Soepel projectmanagement: weet wat je mag verwachten met de VERI matrix

Nog een nieuw samenwerkingsproject?!

We gaan in dit artikel uit van een voorbeeld: De gemeente heeft bijvoorbeeld een projectleider aangesteld voor de invoering van een nieuw programma ‘Iedereen beweegt’. Kenmerk van een project is een begin- en eindtijd en een duidelijke omschrijving van het doel. In dit geval is het doel: het welzijn van burgers door bewegen te stimuleren. De projectleider benadert de huisartsenpraktijk om mee te doen. Maar wat betekent dat dan?

Hoe wordt het behapbaar

Als de projectleider bij de praktijk komt praten in de startfase is er nog veel onduidelijk. Hoeveel extra tijd gaat dit de huisartsen en praktijkondersteuner kosten bij het consult of aan overleg? Wat levert het de praktijk op? Wat levert het de patiënten op?

De waarom-vraag

In het projectplan staat een beschrijving van de aanleiding en doelstelling van het project. Het is belangrijk om kritisch te beoordelen of de ‘waarom’-vraag voor alle belanghebbenden voldoende aanleiding geeft om actief mee te doen. Een bekende valkuil is om de samenwerking te starten vanuit ‘wat’: we gaan meer bewegen stimuleren. Wanneer er onenigheid komt door discussie over hoe dat uitgevoerd wordt zal het project stranden. Maar als iedereen hetzelfde doel nastreeft: meer welzijn voor alle burgers, dan is de kans op succesvolle langdurige samenwerking groter.

Investeringen en opbrengsten

In de businesscase staat van wie welke investeringen verwacht worden en wat dat oplevert. Dat kan zijn het beschikbaar stellen van budget vanuit de gemeente, maar ook projectfinanciering van een verzekeraar, fonds of particuliere organisatie. Een organisatie kan ook bijdragen in natura: door persoonlijke inzet of het gebruik van faciliteiten. Tegenover de kosten staan de opbrengsten, uitgedrukt in geld of andere concrete of abstracte eenheden. Ook hierbij is weer van belang dat voor elke belanghebbende inzichtelijk is wat het wie oplevert.

Tijdsplanning

Met het plan van aanpak worden de activiteiten in de tijd gezet. Dit geeft helderheid over wat van wie verwacht kan worden op welk moment. Daarmee wordt het voor de praktijk ook inzichtelijk hoeveel en wanneer tijd gereserveerd moet worden. Een belangrijk onderdeel van het plan van aanpak zijn de (tussentijdse) meet- en beslispunten. Worden de (tussentijdse) doelen gerealiseerd of is bijsturing of zelfs stoppen noodzakelijk?

VERImatrix: rollen

Door gebruik te maken van de VERI matrix worden de juiste mensen/groepen op het juiste moment betrokken. Iedere belanghebbende krijgt een rol toebedeeld voor elke activiteit: Verantwoordelijk (verzorgt de uitvoering), Eindverantwoordelijk, Raadplegen, Informeren. Op deze manier voorkom je dat bijvoorbeeld een praktijkondersteuner (POH) zich voor te veel of te weinig verantwoordelijk voelt. Wanneer bijvoorbeeld in het plan van aanpak staat dat alleen als de patiënt aangeeft graag te willen bewegen maar niet weet waar of hoe, zij bij consulten noemt dat daarvoor een loket bij de gemeente is. Dan is duidelijk dat er van de POH niet meer wordt verwacht dan verwijzen.

Het resultaat

Met projectmanagement met de VERI matrix wordt bij het ontwikkelen van het projectplan duidelijk wie, wanneer, in welke rol betrokken wordt. Dit voorkomt verwarring en onterechte verwachtingen tijdens de uitvoering van het project en bevordert de samenwerking. Het welzijn van burgers door bewegen te stimuleren is natuurlijk geen tijdelijk doel. Ook na de uitvoering van dit project zullen de betrokken gemeente, inwoners, financiers, (sport)verenigingen, welzijnsorganisaties, scholen, pers, paramedici en huisartsen en weten wat ze van wie kunnen verwachten. En zo ontstaat er een blijvend resultaat.

Linda Tolsma is beleidsadviseur en praktijkmanager huisartsenzorg