Veilig werken: Van routine tot 'oeps'

In mijn vorige blog heb je gelezen over ransomware. Dat kan onder andere ontstaan door het dagelijks onbewust routinematig uitvoeren van je taken. Ik kom het vaak tegen en misschien herkent u het wel:

• Oeps, mail verstuurd naar de verkeerde ontvanger
• Oeps, de afspraak bij de verkeerde patiëntenkaart gezet
• Oeps, de verkeerde patiëntenkaart bijgewerkt
• Oeps, het verkeerde document geprint
• Oeps, het gesprek per ongeluk verbroken door het verkeerde knopje op het toestel te drukken
• Oeps, wachtwoord op de verkeerde site ingevoerd
• Oeps, per ongeluk een update doorgeklikt
• Oeps, vergeten de deur dicht te doen
• Oeps, per ongeluk een programma geïnstalleerd
• Oeps, per ongeluk een bestand verwijderd
• Oeps, vergeten dat de klant nog in de wacht stond
• Oeps, het antwoordapparaat niet ingeschakeld tijdens de lunch of sluit
• Oeps, het antwoordapparaat vergeten uit te zetten bij dagstart
• Oeps, ben mijn wachtwoord vergeten

En ga zo maar door.

Het zijn allemaal gevolgen van routinematig handelen omdat er simpelweg niet meer bewust wordt nagedacht bij het uitvoeren van een taak. Hoe efficiënt routine ook moge zijn, het mag nimmer ten koste gaan van veilig handelen. Wees daar bewust van! De meest simpele taken kunnen ineens de grootste risico’s vormen voor uw praktijk, zowel op korte als op lange termijn.

Tips

1. Sta even stil

Bespreek in het eerstvolgende teamoverleg hoe jullie als team bewuster kunnen omgaan met het uitvoeren van de dagelijkse taken. Niemand zal dit leuk vinden, "omdat het veel meer tijd kost" en "er ligt gewoon heel veel werk te doen". Allemaal excuses. De tijd die je neemt voor het bewuster uitvoeren van een taak win je tienvoudig terug als je een 'oepsmoment' kan voorkomen. Maak er desnoods een teamsport van met een teamdoelstelling. Immers heeft eenieder in zijn of haar rol een bijdrage te leveren aan een veiliger opererende praktijk.

2. Oude processen

Neem eens de tijd om de dagelijkse processen te evalueren. Loopt alles nog wel volgens de regels? Zijn de regels ondertussen niet veranderd en daarmee de processen? Neem het grondig door. Als je ergens efficiëntie wil behalen, dan ligt hier een hele grote kans. Pak deze dan ook met beide handen aan.

3. Oops, I did it again

Probeer een oepsmoment niet erger te laten worden door ad hoc te reageren. Even een stapje terug. Wat ging er fout? Hoe kan ik dit het beste oplossen? Overleg met een collega en kom samen tot een gepaste actie of handeling. Houd het niet af van je collega’s maar deel de oepsmomenten in een team overleg. Word samen bewuster van elkaars handelingen en kom samen tot oplossingen.

John van der Zwaan

Praktijkadviseur

johnvdzwaan@gmail.com / jvdzwaan@qfast.nl

06-10675039

In mijn blogs staat ‘veilig werken’ altijd centraal en ik hoop u in mijn komende blogs met praktische tips uw praktijk nog veiliger te kunnen laten werken. Niet alleen het veiliger inrichten van uw praktijk maar ook uw medewerkers bewuster laten worden van de dagelijkse handelingen in hun taken.