Mascha van Wermeskerken op de PM Dag: ‘Praktijkgeluk vraagt om leiderschap en een stevig fundament’

Mascha van Wermeskerken begeleidt mondzorgpraktijken bij het verbeteren van hun organisatie en gaat daarbij uit van wat ze noemt ‘praktijkgeluk’. Daarbij draait het niet alleen om teamuitjes of waarderingsgesprekken, maar om een goed geoliede praktijk waarin patiënt, team en praktijkhouder samen floreren. Op 21 mei geeft ze een workshop over praktijkgeluk tijdens de Dag van de Praktijkmanager.

'Praktijkgeluk zit voor mij niet in extra dingetjes, maar in hoe je een praktijk organiseert. Als je een praktijk goed organiseert, ontstaat er vanzelf praktijkgeluk.’ Mascha van Wermeskerken werkt al jaren in de mondzorg: eerst als praktijkmanager daarna als oprichter van Dentiness en medeoprichter van MediQFlow.

‘Alle niveaus moeten in balans zijn’

Praktijkgeluk is voor Van Wermeskerken geen gevoel, maar een precies omschreven begrip. 'De definitie van praktijkgeluk is de hoogste waarde creëren op drie niveaus: voor de patiënt, voor het team en voor de praktijkhouder. Die drie niveaus staan in een driehoek en moeten in balans zijn. Dat evenwicht is kwetsbaarder dan het lijkt.’

Een praktijk die zich met volle inzet richt op patiënttevredenheid, waarbij de praktijkhouder 's avonds en in het weekend keihard doorwerkt en continu onder druk staat, voldoet in haar ogen niet. 'Dan noem ik dat geen geluk. Dat geldt voor een team dat voortdurend op zijn tenen loopt, vanwege onrust, gebrek aan samenwerking, werkprocessen die misgaan, apparatuur die het laat afweten of een onveilige werkcultuur. Al die factoren tasten het praktijkgeluk aan.’

‘Het fundament moet goed staan’

Wat maakt dat een praktijk op alle niveaus waarde creëert? Van Wermeskerken wijst steeds naar het fundament van de praktijk. 'De lijnen moeten helder zijn. De structuur, het overzicht en de heldere werkprocessen vormen de basisvoorwaarde voor alles wat het werk in de praktijk oplevert, inclusief wat ik praktijkgeluk noem.’

In haar dagelijkse praktijk ziet ze wat er gebeurt als dat fundament ontbreekt. Doorlopende hectiek, negatieve afhankelijkheid en eilandjesgedrag lijken samen te hangen met personeelsproblemen of tijdgebrek. 'Wat eronder zit is: als jij je fundament niet goed hebt staan, loop je iedere keer weer achter de feiten aan en heb je continu te weinig tijd. Want als het goed loopt, levert het je tijd op.'

Mascha beschrijft hoe het niet moet: medewerkers die vóór ze aan het werk kunnen, eerst 'tien koprollen' moeten maken. Vanwege apparatuur die defect is, instrumenten die niet op de juiste plek liggen of behandelkamers die nog niet in orde zijn, terwijl de patiënt al klaar zit. 'Dat is inefficiënt. Dingen zijn dan gewoon niet goed geregeld. De oplossing is niet om harder te werken, maar om de organisatie stap voor stap te verbeteren. Een olifant moet je met kleine hapjes eten.'

‘Het begint bij het uitdragen van een richting’

Hoe ziet dat fundament er dan concreet uit? Van Wermeskerken werkt met vijf succesprincipes, vastgelegd in de term FLOW en aangevuld met een vijfde element. De F staat voor focus, de L voor leren en ontwikkelen, de O voor overzicht en structuur, de W voor werkwijze. Het vijfde principe is alles op één plek organiseren: communicatie, documentatie en informatie samenbrengen op één toegankelijke locatie voor het hele team.

Dat laatste klinkt eenvoudig, maar in veel praktijken ontbreekt het vaak. ‘Er zijn praktijken met WhatsApp-groepen, naast verouderde protocollen in ordners en digitale bestanden waar niet iedereen bij kan. Op het moment dat je die zaken niet goed hebt georganiseerd, staan de lijnen niet strak.'

Volgens Van Wermeskerken begint het bij focus, een helder beeld van waar de praktijk naartoe wil. Ze vergelijkt het met een puzzel. 'Als je een grote zak met puzzelstukjes op tafel legt en je zegt tegen je team: ga maar maken, wordt het lastig. Dan ontbreekt de voorkant van de puzzel. Wil je je team meekrijgen, dan begint het bij het formuleren en het uitdragen van een richting.’

‘Leiderschap begin bij luisteren en voelen’

Het woord 'leiderschap' gebruikt Van Wermeskerken met enige aarzeling. 'Ik merk dat praktijkhouders over het algemeen gewoon lekker hun ding willen doen, aan de stoel staan. Ze willen geen leider zijn. Maar wie een groeiende praktijk runt, ontkomt er niet aan om de leidersrol te vervullen, of via een praktijkmanager te zorgen dat die rol goed wordt ingevuld.’

Daarbij maakt ze onderscheid tussen leiderschap en persoonlijk leiderschap. ‘Dat laatste betekent voor mij echt dat je in lijn bent met jezelf. Dat je stilstaat bij vragen als: waar krijg ik energie van, waar loop ik tegenaan, wat vraagt deze situatie van mij? Wie daar niet naar luistert en voortdurend voorbijgaat aan het innerlijke signaal dat er iets schuurt, verliest de aansluiting met zichzelf en daarmee ook de basis om anderen te leiden’.

Luisteren naar dat gevoel is in haar ogen niet soft, maar praktisch. Ze begeleidt bijvoorbeeld een praktijkhouder die deze vaardigheid goed beheerst. ‘Op het moment dat zij voelt: hier klopt iets niet, laat ze het daar niet bij. Ze gaat op onderzoek uit. Waar komt dit vandaan? Speelt er iets in het team? Juist doordat ze dat signaal serieus neemt, gaat ze het gesprek aan dat anders niet gevoerd zou worden. En daarmee krijgt ze boven water wat er speelt, voordat het escaleert. In praktijken waar dat niet gebeurt, hoor je vaak achteraf: dat had ik niet zien aankomen. Maar dan is het gesprek simpelweg nooit gevoerd.’

‘Praktijkhouder en -manager moeten één zijn’

De samenwerking tussen praktijkhouder en praktijkmanager is daarbij cruciaal. ‘Ik wil heel graag in mijn workshop laten zien hoe praktijkhouder of praktijkmanager één moeten zijn. Samen heb je een bepalende invloed hebt op Praktijkgeluk, omdat het begint bij jou. Je moet samen in balans zijn, je moet elkaar steunen, want dan kun je daarin ook je team het beste meekrijgen. Als die afstemming ontbreekt, merkt het team dat en is de driehoek niet in balans.’

Van Wermeskerken heeft geen kant-en-klare oplossingen of pasklare antwoorden. ‘Elke oplossing begint bij bewustwording en goed kijken. Hoe kun je met andere ogen kijken naar hectiek, afhankelijkheid en eilandjesgedrag? Wat zie je aan de oppervlakte en wat zit daaronder? Bij het doorvragen, het gesprek aangaan, de echte knelpunten blootleggen, beginnen de veranderingen.’

‘Wil je als praktijkleider ergens naartoe, dan helpt het om je dat doel werkelijk voor te stellen: niet als abstracte ambitie, maar als gevoelde werkelijkheid. Je stapt eigenlijk in je nieuwe realiteit. Dan kun je zelf voelen hoe aantrekkelijk dat is en zie je eerder de stappen die nog gezet moeten worden.’

‘Praktijkgeluk krijg je niet met een campagne’

Praktijkgeluk is in de ogen Van Wermeskerken geen campagne die je even opstart. ‘Het is het resultaat van een praktijk die goed is ingericht, met heldere taken en verantwoordelijkheden, teamleden die eigenaarschap laten zien, werkprocessen die lopen. Dat maakt dat er ruimte en rust komt en het als een geoliede machine gaat draaien.'

Mensen kunnen dan gaan floreren of zoals Van Wermeskerken het zelf noemt, 'flowreren'. ‘Ik heb er natuurlijk jarenlang over nagedacht en die puzzel ontvouwt zich steeds verder. Praktijkgeluk is niet iemand een zakje paaseitjes geven. Het is veel breder: zorg dat je hele organisatie staat als een huis. Waardoor mensen gewoon kunnen flowreren zoals wij dat tegenwoordig noemen. Dus floreren met een w ertussen.’

Meer lezen:

• Mascha van Wermeskerken over het strategisch jaarplan: ‘Het ideale plaatje helder op het netvlies van het team’, 15 februari 2024
• Tandarts Rob Kuypers en adviseur Mascha van Wermeskerken: 'Kuypers Mondzorg is klaar voor de toekomst', 20 december 2023
• Mascha van Wermeskerken bij Mondzorgpraktijk Anno Nu: ‘Meters maken met een helder strategisch praktijkplan’, 14 november 2023

Dag van de Praktijkmanager: werkgeluk, teamgeluk én persoonlijk geluk

De negentiende editie van de Dag van de Praktijkmanager staat in het teken van geluk: werkgeluk, teamgeluk en persoonlijk geluk. Je kunt een inspirerende dag verwachten met vertrouwde gezichten én nieuwe, verfrissende sprekers. Een dag om op te laden, te reflecteren, te lachen en met direct toepasbare inzichten naar huis te gaan. De Dag van de Praktijkmanager vindt dit jaar plaats op 21 mei in Fort Voordorp (bij Utrecht).

Mascha van Wermeskerken verzorgt de workshop 'WerkGeluk vraagt om leiderschap'. In veel praktijken gaat het eigenlijk best goed: een gevulde agenda, een team dat draait en tevreden patiënten. En toch… voelt het alsof er iets niet helemaal klopt. Alles lijkt te werken, maar kost energie. Ze laat zien wat er gebeurt als je wél luistert naar dat gevoel. En wat dat vraagt van jouw rol als leider in de praktijk. In deze sessie krijg je inzicht in: de patronen die WerkGeluk in de weg staan, waarom persoonlijk leiderschap hierin het verschil maakt en hoe je met 5 succesprincipes meer rust, structuur en eigenaarschap creëert.

Alle informatie en inschrijven: Dag van de Praktijkmanager.