In deze tijd ontkom je bijna niet aan veel mensen die een afspraak verzetten op korte en iets langere termijn. Goed beschouwd is ook een afspraak die men 24 uur van tevoren afzegt een probleem. De receptie moet alle zeilen bijzetten om de agenda weer vol te krijgen. In de praktijk meten weinig medici hoeveel afspraken gewijzigd worden op korte termijn. Daardoor onderschat men het probleem enorm.
Gaten in de agenda vullen in coronatijd
woensdag 2 december 2020
2 min
Tip 1: Benoem de openplekken in de ochtend bij de dagstart
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Als je in de morgen al weet dat je een gat hebt in de agenda, lukt het heel vaak om de patiënten van diezelfde ochtend al deze onverwachte plek aan te bieden. In een groter team kan je ook elkaar helpen. Maak gaten in de agenda van vandaag en morgen een vast onderdeel van de ochtendroutine.
Tip 2: Houd een snel bellen lijst bij
Een snel bellen lijst geeft de receptie ruimte om mensen gelegitimeerd te bellen. De patiënt weet dat hij of zij gebeld kan worden. De receptie zorgt dat de lijst voldoende groot is, maar dat kan alleen met hulp van de behandelaars.
Tip 3: Patiënten actief maken
Veel praktijken blijken maar een matig functionerend systeem te hebben om patiënten automatisch op te roepen. De praktijk gaat ervan uit dat je meteen een nieuwe afspraak maakt. Het systeem roept mensen die dit niet doen na 6 maanden automatisch op. Vaak blijkt dat de instellingen hiervoor niet goed te staan. Daardoor komen er relatief veel mensen boven water met een spoedklacht of na een opschoonactie van de praktijk. Ga eens actief na hoe de reminder functie werkt en wat de instellingen zijn.
Tip 4: Roep patiënten die lang niet geweest zijn, omgekeerd op
Dit klinkt misschien gek, als je na twee jaar iemand probeert op te roepen is de kans op succes veel kleiner dan iemand die vorige maand had moeten komen. Start daarom bij de mensen die het meest recent geweest zijn.
Op de website van Dentiva vind je nog meer tips en verwijzingen.
Alexander Tolmeijer is praktijkhouder en directeur van adviesbureau Dentiva.

Bij het thema van dit artikel betrokken organisaties
Meer artikelen met dit thema
'Betere registratie en meer overleg nodig voor Welzijn op Recept'
21 jan 2020 4 minWelzijn op Recept verwijst mensen met psychosociale klachten door naar een welzijnscoach, die ze helpt met het…
Lees verder »
Spelregels contractering zorgverzekeraars voor de mondzorg op een rij gezet
21 jan 2020 3 minAls tandarts zijn er bepaalde concurrentiespelregels op het gebied van marktwerking en mededinging waar hij of zij…
Lees verder »
Manifest voor betere jeugdzorg en ggz: ‘Maak een einde aan stille ramp’
20 jan 2020 3 minDe Actiegroep ‘Lijm de zorg’ presenteert vandaag een manifest voor betere jeugdzorg en betere geestelijke…
Lees verder »
Otto Cazemier (TopMondzorg): ‘Nog maar tien procent van de afgestudeerde tandartsen wil een eigen praktijk’
16 jan 2020 3 minOtto Cazemier is algemeen directeur bij TopMondzorg, met negentig Dental Clinics praktijken, veertien TopOrtho…
Lees verder »
Allesoverhetgebit.nl informeert minima over mogelijkheden financiële steun mondzorg
16 jan 2020 2 minDe kosten voor mondzorg kunnen voor mensen met een laag inkomen een drempel vormen voor een bezoek aan de tandarts…
Lees verder »
Dirk Jan Emmens over de missie van Infomedics: ‘Alle declaraties in één keer goed verwerken’
14 jan 2020 5 minFactoringbedrijf Infomedics groeide de afgelopen tien jaar razendsnel, onder meer door fusies en overnames, zoals…
Lees verder »
Zes tips voor praktijkmanagers om het werkplezier te vergroten
14 jan 2020 4 min‘Gastvrijheid is belangrijk in onze praktijk’, stelt Esther Brounen (44), managementassistent bij tandartspraktijk…
Lees verder »
Groot verloop onder zorgpersoneel
13 jan 2020 3 minDe zorg houdt nieuw personeel niet vast. De actieplannen van het kabinet werken niet goed genoeg, stelt de…
Lees verder »
Reactie toevoegen