Praktijkmanagement software: kostenpost of waardedrijver?

Praktijkhouders moeten zodoende niet alleen vakinhoudelijk excelleren, maar ook zorgen voor een hoogwaardige aanpak van het praktijkmanagement. Een mogelijke maatregel om dit handen en voeten te geven, is de implementatie van praktijkmanagementsoftware. Een professioneel systeem brengt kosten met zich mee. Is deze vorm van automatisering daarmee voornamelijk een kostenpost?

Papier en Excel

Wanneer er geen sprake is van automatisering en protocollen in papieren vorm ergens in een kast staan, is het moeilijk om ze levend te houden en adequaat te kunnen raadplegen. Wanneer personeelsroosters in een Excelbestand worden vormgegeven is het lastig om een relatie te leggen naar verlof en absentie en het snel kunnen schakelen daarin, om de bezettingsgraad zo hoog mogelijk te houden. Als er geen inzicht is in storingen en afspraken met leveranciers, is de kans op ongeplande stilstand, inkomstenderving en een minder goede klantervaring groter. Als de opvolging van eventuele incidenten niet traceerbaar is, levert dat problemen op bij visitaties.

Wanneer bij het aantonen van ‘compliancy’ allerlei papieren mappen en decentrale bestanden geraadpleegd moeten worden, is dat een tijdrovende aangelegenheid. Ook in de dagelijkse praktijk is de kans op doublures en fouten groter als informatie versnipperd is over verschillende mappen en tools. Het is dan immers arbeidsintensief en moeilijk om alles kloppend en actueel te houden. Met alle gevolgen van dien, want de meeste fouten ontstaan door miscommunicatie, onduidelijke verantwoordelijkheden of ontbrekende protocollen.

Centraal systeem

Wanneer protocollen, taken, incidenten, hoekstukken, gevaarlijke stoffen, het KEW-dossier, personeelsinformatie en de planning centraal in één systeem staan, verspillen teams minder tijd, daalt de administratieve last, ontstaat er meer ruimte voor patiëntenzorg en stijgt de medewerkerstevredenheid. Zoals orthodontist Johanna Maertens het beschrijft: “Dat alles klopt en op orde is, geeft rust.” Rust in de organisatie betekent voorspelbaarheid, minder brandjes blussen, meer behandeluren en een hogere productiviteit.

Bij Lagas Tandartsen omschrijft de Office Manager het als volgt: ‘Vroeger waren er papieren aftekenlijsten en tig mappen met protocollen waar beperkt naar omgekeken werd. Dat zit nu allemaal in het systeem en de protocollen worden jaarlijks geüpdatet.’ ‘We registreren ook eventuele incidenten in het systeem, alle hoekstukken staan erin, de waterkwaliteit, KEW en ook de storingsregistratie. Dat is heel handig, want je kunt de status zien en daarmee voorkomen dat verschillende mensen met de leverancier gaan bellen, bijvoorbeeld.’

‘Met de roostermodule maak ik voor iedereen de planning. Vroeger ging dat in Excel. Net als een aparte sheet voor verlofaanvragen en overuren. Dat was allemaal handwerk, minder overzichtelijk, met meer kans op fouten. Nu is alles geïntegreerd. Als iemand verlof aanvraagt, is dat automatisch duidelijk in het rooster. Je kunt makkelijk de beschikbaarheid zien. Als iemand zich ziek meldt, log ik meteen in en kijk ik of ik nog wat kan schuiven. Ook zorgt de transparantie voor meer onderling begrip.’

Stress en schaalbaarheid

Als het gaat om de aantoonbaarheid rondom wet- en regelgeving ervaren veel praktijken stress tijdens audits of visitaties omdat het compleet aanleveren van documentatie een enorme klus is. Orthodontist Johanna Maertens zegt hierover: ‘Dankzij onze praktijkmanagement software verloopt het hele proces rondom visitatie en certificering makkelijker met minder werk. Alles is op één plek terug te vinden. Gevaarlijke stoffen, KEW, RI&E, protocollen en de bewijsvoering rondom het tijdig afhandelen van taken.’

Hoe groter de organisatie wordt, des te meer nemen de uitdagingen toe als zaken niet eenduidig georganiseerd zijn. Binnen de mondzorg is schaalvergroting een duidelijke trend. Wanneer praktijken groeien naar meerdere locaties is er behoefte aan schaalbaarheid. Met één centraal platform kun je processen kopiëren, teams uniform aansturen en nieuwe medewerkers sneller inwerken. Dat maakt groei beheersbaar met echte schaalvoordelen.

Harde euro’s

Het toepassen van praktijkmanagementsoftware zorgt voor minder afhankelijkheid van individuen en het fungeert als kwaliteitswaarborg. Wat dat oplevert laat zich misschien niet direct vertalen naar harde euro’s, maar het levert betrouwbare dienstverlening op, voorkomt kosten door inefficiency en het verhoogt de productiviteit. De praktijkmanager van Tandartspraktijk Oskam zegt het volgende na de ingebruikname van hun praktijkmanagement systeem: ‘Wij zien zeker een gezonde groei in omzet in de afgelopen periode.

Dit komt deels door efficiëntere planning en daarmee bezetting van de kamers. Protocollen helpen hier op hun beurt ook bij. Processen lopen daarmee veel meer gestroomlijnd en efficiënter. Er is een positief effect op medewerkerstevredenheid. De relatie naar de tevredenheid van patiënten is niet direct meetbaar, maar ze zullen wel optimalisaties ervaren. Denk bijvoorbeeld aan minder wachttijden en meer consistentie in behandelingen door verschillende behandelaars dankzij de verbeterde protocollen. Verder zijn er in de communicatie verbeteringen.’

Waardedrijver

De ingebruikname van praktijkmanagement software brengt kosten met zich mee. Dit betreft de abonnementskosten van de software, de eenmalige implementatiekosten en de tijd die door eigen mensen geïnvesteerd moet worden tijdens de implementatie. Dit kan een gefaseerde aanpak zijn, of een ‘big bang’, afhankelijk van wat bij de organisatie het beste past.

Wie echter de ervaringen van moderne praktijken bekijkt, komt snel tot een conclusie. Praktijkmanagementsoftware levert rust, structuur en efficiëntie op. Het is een investering die zich terugbetaalt in omzet, kostenbeheersing, kwaliteitsborging en medewerkerstevredenheid. Praktijkmanagement software is daarmee een strategische investering in een gezonde en toekomstbestendige praktijk.

• Website: DentalRules, Krijg grip op kosten, kwaliteit en personeelsbeleid