Joost de Waard (Visser & Visser) blikt terug: ‘Praktijkmanager, ga echt managen. Claim je positie’

Joost de Waard begon twaalf jaar geleden bij de afdeling Salaris & HR van Visser & Visser Accountants en Adviseurs. Toen de multidisciplinaire branchegroep Zorg ontstond werd hij gevraagd om als adviseur bij praktijken HR-advies te gaan geven. De Waard ondersteunde een scala aan eerstelijnspraktijken, zoals tandarts- en huisartsenpraktijken met heel diverse vragen. ‘We komen vaak binnen om mee te denken over arbeidsvoorwaarden. Vervolgens lopen de vragen uiteen van “Denk eens mee over de bonusregeling of arbeidscontract” tot en met verzuimbeleid, teamvorming, cultuurverandering en eigenaarschap.’  

‘Groeiende praktijken, grotere rol praktijkmanager’ 

De Waard zag de afgelopen twaalf jaar veel veranderen in de eerste lijn. Praktijken werden steeds groter, waardoor ze professioneler moesten gaan werken en het voor praktijkmanagers niet altijd makkelijk was omdat bij te benen. ‘Sommige praktijkmanagers blijven hangen in wat ze altijd al deden. Bij huisartsen zijn praktijkmanagers vaak doorgegroeide assistenten. Wat er nodig is, is dat ze echt moeten leren managen. Een flink aantal praktijkmanagers moeten die stap nog maken en zich ook nog realiseren welke kennis en vaardigheden dat vraagt. Je kunt gewoon niet weten hoe alles werkt, maar je moet de processen wel leren aansturen en mensen managen.’ 

‘Dwing mandaat af en pak je verantwoordelijkheid’ 

Ook moeten praktijkmanagers nog meer mandaat krijgen van de praktijkeigenaar. ‘Durf richting de praktijkeigenaar ook te zeggen: “Van die taken blijf je af, dat is van mij.” Praktijkeigenaren zijn vaak eigenwijs, bemoeien zich graag met allerlei kwesties, maar bij lastige dingen vaak ook weer liever niet. Praktijkmanagers zijn soms ook te bescheiden of zeggen: “Daar ga ik niet over, maar de praktijkhouder.” Dan denk ik: als je echt praktijkmanager bent, dan ligt alles op je bordje. Ik denk dat je je positie ook moet claimen. Respect en waardering verdien je, maar jij mag de praktijkhouder ook om mandaat vragen. “Als jij wilt dat ik dit doe, heb ik mandaat nodig. Steun me daar in en bemoei je er niet mee.” Bij het PraktijkmanagersNetwerk heb ik het vaak gesignaleerd: pak je verantwoordelijkheid als praktijkmanager. Ook individueel heb ik daar met veel managers over gesproken.’ 

'Weet ook hoe het er financieel voor staat'

Als voorbeeld noemt De Waard een praktijkmanager die zegt dat ze niet over financiën gaat. ‘Dat kan dus niet. Als praktijkmanager moet je ook weten hoe het er financieel voorstaat en volledig inzicht hebben. Als het niet goed gaat, moet je daar ook op ingrijpen. Dat vraagt vertrouwen vanuit de praktijkhouder naar de praktijkmanager toe.’ De Waard blijft hameren op de noodzaak van mandaat. ‘Bij tandartsenpraktijken hebben praktijkmanagers vaker een zelfstandige rol. Door de grotere praktijken en langere ervaring met de functie hebben ze veelal meer mandaat en een hoger niveau. Dat is ook cultuur, want daar komt de ondernemingsgeest van veel tandartsen nog bij, terwijl die bij huisartsen en fysiopraktijken vaak nog wat minder is.’ 

‘Zorg dat de achterdeur dicht zit’ 

Daarbij komt nog dat er in de huidige arbeidsmarktsituatie, gezien de grote personeelskrapte, veel op het bordje van de praktijkmanager ligt. ‘Die krapte los je nooit helemaal op. Van belang is dat je continu focus hebt op het behoud van je huidige mensen. Daar moet je vooral mee bezig zijn: zorgen dat die achterdeur dicht is. Anders blijft het: via de voordeur naar binnen en via de achterdeur er weer uit. Als praktijkmanager moet je daarom continu bezig zijn met je mensen: hoe voelen ze zich? Hoe zitten ze in de wedstrijd? En vooral: stuur negatieve mensen bij om te voorkomen dat de rest dat ook wordt. Zorg daarom dat je aanwezig en zichtbaar bent en je vaak kunt zeggen: “Hé, dat is leuk.”’  

Dit is een gedeeltelijke voorpublicatie van een interview waarin Joost de Waard zijn inzichten en ervaringen deelt in MedischOndernemen 4.