Docket: de slimme planningstool voor de medische groepspraktijk

dinsdag 15 december 2020
timer 5 min
Docket is een handige tool om de teamplanning in een groepspraktijk efficiënt uit te voeren. De tool bestaat uit vier hoofdonderdelen: de planning, de afwezigheden, de templates en het team. An Bogaert en Peter Revalk van softwareontwikkelaar Pàu leggen uit waarin de kracht van deze gebruiksvriendelijke planningssoftware schuilt.

De templates

Centraal staan de zogeheten ‘templates’, die het maken van de planning vereenvoudigen. ‘De templates vormen het uitgangspunt, ze zijn het basisschema, omdat ze de situatie weergeven op basis van normale aanwezigheid van alle teamleden’, legt An Bogaert, business development manager bij softwareontwikkelaar Pàu uit.

 

‘De templates maken Docket heel efficiënt. Je hoeft maar een keer iets in te voeren en kunt die basis vervolgens steeds hergebruiken. Om de planning af te maken hoef je alleen nog de uitzonderingen eruit te halen en op te lossen. Daarmee heb je een oplossing in één platform en heb je allerlei lijstjes voor instroom, uitstroom en afwezigheid niet meer nodig. De tool wijst je op alle mogelijke conflicten in de planning.’

 

Het team

In het overzicht van de teamleden staan de NAW-gegevens van het teamlid en het voorkeursschema met de werkdagen en uren van het teamlid. An Bogaert: ‘Als je een teamlid in de planning invoert, maar die planning sluit niet aan op het voorkeursschema van die persoon, dan zie je meteen dat er een conflict is, dankzij een rode icoon. Zo kun je bij elk teamlid rekening houden met zijn of haar voorkeursschema. Doordat Docket automatisch die koppeling maakt, krijg je meteen een ruggesteun. Per teamlid kun je ook de toekomstige afwezigheden aangeven, bijvoorbeeld de vakantieplanning.’

 

De afwezigheden

Docket bevat van elk teamlid niet alleen het aantal uren dat hij of zij contractueel werkt, maar ook hoeveel hij of zij al gewerkt heeft. ‘Je ziet dan welke mensen nog niet alle uren hebben gewerkt en die je dus kunt inplannen. Ook als de afwezigheid maanden van te voren is opgegeven, krijg je tijdig een signaal dat er op bepaalde tijden een conflict is. Als je dan iemand wijzigt in de planning, doet Docket een suggestie welk teamlid dat kan zijn, bijvoorbeeld iemand die nog uren moet inhalen. Met die logica helpt het systeem je de planning compleet te maken. ’
 

De planning

Docket heeft daarnaast nog andere voordelen. Peter Revalk, customer succes manager bij Pàu: ‘Docket staat in de cloud en biedt de centrale oplossing voor de planning. Het vormt voor het team de standaard, de enige waarheid. Door die centrale planning wordt de samenwerking in het team enorm vereenvoudigd. Ook de interne communicatie wordt daarmee duidelijker en efficiënter. Een planning is immers niet statisch, maar er zijn steeds veranderingen. Als je daarover aparte mails zou versturen, volgen niet alle teamleden wat de actuele planning is. Een op de cloud gebaseerde centrale planning voorkomt dat soort problemen.’
 

Standaardisatie

Ook biedt Docket standaardisatie en overzicht als meerdere mensen aan de planning werken, vervolgt An Bogaert. ‘Meerdere planners kunnen met dezelfde tool werken, in plaats van elke planner met een eigen systeem of  Excel-sheet. Zeker voor grotere praktijken of ketens met meerdere vestigingen biedt zo’n standaardisatie grote meerwaarde. Docket maakt ook inzichtelijk wie met wie werkt. Bovendien zie je direct of alle diensten goed op elkaar aansluiten en of alle uren op het eind van de maand kloppen.’

 

De ervaringen van tandartspraktijken Icarus en Dentius

Bekijk hier de introductievideo met ervaringen van tandartspraktijken Icarus en Dentius. 

 

Platformonafhankelijk

Docket is als clouddienst bovendien ‘platform onafhankelijk’ omdat gebruikers via een browser op elke pc kunnen inloggen. Aparte software om de tool te installeren, is niet nodig, vertelt Revalk. Daarbij zijn er eenvoudig koppelingen te leggen zijn met andere systemen, zoals de software voor de loonadministratie.
 

Optimale bezettingsgraad

Op het gebied van agendabeheer en optimalisatie van praktijken wordt binnen opleidingen van oudsher niet veel aandacht geschonken, constateert Revalk. ‘We merken dat tandartsen vaak beperkt inzicht hebben in het runnen van een praktijk als bedrijf.  Hierdoor omringen ze zich niet altijd met de juiste middelen zoals Docket. Met deze tool kun je bovendien efficiënt data verzamelen over de bezettingsgraad van een praktijk. Het verschaft je bijvoorbeeld inzicht in hoeveel uur een bepaalde behandelkamer heeft leeggestaan. Daarmee geeft Docket ook een beeld van hoeveel ruimte er is voor investeringen of van de mogelijkheid om nieuwe medewerkers aan te nemen.’
 


Een betere planning, een betere patiëntenervaring

Medische organisaties dragen met de optimalisatie van de teamplanning met Docket bij de realisatie van het viervoudig doel-model (‘Quadruple Aim’) van de medische sector. Het digitaliseren, centraliseren en standaardiseren van de planning creëert een positieve dynamiek met effect op iedere pijler van het model. Betere patiëntenervaring en verhoogde medewerkerstevredenheid gaan zo hand in hand met kostencontrole en kwalitatievere zorgverlening. Ambities voor zorg op basis van waarden krijgen hiermee een stevig fundament.

 

Serviceteam van Docket

Het serviceteam van Docket biedt wekelijks ondersteuning bij de invoering van de tool, via video bellen. ‘We geloven in persoonlijke begeleiding. We helpen de klanten eerst op weg, zodat het nieuwe systeem niet blijft liggen. Zo weten we ook dat mensen een volledig inzicht hebben in het systeem. We nemen taken uit handen bij het opzetten van de tool’, aldus Peter Revalk.

 
Docket is ontwikkeld in Vlaanderen door het IT-bedrijf Pàu, en is  beschikbaar in Nederlands, Frans en Engels.  ‘Docket is een paradepaardje van Pàu, dat ondersteuning biedt aan bijvoorbeeld Vlaamse overheid, warenhuizen en mediabedrijven’, zegt An Bogaert, business development manager bij softwareontwikkelaar Pàu. 
 
Links:

Reactie toevoegen

Beperkte HTML

  • Toegelaten HTML-tags: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Regels en alinea's worden automatisch gesplitst.
  • Web- en e-mailadressen worden automatisch naar links omgezet.
  • Lazy-loading is enabled for both <img> and <iframe> tags. If you want certain elements skip lazy-loading, add no-b-lazy class name.

Meer artikelen met dit thema

Dentalcloud biedt maximale grip op inkoop: ‘Essentiële tool om je inkoopproces te optimaliseren’

1 dec om 17:30 uurtimer4 min
Dentalcloud is de software voor de tandartspraktijk waarbij de praktijk met één systeem alles kan bestellen bij…
Lees verder »

Abeba Mulugheta (AlloMedics): ‘Wij ondersteunen huisartsen en patiënten door gesprekken in de eigen taal te regelen’

25 nov om 13:34 uurtimer5 min
In de spreekkamer kunnen lastige situaties ontstaan als een huisarts de patiënt niet begrijpt vanwege taal- of…
Lees verder »

Onderzoek naar digitale consultatie medisch specialist door huisarts

25 nov om 13:29 uurtimer3 min
Huisartsen kunnen inmiddels op diverse manieren via de digitale snelweg medisch specialisten consulteren. Wat…
Lees verder »

Stimuleringssubsidie voor opleiden VS en PA in huisartsenzorg verlengd

25 nov om 13:27 uurtimer3 min
Taakherschikking is een manier om de huisartsenzorg toegankelijk en betaalbaar te houden en de kwaliteit te borgen…
Lees verder »

Fysiomanager en ‘MijnZorgtoegang’: Optimale begeleiding - minimale rompslomp voor de praktijk

29 okt om 13:35 uurtimer4 min
Fysiomanager 2.0 ondersteunt communicatie met de patiënt via het portaal MijnZorgtoegang, een e-consult en online…
Lees verder »

Michel Fortman (VvAA) over ziekteverzuim: ‘Sociaal contact met werknemer tijdens verzuim is heel belangrijk’

25 okt om 19:10 uurtimer4 min
Wat kun je het beste doen als een medewerker ziek is? Hoe kun je ziekteverzuim voorkomen? Michel Fortman,…
Lees verder »

Sanne van Duin (Arts en Zorg) over de ‘digital first’-praktijk: ‘DocLine zet zich in voor toekomstbestendige huisartsenzorg’

25 okt om 10:00 uurtimer4 min
‘De ervaringen met Digital First Praktijk DocLine zijn positief. Arts en Zorg breidt het concept daarom begin 2022…
Lees verder »

Fancit: ICT-dienstverlener die inzet op excellente en heldere dienstverlening

19 okt om 14:00 uurtimer4 min
Fancit is een ICT-dienstverlener voor zorgverleners, met het merendeel huisartsen en fysiotherapeuten als klant.…
Lees verder »