Soepel projectmanagement: weet wat je mag verwachten met de VERI matrix

donderdag 28 juni 2018
timer 4 min
Vernieuwingen in de praktijk worden vaak ingevoerd als een project. Door gebruik te maken van de VERI matrix worden de juiste mensen/groepen op het juiste moment betrokken. Dit voorkomt veel verwarring en dubbel werk. Zeker bij projecten waar veel verschillende partijen aan meedoen, zoals bij het opzetten van multidisciplinaire samenwerking, is de VERI matrix heel handig.

Nog een nieuw samenwerkingsproject?!

We gaan in dit artikel uit van een voorbeeld: De gemeente heeft bijvoorbeeld een projectleider aangesteld voor de invoering van een nieuw programma ‘Iedereen beweegt’. Kenmerk van een project is een begin- en eindtijd en een duidelijke omschrijving van het doel. In dit geval is het doel: het welzijn van burgers door bewegen te stimuleren. De projectleider benadert de huisartsenpraktijk om mee te doen. Maar wat betekent dat dan?

 

Hoe wordt het behapbaar

Als de projectleider bij de praktijk komt praten in de startfase is er nog veel onduidelijk. Hoeveel extra tijd gaat dit de huisartsen en praktijkondersteuner kosten bij het consult of aan overleg? Wat levert het de praktijk op? Wat levert het de patiënten op?

 

De waarom-vraag

In het projectplan staat een beschrijving van de aanleiding en doelstelling van het project. Het is belangrijk om kritisch te beoordelen of de ‘waarom’-vraag voor alle belanghebbenden voldoende aanleiding geeft om actief mee te doen. Een bekende valkuil is om de samenwerking te starten vanuit ‘wat’: we gaan meer bewegen stimuleren. Wanneer er onenigheid komt door discussie over hoe dat uitgevoerd wordt zal het project stranden. Maar als iedereen hetzelfde doel nastreeft: meer welzijn voor alle burgers, dan is de kans op succesvolle langdurige samenwerking groter.

 

Investeringen en opbrengsten

In de businesscase staat van wie welke investeringen verwacht worden en wat dat oplevert. Dat kan zijn het beschikbaar stellen van budget vanuit de gemeente, maar ook projectfinanciering van een verzekeraar, fonds of particuliere organisatie. Een organisatie kan ook bijdragen in natura: door persoonlijke inzet of het gebruik van faciliteiten. Tegenover de kosten staan de opbrengsten, uitgedrukt in geld of andere concrete of abstracte eenheden. Ook hierbij is weer van belang dat voor elke belanghebbende inzichtelijk is wat het wie oplevert.

 

Tijdsplanning

Met het plan van aanpak worden de activiteiten in de tijd gezet. Dit geeft helderheid over wat van wie verwacht kan worden op welk moment. Daarmee wordt het voor de praktijk ook inzichtelijk hoeveel en wanneer tijd gereserveerd moet worden. Een belangrijk onderdeel van het plan van aanpak zijn de (tussentijdse) meet- en beslispunten. Worden de (tussentijdse) doelen gerealiseerd of is bijsturing of zelfs stoppen noodzakelijk?

 

VERImatrix: rollen

Door gebruik te maken van de VERI matrix worden de juiste mensen/groepen op het juiste moment betrokken. Iedere belanghebbende krijgt een rol toebedeeld voor elke activiteit: Verantwoordelijk (verzorgt de uitvoering), Eindverantwoordelijk, Raadplegen, Informeren. Op deze manier voorkom je dat bijvoorbeeld een praktijkondersteuner (POH) zich voor te veel of te weinig verantwoordelijk voelt. Wanneer bijvoorbeeld in het plan van aanpak staat dat alleen als de patiënt aangeeft graag te willen bewegen maar niet weet waar of hoe, zij bij consulten noemt dat daarvoor een loket bij de gemeente is. Dan is duidelijk dat er van de POH niet meer wordt verwacht dan verwijzen.

 

Het resultaat

Met projectmanagement met de VERI matrix wordt bij het ontwikkelen van het projectplan duidelijk wie, wanneer, in welke rol betrokken wordt. Dit voorkomt verwarring en onterechte verwachtingen tijdens de uitvoering van het project en bevordert de samenwerking. Het welzijn van burgers door bewegen te stimuleren is natuurlijk geen tijdelijk doel. Ook na de uitvoering van dit project zullen de betrokken gemeente, inwoners, financiers, (sport)verenigingen, welzijnsorganisaties, scholen, pers, paramedici en huisartsen en weten wat ze van wie kunnen verwachten. En zo ontstaat er een blijvend resultaat.

 

Linda Tolsma is beleidsadviseur en praktijkmanager huisartsenzorg

 

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.
Soepel projectmanagement: weet wat je mag verwachten met de VERI matrix

Meer artikelen met dit thema

mic_external_onInterview

Sophie Brühl (Buurtdokters) en haar ‘wake up call’ voor de huisartsenzorg: ‘Meer ruimte voor praktijkmanager nodig’

8 mei om 14:15 uurtimer6 min

Sophie Brühl, huisarts en mede-initiatiefnemer van Buurtdokters, gaat tijdens de Dag van de…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Willy van der Wind op de Dag van de Praktijkmanager: ‘Conflicten oplossen door de roze olifant bespreekbaar te maken’

1 mei om 11:15 uurtimer6 min
Willy van der Wind, oprichter van Mediation & Meer, is conflictexpert en werkt als registermediator in de…
Lees verder »
Huisarts Wietske Jacobs (Eigen foto)
mic_external_onInterview

Huisarts stuurt SOS: ‘Een duurzame, instapklare praktijk waar we het verschil kunnen maken’

22 apr om 10:30 uurtimer6 min

Huisarts Wietske Jacobs (44) maakte in 2018 de sprong naar het praktijkhouderschap in Den…

Lees verder »
mic_external_onInterview

Huisarts Annemieke Commissaris zoekt maat voor ‘positief gezonde’ praktijk: ‘Rust en ruimte voor langdurige relatie met patiënt’

11 apr om 15:15 uurtimer5 min

Huisarts Annemieke Commissaris plaatste onlangs een oproep op LinkedIn voor een maat, om samen als…

Lees verder »
Nico Verhoef: ‘Een oplossing voor een dreigende burn-out is ‘job crafting’'
mic_external_onInterview

Onderzoeker Nico Verhoef: ‘Ongeveer 40 procent van de huisartsen heeft burn-outklachten’

10 apr om 15:00 uurtimer6 min

Oud-huisarts Nico Verhoef onderzocht voor zijn proefschrift hoe burn-out bij huisartsen ontstaat en wat de…

Lees verder »
Charlotte van den Wall Bake Foto: Menno van der Veen / The Arrows
mic_external_onInterview

Charlotte van den Wall Bake over teambinding en veilige werkomgeving: ‘Maak tijd, ga de dialoog aan en begin van onderop’

5 apr om 11:19 uurtimer5 min

Praktijkhouders en praktijkmanagers doen er goed aan om over het onderwerp grensoverschrijdend gedrag na te…

Lees verder »
person_outlineBlog

Grensoverschrijdend gedrag: twee keer geel is rood

3 apr om 11:30 uurtimer4 min

Zowel de oude- als de nieuwe (sociale) media staan momenteel bol van artikelen over grensoverschrijdend gedrag…

Lees verder »
person_outlineBlog

‘What happens when you stop micro-managing’

27 mrt om 15:30 uurtimer4 min

Op LinkedIn gaat een filmpje rond. Zeven paarden staan klaar voor een race. Het startschot klinkt, en één werpt…

Lees verder »