In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.
Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
Open Future-congres: ‘De onderstroom bepaalt het succes van een fysiopraktijk’
20 feb om 14:30 uur 5 minJolanda Vleugel, directeur van het Opleidingsinstituut voor…
Open Future-congres: ‘Fysiopraktijk die kosten beheerst, kan keurige marge halen van 15%’
14 feb om 15:00 uur 5 minBij het congres ‘Redelijke verdiensten - Hoe?’ op 25 januari in Arnhem liet ondernemersadviseur Brigitte Vogels…
Belangrijke belastingaftrekposten voor medisch specialisten
14 feb om 15:00 uurAls medisch specialist wilt u zich vooral kunnen richten op het verlenen van zorg aan uw patiënten, zonder u…
‘Het grote 9-tot-5-taboe’ biedt een frisse kijk op intimiteit op de werkvloer
12 feb om 16:00 uur 6 min‘Het grote 9-tot-5-taboe’ van Christel van der Horst en Jeroen Hindriks beschrijft een positieve manier van omgaan…
Lees verder »
De angst voor de tandarts én de onvoorspelbare rekening: Kerkratten en Baligangers
5 feb om 12:45 uur 4 minMet De Lieve Tandarts proberen we drempels weg te nemen waardoor mensen niet meer naar de tandarts gaan.…
’Zouden jouw teamleden anderen aanraden om bij jouw praktijk te werken?'
1 feb om 17:45 uur 3 minMet grotere plannen kan je enthousiasme gemakkelijk doorslaan in het dwingend voorschrijven van acties en…
Harry Geurkink over fysiocongres: ‘Redelijke verdiensten, maar hoe?’: ‘Schreeuwen en strijd helpen niet’
22 jan om 10:45 uur 5 minFysiotherapeut Harry Geurkink is oprichter van Romei Therapie & Training in Zevenaar en…
Stop met het eigen risico
12 jan om 12:45 uur 4 min'In januari is mijn eigen risico ieder jaar al op, sinds ik Pradaxa gebruik. Als drager van de erfelijke ‘Factor V…
Lees verder »
Reactie toevoegen