Vakantieplanning maken? Deze tips maken het makkelijk(er)

1. Stel een deadline

Communiceer duidelijk de uiterste datum waarop medewerkers hun vakantieaanvraag schriftelijk moeten indienen. Volgens de wet hebben werkgevers de mogelijkheid om tot twee weken na de aanvraag schriftelijk bezwaar te maken. Als dat niet gebeurt, is de vakantie vastgesteld volgens de wensen van de werknemer. Je kan een vakantieplanning pas maken als alle vakantieaanvragen zijn ontvangen.

2. Bepaal de minimale bezettingsgraad

In een basisrooster voor het hoogseizoen stel je de minimale bezettingsgraad vast per functie. Je gaat na hoeveel werknemers minimaal per dag aanwezig moeten zijn. Daarbij is het belangrijk om in te schatten of de werkzaamheden in de praktijk af- of toenemen tijdens het hoogseizoen. Vergelijk het met andere perioden en met voorgaande jaren. 

3. Inventariseer knelpunten

De volgende stap is het invullen van het basisrooster aan de hand van de vakantieaanvragen. Zo zie je al vrij snel waar mogelijke obstakels liggen. Waak voor onderbezetting. Er zullen ook weken zijn dat er meer mensen aanwezig zijn dan nodig is. Dat is geen probleem, mits er voldoende werk voorhanden is:: zo is er eindelijk tijd voor de klussen die eerder bleven liggen.

4. Zoek oplossingen voor onderbezetting

Om onderbezetting te voorkomen, probeer je eerst of werknemers er bij het boeken van hun vakanties onderling uitkomen, zoals het geval is bij  zelfroosteren. Lukt dat niet? Dan beslis jij welke vakantieaanvragen worden goedgekeurd. Daarbij let je op verschillende factoren die je vooraf hebt besproken of die vaststaan in het contract.  Je kunt bijvoorbeeld afspreken dat elk jaar een andere medewerker voorrang krijgt. Of je geeft personeel met schoolgaande kinderen of partners in de bouw of het onderwijs voorrang. Let wel, dergelijke afspraken kun je alleen maken als het in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.

Blijven er gaten over? Vraag parttimers of ze in de vakantieperiode extra uren willen maken. Zo vang je al een groot deel van de onderbezetting op.

5. Vakantieaanvraag weigeren

Pas op met het afwijzen van een vakantieaanvraag. Doet dit alleen als er sprake is van een deugdelijke, dringende reden als:

• een collectieve vakantie is vastgesteld (bouwvak of schoolvakanties)
• speciale afspraken in de arbeidsovereenkomst zijn gemaakt
• de vakantiewens grote problemen oplevert voor de bedrijfsvoering (deze problemen moet je als werkgever goed kunnen onderbouwen)

6. Maak de vakantieplanning algemeen bekend

Een helder schema biedt een hoop duidelijkheid. Zo weten collega’s precies van elkaar wanneer ze wel en niet zijn ingeroosterd en zien ze bijvoorbeeld bij ziekte in één oogopslag wie wel of niet voor vervanging beschikbaar is. Maak daarom de definitieve vakantieplanning voor iedereen zichtbaar en hang een geprinte versie op een centrale plek en/of deel hem digitaal.