeren.

Alle gegevens

Kort samengevat bevat een personeelsdossier de gegevens die een werkgever nodig heeft voor een goede uitvoering van de arbeidsverhouding én alle overige gegevens die een werkgever moet verzamelen om aan de wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen. Het hebben van een personeelsdossier is echter niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook vanuit HR-perspectief en arbeidsrechtelijk gezien kan een personeelsdossier van groot belang zijn.

Naslagwerk

Een goed personeelsdossier kan als naslagwerk dienen voor de salaris- en personeelsadministratie, kan bij een eventuele verschil van inzicht helpen om te kijken wat er precies is afgesproken ter voorkoming van onnodige discussie en kan de werknemer duidelijk worden gemaakt wat er van hem wordt verwacht. Tot slot kan een goed personeelsdossier bij een eventuele ontslag van een werknemer doorslaggevend zijn, niet alleen bij bepalen van de hoogte van de ontslagvergoeding, maar ook bij het toe- of afwijzen van een ontbindingsverzoek van de werkgever.

Waarom is een goede dossieropbouw noodzakelijk?

Met de invoering van de Wet werk en zekerheid (WWZ) en de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) is de ontslagbescherming van werknemers flink aangescherpt. In de wet zijn de verplichtingen voor de werkgever bij disfunctioneren, verwijtbaar handelen of nalaten en een verstoorde arbeidsverhouding opgenomen. Als de werkgever bijvoorbeeld een werknemer wil ontslaan wegens hiervoor gemelde gronden en/of verwijten, dan moet de werkgever met harde bewijzen komen om aan te tonen dat hiervan sprake is. Om een werknemer succesvol te kunnen ontslaan dient de werkgever dus een goed een dossier op te bouwen (ontslagdossier). Dossieropbouw is in arbeidsrechtelijke zin de samenvattende term voor het schriftelijk vastleggen van documenten, (gespreks-)verslagen, afspraken, instructies, beoordelingen en waarschuwingen met betrekking tot een werknemer.

Het is nooit te laat om met dossieropbouw te beginnen. Wel zal het opbouwen van een goed dossier enige tijd in beslag nemen. Hieronder een korte toelichting bij dossieropbouw over de betekenis van de termen disfunctioneren, verstoorde arbeidsverhouding en verwijtbaar handelen of nalaten van een werknemer.

Disfunctioneren

• Er is sprake van disfunctioneren wanneer werknemer niet (meer) voldoet aan de functie eisen of er is sprake van mismatch.
• Dat kan zich uiten in verschillende vormen. De werknemer kan bijvoorbeeld de hoeveelheid werk niet aan of haalt zijn targets niet.
• Voor het vaststellen van disfunctioneren is een duidelijke functie- en taakomschrijving een vereiste.
• Belangrijk om naast reguliere werkbesprekingen, ook jaarlijks terugkerende functionerings- en beoordelingsgesprekken te voeren, zodat disfunctioneren tijdig gesignaleerd kan worden
• Disfunctioneren mag geen gevolg zijn van:
  • Ziekte of arbeidsongeschiktheid
  • Onvoldoende scholing en opleiding
  • Arbeidsomstandigheden

Verwijtbaar handelen of nalaten

• Bij verwijtbaar handelen of nalaten gaat het om gedragingen waarbij het voor de werknemer van tevoren duidelijk is of zou moeten zijn dat ze niet door de beugel kunnen (het kenbaarheidsbeginsel).
• Alle regels die binnen de praktijk gelden, moeten bij de werknemer bekend zijn.
• Het advies is om deze regels vast te leggen in een reglement of handboek.
• Naast verwijtbaar handelen kan ook sprake zijn ernstig verwijtbaar handelen. Hiervan is in het algemeen sprake bij situaties die ook een ontslag op staande voet (kunnen) rechtvaardigen.
• Kenbaarheid. Volgens de Hoger Raad kan dergelijke kenbaarheid volgen uit de navolgende zaken:
  • als het gedrag duidelijk niet toelaatbaar is (zoals diefstal, fraude of mishandeling)
  • de werkgever duidelijke regels of beleid heeft opgesteld en deze ook handhaaft;
  • de werkgever heeft de werknemer al eens gewaarschuwd voor hetzelfde gedrag en de werknemer weet dus dat wat hij doet niet mag.

Verstoorde arbeidsverhouding

• Er is sprake van een verstoorde arbeidsverhouding als een werkgever en een werknemer niet meer op een normale zakelijke wijze met elkaar kunnen samenwerken. Bijvoorbeeld:
  • verstoring in de gezagsverhouding, een verstoring in de relatie tussen de werkgever en werknemer, tussen leidinggevende/manager en de werknemer (verticale verstoring).
  • daarnaast kan de arbeidsverhouding tussen directe collega’s onderling ook verstoord raken (horizontale verstoring).
• Oorzaak van de verstoorde arbeidsverhouding kan bijvoorbeeld zijn: een vertrouwensbreuk, botsende karakters of een arbeidsconflict.

Wil je weten welke bewijsstukken moeten zitten in een goed dossier of wat je moet doen als een werknemer disfunctioneert, of wanneer er sprake is van verwijtbaar handelen/nalaten dan wel (dreigende) verstoring van de arbeidsverhoudingen of waar je op moet letten bij een verbetertraject, neem dan gerust contact op.

Meer weten?

Heb je vragen over personeelsdossier en/of dossieropbouw? Of wil je weten of je dossier ‘ontslagrijp’ is? Of heb je andere arbeidsrechtelijke vragen? Dan helpt en begeleidt Sule Karagan je, als expert Werkgeversdesk en senior jurist Arbeidsrecht bij VvAA, hierbij graag. Neem contact met haar op via e-mail: advieswerkgeversdesk@vvaa.nl. Tijdens de Dag van de Praktijkmanager, op 16 mei in Amersfoort, verzorgt Sule een workshop over dit onderwerp. Meer informatie: Dag van de Praktijkmanager.